kintone Caféの受付の効率化を考える

2024年6月24日 08:31

こんにちは！きったんです。
トヨクモkintoneフェス2024のカウントダウンカレンダー企画の記事になります。

※トヨクモkintoneフェス2024とは…

トヨクモkintoneフェスは、25以上のkintone+トヨクモ製品の活用例を大公開する年に一度のオンライン+リアルイベントです。

本イベントでは、明日からもっといい使い方ができるアイデアを、さまざまな業界で活躍中のユーザーからご紹介いただきます。

多くの活用例からkintoneを「きっともっと好きになる」ヒントが見つかります！

ということで今回は、
仕事じゃない場合でもちょっとうまくいかなかったらなんとかして良くなる方法はないかと考えてしまう、悲しい性（サガ）のお話です。

▼ はじめに、今回のテーマ

私はkintoneユーザー勉強会コミュニティ「kintone Café」の大阪支部の運営メンバーの一員です。
私が運営メンバーになり、過去に3回kintone Café 大阪を開催しました。

そこで毎回課題に思うのが「受付」です。

特に前回受付をしていたのですがなかなかに手際が悪く、開始直前に行列ができてしまったので次回なんとかならないかと考えていたところ、トヨクモ製品（とカスタマイン）で何かできるのではないかと思いついたというところです。

▼ 前回うまくいかなかった原因

kintone Café 大阪は「connpass」を使って参加者を募集しています。
connpassでも「申込者を管理する」から出席の管理をすることはできます、が・・・

前回の反省点が大きく3つあります。

出席のチェックボックスの反応が悪い
ユーザー名と名前が一致しない
懇親会参加者の管理

１は、クリックをしてもチェックが付かず、再度クリックすると遅れてチェックがついて2回クリックしたからチェックが外れて・・・
このタイムロスと操作性にかなりのストレスを感じました。

２は、受付で名前をお聞きするのですがそれがconnpassのユーザー名と同じ方はほとんどいないので、参加者リストから探すのに時間がかかりました。

３は、受付に来た方をリストから探すだけでも時間がかかるのにさらに懇親会に参加するかどうか確認して懇親会費用を受け取って「領収書必要ですか？」と聞いて・・・
この辺りのタイムロスが行列ができる原因の一つだったと考えています。

反省点を次回のCafé開催時には改善したい、と思うようになったわけです。

▼ やろうとしたこと

今回の改善のポイントはこの3点です。

募集は引き続きconnpassで行うが受付管理はkintoneで。
できれば自動で「出席」にフラグを立てる。
懇親会参加者は別で受付。

「名前を聞いてリストから探してチェック」というやり方がアナログな感じがするし、ユーザー名と名前が一致しないので探すのに効率が悪いので、
受付ピッ！で出席！が理想でした。
QRコードが入った受付表を作成してメールでとも考えたのですが、connpassではメールアドレスがわからないので個別に送るとこはできず、断念。

kintoneを使ってこの辺りを何とかできないか、と考えました。

もう1点は、受付の流れとして、Café の受付と懇親会の受付（懇親会費の受取）は別軸で考えた方がいいという考えに至りました。
費用の手渡しが発生するのでそこに時間がかかるのは仕方ないとして、その間もCaféの受付が進めば懇親会不参加の方の受付は完了できます。
Café本体の受付だけでもスムーズに流していきたい、というイメージです。