わが社のkintone事情という話をしてきました。
先日、キンスキ松井さんのyoutubeチャンネル「kintone活用情報ch キンスキ」において行われたキンスキライブにゲスト出演し、
「わが社のkintone事情」というテーマでお話をさせていただきました。
その資料を残しておきます。
この話をしようとした背景
この話をしようと思ったのは、自分が話したいというより、
私がkintoneユーザー一人一人にどんなアプリを作ってどんな活用をしているか聞いてみたいと思っていたからです。
①アプリの使用状況
業務別・用途別アプリ
申請関係、報告書関係
勤怠管理
社内Wiki・経営関係・マスターアプリ・総務経理
きったんスペース
用途別に分けてみてもアプリの数は多くなっていきますし、
アプリの所属自体はスペースに分けて運用していますが、利用者がなるべく少ないクリックで目的のアプリにたどり着けるように、1軍のアプリはポータルのお知らせ画面にアイコン付きでリンクを貼っています。
皆様がどんなポータルにしているかもとても興味ありますね。
ワークフローの中でのアプリ構成
ある一連の業務の流れを書き出してみました。
一連の業務の流れを把握したうえで、そこにアプリを当て込んでいくとこうなっています。
営業部門
製造、品質管理部門
経理部門
このワークフローの中で、改善したい点が2つあります。
②今後の課題と改善計画
顧客管理からの連携
現在顧客管理アプリは独立してしまっています。
残念ポイントとして
これを改善するための案として、
こうして顧客管理一つに情報盛り込むよりも、案件・見積で分けることでアプリの構造もシンプルで済みます。
特にシステム慣れできていない人にはその方がいのかもしれません。
こういうアプリの構成にすることでワークフローに乗せたアプリ構成ができるかなと考えています。
発注のストックと仕入管理への連携
先日こんなツイートをしました。
今回の課題は
もう少し各担当者が責任もってある程度のことはしてもらいたいなと思ってるところです。
改善のポイントとしては、発注してからの一連の流れのなかで、
これを完成させて、アプリをもとにした新たなワークフローを作っていきたいというのがこの改善目的になります。
まだ頭の中にある段階なので、現場担当者が使いやすいようにそれぞれアプリを作成するのかプロセス管理を使うのか、担当者と話し合いをして、
もう一度どうすれば一番kintoneを生かせるのかというところから考えていくつもりです。
業務改善とSIGNPOST
kintone界隈の方にはおなじみのkintoneSIGNPOST。
業務改善を進めていくために考え方やコツを体系的・網羅的にまとめたコンテンツであり、いわば道しるべのようなものです。
最後になぜSIGNPOSTの話をしたかというと、
僕自身全部SIGNPOSTを意識して改善に取り組んでいるわけではないですが、自分の中で描いている業務改善マインドとkintoneSIGNPOSTがリンクするというか、無意識にやっていたことや考えがSIGNPOSTのなかではっきり言葉になっていることがあります。
気づいたかたもいらっしゃるかと思いますが、今回のこれまでの話の中でSIGNPOSTの内容が出てきています。
kintoneに限らず業務改善職の方にとっては、道しるべとして困ったり迷ったりしたときはSIGNPOSTを参考にすることは方向性の確認のためにも重要だな思っています。
ちなみに私にが大切にしていることは0-00です。
kintoneはkintone、業務改善のための手段の一つなんだというのが僕の考えです。
改善目的とkintoneの特性を理解したうえで、どのようにkintoneを使っていくかを見極めることが一番大事だと思っています。
今回の改善計画にしても、
ワークフローに合わせてアプリを作っていく
kintoneに合わせてワークフローを作っていく
という別方向からの改善アプローチになっています。
この双方からアプローチできるのがkintoneの強みではあるのですが、
一方で「どっちが正解なのか」といつも悩んでしまいます。
業務改善の流れの中でどこにどのようにkintoneを位置づけるのか、ということを考えて方向性を決めることが改善の入り口としてとても重要だと思っています。
もちろん総合的に見てkintoneを選択しないという判断をすることもあります。
目的に応じて手段を選ぶ、ツール選択ができる知識とスキルを身につけないといけないなと思っています。
最後に
がわが社のkintone事情というテーマで書いてきました。
kintone導入間もない方、運用に迷っている方、また1人管理者で悩んでる方にとって、本当に少しでも参考になれば光栄です。
今後もTwitterやnoteでアウトプットを続けていきたいと思っていますので、
色々な方と交流を持てたらなと思っております。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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