ミーティングに人が集まらない理由と対策

ミーティングに人が集まらない事は往々にしてよくあると思います。私自身の経験としては、部活動での部会・サークルのミーティング・内定者グループでのミーティングなどで人が集まらず困ったことがあります。

ミーティングの参加率を上げたいと思う際、まず最初に行うのが多くのミーティング候補日時を選択肢に挙げることでしょう。しかしこれで参加率が改善するのは、仕事での重要なミーティングや仲の良い友人の誕生日パーティくらいなものであり、部活動・サークルのミーティングなどでは改善しない場合が殆どです。

何故ならミーティングに参加しない人の理由が、時間がない・予定が既にあるからではなく、参加する意識がないからです。仕事での重要なミーティングや友人の誕生日パーティといった場合では、参加する意識があるため、候補日を多く提案することで参加率が上がると考えられます。

真面目は人ほどこの事実に対して不満を抱くかも知れませんが、多かれ少なかれ誰もが同じようなことをしている為、不満を持つのではなく受容する方が良いと思います。かく言う私も真面目な性格の為、ミーティングに参加しない人に対して内心ムッとすることもありますが、自分にもそういう一面は存在すると俯瞰して見ることで気持ちが少し落ち着きました。

具体例を挙げると、私はあまり仲良くない人からご飯に誘われた際に、カレンダーに予定を入れない事があります（八方美人なので理由がない限り、断ることはできない）。そして後になってダブルブッキングをしていることに気づき、ご飯を断ると言うことがしばしばあります。逆に好きな人とのデートであれば、デートが決まった瞬間にカレンダーに予定を入れるでしょう。

つまり自分勝手の度合いに個人差はあれど、自分の優先したいことに意識を向け時間を使うのが人間なので、意識の低さから生まれるミーティングの不参加は、すぐに怒るのではまず受け入れる方が良いのです。

ではどのようにして解決するべきなのか。私が提案するのは、ミーティング参加によるメリットを与えることです。部会やサークルのミーティングなどでは実現が難しいかも知れませんが、たとえば議事録には残さない重要な情報を口頭で伝える、出席点を出すといった事があります。学校の先生がよく行うやり方ですね。試験内容の一部を書面では残さず口頭で授業中に伝えたり、授業中に発表した人に点数を出すようなものです。

有用な情報を意図的に議事録に内容を残さないと言うのは卑怯・非効率であり、また参加することに点を与える出席点と言う制度は無意味であると言う考え方があると思います。しかし何かしらの組織に所属し、利益を享受している場合においては、組織に対して貢献をするのは義務だと私は考えます。その為に、非効率ではありますがこのような手法を部分的に採用するのは仕方のない事だと思います。理想としては、好きな人の誕生日パーティーのように誰もが行きたくてたまらないミーティングを作り上げることですが、それは現実的ではありません。

ですので、部活動やサークルではミーティングの参加率を上げるのは難しいですね。何故なら会社が給与を渡すのに対して、部活やサークルでは何か提供されているわけではないですから。ミーティングのホストとしては、メリットを提供できない場合、「相手の時間を拘束するミーティングは催すことは難しい」と思っている方が精神的に楽でしょう。ミーティングに際しては、候補日の提案とリマインドを行い、当日来てくれたらラッキーくらいに思っておきましょう。

補足

ミーティングに参加しない理由として、「ミーティング内容があまりにも理解できないから」と言う場合もあります。私の経験談を例に挙げさせて頂くと、「研究室でのサーバー管理ミーティングに途中から参加しなくなった話」があります。このミーティングは、3回生で研究室に入りたての際に、サーバー管理に興味のある人が任意で参加することが出来るものでした。当時私は興味があったのでミーティングに参加してみたのですが、自分で勉強したり、知り合って間もない先輩方に積極的に質問していくほどのパッションがなかった為、ミーティング内容を殆ど理解できず、結局数ヶ月ほどで参加を辞めてしまいました。

以上の例から主張したいこととしては、ミーティング参加率が悪い原因として、内容が一部の参加者にとって難しすぎると言う（稀有な）場合もあるということです。

まとめ

ミーティングに人が集まらない理由と対策について話しました。参加意識が低いことに憤るよりも、参加するメリットを作り提示するのが建設的な解決策だと考えます。以上！