業務改善とkintoneSIGNPOST 第1回～業務改善の入り口に～
kintoneSIGNPOSTとは、
「kintoneで継続的な業務改善をするための道しるべ」として、kintone経験者の考え方やコツを体系的・網羅的にまとめたコンテンツです
kintoneを使って業務改善を行う方はもちろんkintoneを使わない方も、 SIGNPOSTの考え方を頭に入れておくことは有効だと思っています。
私自身、全てSIGNPOSTに沿って業務改善を進めているわけではありませんが、私の中の業務改善マインドとSIGNPOSTがリンクすることがあります。
kintoneSIGNPOSTは、7つのステップ、44のパターンで構成されています。
kintoneユーザーにもっともっと SIGNPOSTを広めたいと思い、「実際に取り組んできた業務改善事例の中に含まれたSIGNPOSTの要素」という視点から、自分なりの解釈と想いを持って書いていこうと思います。
今回は以前にnoteに書いた改善事例で SIGNPOSTを振り返ってみます。
業務改善はどこから始まるのか
業務は単体で完結するものから、それぞれがつながって回り続けるものもあります。
改善したいと思っていても、回り続けているフローの中だと、「一体どこから手をつけていいかわからない」という状況になることも少なくありません。
そこでまず大切なのは業務の流れを把握することです。
業務の流れを掴む
今回事例として取り上げる、受注から出荷までの一連のフローはこうでした。
①FAXで受信した注文書から受注管理アプリに入力
②注文書はWorkingFolderに保管
③出荷指図アプリにアプリアクションでコピー、手作業で在庫引当てを行う
④Excelに出荷指図データを出力出荷指図書を印刷
⑤出庫担当者が出庫作業ののち出庫処理
⑥出荷後経理部門が売上処理
いつ、どこで業務が発生し、どのようにして引き継がれていくのか。
どういったデータがどのようにして流れていき、特に複数の部署に跨る業務フローの場合どのようなコミュニケーションをやり取りしているかなどの大枠を把握しておくことで、業務フロー中で発生している問題や発生しうる問題を追求しやすくなり、業務フローのムダ・ムラを見つけるきっかけにもなると思います。
根本原因の追求
業務の流れを掴んだところで、発生している問題に向かうことができました。
今回の事例で発生していた主な問題として、
・注文書からアプリへの入力ミスや入力漏れ
・出荷指図の出し忘れ
・間違った在庫の引き当て
ここで大切なのは、一つ一つの問題をそれぞれで解決しようとしないことだと思います。
例えば入力ミスがあるからとそれだけを解決してもいずれ違うミスが発生してしまう可能性があります。
なぜなら今発生してる問題とは、奥底にある原因がたまたま表面化したものに過ぎないということ。
その奥底にある原因を追究していかないと問題は解決できないと思うのです。
①業務の引継による業務歴の浅さと他業務との兼務により、メイン業務が別にあることで責任感の欠如や確認作業の怠りなどがあった
②複数のアプリで運用していることにより、情報が分散してしまい在庫などの最新情報が反映できていないことがあった
今回はこの辺りが問題発生の原因になっているのではないかと思い、これらの解決策を考えていった、ということです。
現場主体の業務改善
業務改善をスタートし、実現していくためには実際の現場メンバーが主体となって問題に向き合わなければなりません。
現場が本当に抱えていること、欲しているものを把握し解決していくには現場と一緒になって取り組んでいかなくてはいけませんね。
今回のkintoneSIGNPOST
今回は
1-09 業務の流れを掴む
1-10 根本原因の追究
0-01 現場主体の業務改善
をあげてみました。
これらはアプリ化・kintone化以前の、業務そのものに向き合う段階に意識するポイントでした。
まずは全体を把握し、その中に潜む根本原因を現場メンバーと追究する。
これから長い業務改善ジャーニーの中で、入口としてこれらを意識することで次の段階に進みやすくなるのではないかと思います。
そして業務改善も次のステップに続いていきます。
つづく・・・