消えちゃうけど消えない話（日曜数学会の場合）

日曜数学会のキグロさん(＠kiguro_masanao)が
日曜数学会の作り方（https://kakuyomu.jp/works/1177354054887922625)
という日曜数学会みたいなイベントを開く方法を発表しています。

「日曜数学会の作り方」に「飲食物の探し方」という項はあり、
大まかには記載されていますが、詳細に記録されているわけではないので
ワタクシが補足説明をしたいと思います。
（ワタシが一気に手配をかけてしまうため、
詳細はブラックボックス的なところがあるのかと思います。）

○ドリンクについて
ざっくりとはこちらに記載されてます
（https://kakuyomu.jp/works/1177354054887922625/episodes/1177354054887941637）
会場から程近いところに安く飲食物が販売されている店があり
スタッフの手がかなりあって、参加者も10名程度となれば
みんなで買出しに行くという方法もとれますが、
飲み物の重量問題であるとか、買出しは意外に時間をとられるので
何回目かの日曜数学会開催時から飲み物はカクヤスさんで
配送サービスを利用しています。
カクヤスさんは屋外会場でも住所を指定すれば配送可能ですし
代金引換かクレジット決済か選ぶことが出来ますので
「クレジットカードもっていない」
「都合で現金決済したい」ということでも利用できます。
あと2500円以上利用で配送料金は発生しないのでそちらもうれしい。
（20-30名ですから絶対2500円以上利用になりますから）

次は「どのくらいの量発注するか」ということになりますが。
日曜数学会は「お酒を片手に数学を語る」というのが
コンセプトとしてあります。
なので基本的に量は別として、お酒を嗜まれる方が多いです。
ということでざっくりと「一人当たり一缶」＋アルファーの量を
割り出します。
アルファーの量は参加人数の半数本くらいを考えておきます。
缶で発注をかけるのは会であまったら、
「お好きな方は持って帰って」と後でできるから。
瓶だとなかなか持ち帰りにくいだろうということで。

初回はそのアルコールの量でいいのですが、
回数を重ねてきた時は「参加者リスト」を確認します。
何度か参加してくださる方の飲みっぷりを
さりげなくチェックしておいて
かなり進むメンバーの場合は少しお酒の本数を増やします。
逆に未成年であるとか、女性の参加者が多い場合は
ソフトドリンクの本数か種類を増やしておきます。

ソフトドリンクはお茶、サイダーなど炭酸の飲み物
ジュース等をペットボトル一本ずつを基本用意します。

あと気が乗るとか、参加者リスト見て
コーヒーメーカーを持ち込むことがあります。
もともとワタシがコーヒー好きだからというのもありまして
コーヒー豆は自宅から持ち出しです。
その場合はスティック状の砂糖とか、
コーヒーミルクも一応少し用意します。

○フードについて
日曜数学会初回は、軽食を手配した感じでしたが、
ちょっとなかなか減らず・・
２回目開催からはお菓子を用意することにしました。
お酒を片手にというコンセプトですから、
つまみ的なものでちょうど良かったりします。

ではどんなものをどのくらい？という話になると思います。
基本はパーティーパックのものを数種類買うという方向です。
パーティーパックのものはだいたい個袋包装ですから、
手に取りやすいのとあまったら持ち帰りができるという利点がありますし、
大人数で適度な量で、ある程度の種類、ほどほどのお値段で
用意できるのではとは思います。
個袋包装でなくてで用意するものもあります。
ポテトチップとか柿の種、時にクッキーです。
袋物、箱物はうまくすると費用的な面で助かります。
その場合はペーパーを用意したり、
紙コップにお好きな量をとってみてくださいと感じにします。
紙コップ便利ですよ。それだけでこぼしにくくなります。
もしこれを読んでいて気がついた方はぜひ次回トライしてみてください。

甘いものとしょっぱいものと
大体半量くらい用意するといいたいところですが、
日曜数学会の場合は、若干甘いものの割合を多くしています。

学生時代所属した研究室、派遣で入ったITの会社
学生時代のバイト先、郵便局、現在勤務しているスーパー精肉でも
一口チョコレートみたいなものを差し入れとして持っていくと
非常に喜ばれ、ばばっと減ってしまうというイメージがありまして、
「頭か体をがっつり使う集まりはちょっと甘いものがウケる」
と変な刷り込みをされてしまいました。
日曜数学会はどうなんだろう？と思ってて、
スタッフで買出しにいっている時期
キグロさん、tsujimotterさんの傾向を
じぃぃぃぃと穴が開くほど見て
何度か参加者の様子をまたさりげなくチェックして
自分の中で分析をしてみたら、
「甘いものは多少多くてもよし」という結果が出ました。
以来、甘いものの量を少し増やしています。

飲み物と一緒にカクヤスで頼むということもできますが、
お菓子はスーパーの特売であるとか
ドンキホーテ的なお店の方が格安で
種類多く用意することができると思います。
あとワタシの場合はpalsytem（生協）をやってますので
配送タイミングが合えばと変わったものがあれば
こちらでも用意することがあります。

日曜数学会が開催するたびに、事前に買出しへ向かい
お菓子バックという名のコストコバックに
がっつりつめて会場入りです。

○その他の備品
その日曜数学会に持ち込むお菓子バックに入っているものは
お菓子だけではありません。
紙コップ、紙ナフキン、ウエットティッシュ、
一応、割り箸、ティッシュはあるかと思います。

紙コップはお飲み物とかポテトチップ的なものを入れるのに、
紙ナフキンはケーキ的なものが用意したり、いただいたりしたときに。
なお、ケーキのご用意がある場合は紙皿とフォークも用意します。
100円ショップで調達できます。

○費用面について
非常に大切なのでもう少し上の項に書いても良かったかもしれません。
なにはなくても費用大事です。
参加費から計算していって、
大体飲食物費用が算出できると思います。
算出できたら
飲み物代をざっとカクヤスのページで発注しながら割り出します。
残りはお菓子代としてまわします。
スーパーの売り出し状況をみたり（チラシチェック）
価格調査に一度向かい、電卓で計算しながらどのくらいの量をかえるか
やってみるのも必要でしょう。

ちなみに、ざっとですが、日曜数学会の場合だいたい30名出席で
飲み物代6000～7000円、菓子は3000～4000円程度に抑えます。
30名を超えるときはもう少し金額をいってしまうこともあります。

途中で飲み物や、食べ物が切れてしまい、
会の途中で買出しに行ったこともありましたし、
チョット多すぎたなと思うことも多々あります。
何度か開催しながらで量の調整とか
参加者の好みとか傾向もわかってきますから
どんな品をどのくらい用意すればいいかもわかってくると思います。
そのためにはさりげなくいろいろチェックしていくのも
いいかもしれません。

研究室時代、よく勉強もしましたが、
イベントも大好きな研究室でした。
そんなこまごまとしたことをやったりもしたし、
子どもが幼稚園時代、懇親会に出席して
用意風景も見る機会もあったし、
最後はクラス委員もやったので
会場用意をしたりもすることもありました。
そんなことからも培ったかなと。
アルコールがあっても、
お子さんの集まりでアルコール提供をされない場合でも
基本路線は変わらないかと思います。

だいたいのことは書けたと思いますが、
細部についてはお伝えしきれないこともあります。
その点については日曜数学会に参加してみてみるとか
お問い合わせいただけばお答えは出来るかと思います。

ご参考になれば幸いです。