会議のコツのようなものを書き記してみる

部下に会議の段取りをお願いすることにした。
９月から月イチでやっている調整会議（下書き作成時は12月）で、３月まで残り３回。
すでに終わった４回は私が
連絡、
内容決め、
資料作成、
司会、
議事録作成
までを行った。もう4回もお手本を示したので、だいたいこんな感じかなーは分かっていると思う。ただ、頭で分かっていることと、実際に手を動かすことでは理解の深さが違うと思うのでお願いすることにした。
お願いするにあたり会議運営のやり方みたいなのを説明したので忘備録として書き記してみることにする。
あくまで個人の見解でーす。

今回の会議は、今年度から始まった事業の進捗確認、初めてのことなので手探りな部分も多いので課題の共有、課題解決に向けた方策の話し合いをおこないます。

さて、会議運営のやり方とコツです↓↓

１．会議の目的をはっきりさせる
私たちが会議と呼んでいる集いの種類は大きく２つ。
①情報を伝達したり、情報共有のための会議
②何かを決定するための会議
本当は②が会議なんだろうけど①も会議って呼ぶよね。
今回は①です。
２．目的に沿った関係者に連絡
定期の会議なら第２火曜ね、とか決めておくのがおすすめです。日程調整が楽です。
３．必要な資料を作成
フォントは１２、ユニバーサルデザインフォントで。
４．事前に資料を送付し、事前予告
事前に資料を送付し、
⚫︎この部分は〇〇さんに説明お願いしますね、
⚫︎会議で状況聞きます、
⚫︎事前分かっている課題なら、解決のためのご意見聞きますと事前予告。
いきなり聞かれると答えられない場合があり、次回に先送りになる場合があります。もったいない。
５．当日は次第にそって会を進める
６．その日のうちに議事録作成
記憶が新しいうちに議事録を作成します。最近はアプリでも作成できるそうですが、私は人がやるべきと思います。なぜなら、
⚫︎文章力が上がる、
⚫︎内容の理解が深まる、
⚫︎議論が深まらなかった議題が見えてくる→次回の議題へつながる
からです。議事録作成は学びの宝庫です。

事前準備をしっかりしたら、落ち着いて進行するのみ。場数を踏めば、アペプラの平石さんばりのファシリテーション力とまではいかずとも、いい進行ができると思います。