コラボフローから社外に添付ファイル付きメールを送る！
この記事は、コラボフロー Advent Calendar 2023 10日目の記事です。
去年も同じ日に記事書いてた。そう12月10日は誕生日だから、多分この日を選びがちなんだと思う。
コラボフローは、申請・承認・そして帳票として出力するような業務に利用する仕組みで、ペーパーレス・業務プロセス改善・脱ハンコを目的に採択されるSaaSサービスです。
名前の通り、「コラボ」が他のSaaSサービスと連携もできる！も特徴的。
しかも誰でも簡単にというコンセプト。
今日は、帳票出力にフォーカスして、記事にしていきます。
社内の書類ならまだしも、見積の承認取ったら、コラボフローから見積書をPDFで出力して、メールで添付して送るとか、いちいちめんどくせぇ・・・
って思ってる方いません？
今回は、iPaaS「Yoom」を使って、コラボフローからメールを送る仕組みを紹介したいと思います。コラボフローのコンセプト通りに誰でも簡単にできます。
冒頭、今日は誕生日なので、コラボフローで誕生日カードを作り、メールで送ります。送付するメールアドレス・宛先（文字列1行）・メッセージ（文字列複数行）の項目を作ります。
ちなみにコラボフローの経路で設定できるメール送信のアイテムを使えば、
指定のメールアドレス宛にコラボフローからメールを送ることは可能です。
ただし、今回は、誕生日カードというPDFを送りたい。
次に、帳票出力の設定。適当にExcelの誕生日カードをダウンロードしてきて、パーツ名で出力先を指定する。
今回は、誕生日メッセージなので、経路の承認者は設定せずに、入力したら即完了としています。
見積業務とかは、ちゃんと、承認者設定してくださいね。そのまま飛びますからw
次にWebhookを使いたいので、Yoomを触ります。
→コラボフローを指定
コラボフローの承認経路のWebhookのタブでURLを貼り付け（下図）
（これでコラボフローの設定は完了）
YoomでWebhookのテスト受信するため、ここで1回申請を出しておきましょう。
ここから先はYoomの設定を進めていきます。
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定（上図）の画面から「テスト」を押下すると、アウトプットに取得されたデータが表示されます。
下の方に行くと、「アウトプットを追加する」があるので、作成した項目のデータを取得するようにします。
これは、後述のメール送信する先やメールの文面を動的にするのに使います。
JSONPathは、「contents.パーツID.value」で取得できます。
ここまでやったら、一番下の「保存」で次に進みます。
次は、コラボフローから帳票出力を行います。
メッセージカードを出力を作っていきます。オペレーションタイプを選択して、同様にアプリと連携するを選択して、再度コラボフローを選びます。
ここの設定が少し工夫というか、コツがあります。
必須となる。インスタンス名〜帳票IDまで指定します。
アプリケーションコードは、アプリを分ける運用を指定しなければ「1」を直で指定しても問題ないです。
フォームIDはコラボフローのフォーム一覧に記載があります。
ちょっと苦戦したのが、ここの文書IDです。ここを直に「1234」とか指定してしまうと、毎回同じ帳票が送られてしまうので、文書ごとにコラボフローが持つIDで帳票出力を指定したいため、アウトプットから指定するようにします。
次に、こんな感じにするため、オペレーションタイプで、メールを送るを使います。
メールを送る指定はこんな感じです。
YoomのWebhookを設定したところでアウトプットを設定したことにより、コラボフローで入力された値を元にメールを送ったり、
文面のメッセージや宛先に指定する事ができます。
ここまでで設定はおしまい。
では実際にコラボフローで入力して受信したメールを見てみましょう。
おや、メールが来ました。しかも添付（プレゼント）つき！
ちゃんと、プレゼントにも値が入っています。（直にコラボフローから帳票出力したものと同じです。）
まとめ
今回は、Yoomを使ってコラボフローのWebhook・帳票APIを使い、メールを送るとしました。これを応用すれば、見積承認したら、お客さんにメールを送る業務を効率化したり、できそうです。
メール以外にもクラウドストレージなどの連携もできるので、コラボフローの添付ファイルと帳票を一緒に格納したりと応用がきくのではないでしょうか。
最近アップデートのあったコラボフォームで申請データを受け付けて、
入館証や受講票を送るなど効率化もできそうですね。
引き続き、11日目以降のカレンダーをお楽しみください！