議事録メモ追いつかない？効果的な解決策を紹介！
議事録を作成するためにメモを取ろうと思っても、「会議のスピードが早くてメモが追いつかない」「慌てて書いたメモを見返しても、自分自身なのに理解できない」と困った経験がよくあります。
そこで今回は、議事録を作る目的を明確にした上で、誰が見ても理解できる議事録を作るために意識しておきたいポイントを解説します。
記録に残すべきポイントやメモの取り方を理解しておけば、会議にも余裕を持って参加できるようになるでしょう。素早くメモを取り、議事録の作成まで効率よく済ませたい人はぜひ参考にご覧ください。
議事録の目的
議事録を作るもっとも大きな目的は、会議の内容や決定事項を証拠として記録しておくことです。そのため、ただ単純にメモをするだけや会話の内容を記録しておけばいいというものではありません。必要な情報がきちんと記録された議事録があることで、
会議の内容や決定事項を社内で共有できる
会議の決定事項における責任の所在を明らかにできる
会議内での決定事項に対して、社内で次に行うべき業務が理解しやすくなる
と、さまざまな問題や課題の解決、回避につながります。もちろん、会議参加者以外の第三者が見ても分かりやすいように、無駄な情報を可能な限り省き、情報をきちんと整理して記入する必要があります。
議事録作成のポイント
ですが、議事録のメモは一語一句過不足なくメモを取るよりも「大切なポイントをおさえて」メモを取ることが大切です。
ここからは、メモの取り方や、議事録作成に大切なポイントを段階ごとに分けて見ていきましょう。
事前準備
議事録作成担当者は、会議の予定が入ったら以下のような事前準備をしておきましょう。
事前に会議の内容を確認しておく
会議前に、会議の内容や予定される議決事項など、分かることはあらかじめ調べておくと良いでしょう。その際に、事前資料があれば目を通し、分からない用語や略語に関しても調べておくと理解が深められます。
また、過去に似たようなテーマやメンバーで行われた会議の議事録が見られれば必ず目を通しておくべきです。記載すべき事項や会議の重要なポイントが見えてくるので、自分のメモ、議事録に生かすことができるでしょう。
重要な項目を意識しておく
「メモが追いつかない」とお悩みの人の多くが「一言一句メモしなければならない」と思い込んでいる傾向にあります。しかし、会議は場合によっては数時間にも渡ることがあるため、発言すべてのメモを取るのはとても難しいでしょう。
また、長々とメモを取ると重要な項目が分かりにくく、議事録にまとめる際にも困難になってしまいます。一言一句聞き逃さずメモを取る意識は避け、重要な事項だけを簡潔にメモを取れば良いと心がけておきましょう。
会議中 / 議事録作成時
それでは、実際に会議が始まった際のメモの取り方、議事録作成のコツを見ていきましょう。
略語や記号を使う
議事録作成前のメモの段階では、発言者のフルネームや物の正式名称、正しい漢字などを正確に記載する必要はありません。略語や記号を積極的に利用することで、書く文字数を削減できる分素早くメモを取れます。
とはいえ、後から見返したときに理解できる略語や記号であることが大前提です。例えば、重要な発言には「！」疑問点には「？」、鈴木さんの発言であれば「鈴」など、見返しても分かりやすいものをルール付けて使うと良いでしょう。
テンプレートやフォーマットを利用する
「メモを取るべき重要な事項が分からない」「記載漏れがないか不安」という時にはテンプレ、フォーマットを用意しておくと良いでしょう。あらかじめ記載すべき項目が用意されているので、項目を埋めていくだけで抜けもれなく、必要な事項を記載できます。
社内でテンプレやフォーマットが用意されていれば、社員は見慣れているため理解がしやすくなるでしょう。社内にない場合、1から作るのはとても大変なので、Web上で配布されているテンプレートをダウンロードしてみることをおすすめします。
記載すべきことを意識する（PREP法）
メモを議事録にまとめる際には、PREP法と呼ばれる文章のフレームワークを使うことで誰が見ても分かりやすく整理された文章を書くことができます。PREP法は結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、再度結論（Point）の順番で構成された文章のこと。
・最初に結論を述べることで伝えたいことをはっきりさせる
・理由を語り結論の説得力を強調・後押し
・結論に対する具体例を提示してイメージを伝える
・再度結論を述べることで主張を強調する
と、PREP法を使うと伝えたいことが倫理的に整理された分かりやすい文章が書けるようになります。議事録の作成をする際にはぜひ積極的に活用してください。
作成後
議事録の作成後は以下の点に沿っているか確認して実行することで、より有意義な議事録の活用ができるはずです。
結論を明確にする
議事録を見返す際には、第三者の視点から見て結論が明確に記載されているか確認してみましょう。結論が明確になっていない文章は、決定事項が何なのか、どこに記載されているかが分かりづらく読み手にストレスを与えてしまいます。
上記で説明したPREP法に加え、場合によって箇条書きなどを有効に活用して結論が明確になるように工夫をしてください。
24時間以内に共有する
議事録は会議が終了してからできるだけ早く、遅くても24時間以内に作成して共有しましょう。議事録の共有に時間が掛かってしまうと必要な情報が伝わらず、決定事項の食い違いなどさまざまな業務への支障が起こります。
議事録作成者にとっても、時間が掛かれば掛かるほど会議の記憶が薄れてしまうので記載漏れなどのミスを招きかねません。記憶が鮮明な内に作成と共有を行って、会議に参加していない人も素早く決定事項の確認ができるように務めましょう。
メモが難しい場合はツールやアプリを活用する
ここまでに会議のメモの取り方や議事録作成のポイントについて紹介しましたが、それでも人力で行う以上、どうしてもメモの取り逃しや記載漏れなどを完全に失くすのは難しいもの。なにより、重要な事項を判別して聞き逃さないようにするのは大変な労力が掛かります。
そこで、AIが急速に発展してきた現代だからこそ、紙やペンに加えPCツールを有効に活用していきましょう。例えば、自動音声文字起こしツール「Notta」を使えば高精度な音声認識で会議の音声の文字起こしからAIによる要約作成まで1つで行えます。
・Nottaのおすすめポイント
・リアルタイム・Web会議問わず自動的に文字起こしと録画が行える
・Nottaチームワークスペースでセキュリティを確保しつつ共同管理、編集が行える
・ChatGPTを使ったAIにより会議の内容を瞬時に要約が行える
ちなみに、Nottaの利用には、
・制限があるものの多彩な機能が使える無料プラン
・すべての機能が使えるプレミアムプラン/月額1200円
・チームで管理・編集を行うためのチームプラン/月額6210円
といったプランが用意されています。会議のメモから議事録の作成までスピーディーに行いたい人はぜひ導入を検討してみましょう。
まとめ
今回は、「議事録作成のためのメモ取りが追いつかない」という人に向けて、メモの取り方や議事録作成のポイントについて解説しました。議事録作成のメモは一言一句すべて記録する必要はなく、重要なポイントを判別して正確に記載することが重要です。
その上で、略語や記号で素早くメモを取る、テンプレ・フォーマットを使うなど効率的な方法を取り入れましょう。また、そもそも紙のメモやノートの使用をやめ、ツールに頼る方法もとても有効です。
ツールの1つであるNottaは、文字起こしの精度の高さはもちろん、スピーディーに要約の作成まで行ってくれるので議事録作成がとても楽になるはずです。新たな方法を積極的に取り入れて、なるべく楽に正確な議事録の作成を行いましょう。