就労証明書の電子化を目指して
人事・労務担当者の業務の一つに、就労証明書の作成があります。
この業務にモヤモヤしている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
就労証明書とは
就労証明書とは、「就労（働いていること）の事実」を証明する書類です。 市区町村に対して、認可保育所等に入所を申請する際に提出する添付書類です。
自治体によってフォーマットも違うし、毎回毎回同じようなことを手書きするのはとても面倒・・・と感じている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今はマイナポータルに「就労証明書作成コーナー」というものがあり、画面に入力して出力できるサービスがあります。
手入力して出力できるようになっただけでも手書きよりはありがたいと言えばありがたいのですが、対象外の自治体もあり、見事に私が作成すべき自治体はできませんでした。
（なんでやねん）
「早く電子化してほしい」書きながら何度も思いました。
自治体に一度問い合わせたこともあるのですが、以下の回答でした。
市ホームページからExcel版をダウンロードいただけます。（同ページ内には記載要領及び記入例も公開しておりますので、作成時にご参照ください。）
ダウンロードいただいたExcel版により証明内容を入力いただき、証明希望者へ発行いただくことも可能となっております。（手書きによる証明書である必要はありません。）
また、証明印が廃止になったため、次の①②どちらの手順であっても証明書の発行が可能となっております。
①事業所が証明書を作成→事業所が印刷→証明希望者へ配付→大阪市へ提出
②事業所が証明書を作成→証明希望者へデータ配付→証明希望者が印刷→大阪市へ提出
Excelから印刷して提出・・・それは電子化とは言えないですよね・・・
例えばWebフォームなどから入力できたり、データだけでやりとりができるようになればいいのにと思う今日この頃です。
今できる最善を考える
できないことを嘆いていても仕方がないので、とりあえずは今できる最善を考えたいと思います。
まず手書きである必要はないと言い切ってもらっているので、何かに入力してから印刷して提出というのが最低限の手段になりますね。
ホームページからExcelをダウンロードできますが、このエクセルが使いづらかった・・・！
これを毎年使いたいとは思わなかったのが正直なところです。
そしてもう一つ、入力するほとんどの情報（労働条件など）はほぼ変わることがないということです。
kintone化してみる
というわけでkintoneにアプリを作り、データをストックしていくことにしました。
入力データをもとにプリントクリエイターなどで帳票出力できればとても作業の効率化はできそうです。
次の年には給与部分など都度入力が必要なもの以外はコピーできるようにアプリアクションを設定すれば作成の手間は格段に減りそうですね。
※ただし、自治体によってフォーマットが違うのでその数だけ設定するのか・・・という話になってきます。
当社は人数が少ないので数パターン設定すればいいだけなのでそこまで手間ではないのですが。
作成したアプリの全貌がコチラです。
最後に
このことについてツイートしたところ、フォロワーさんからニュースを教えていただきました。
2024年度申請分から就労証明書をデジタル化するとのことです。
政府は2022年12月13日、保育園等を利用する際に必要となる就労証明書のデジタル化を進める考えを表明した。2024年度（令和6年度）申請分から、マイナポータルを通じたオンライン申請ができるようシステムを整備する。将来的には、予防接種や健診等のオンライン化も目指していく。
どんな形でできるようになるかはわかりませんが、少しづつ国も変わりつつあるようです。
保護者や実務担当者が楽になるように、期待しています！！！