タスクが整理できずに失敗したのでタスク管理を見直した話
仕事が増えるとタスク管理って難しいですよね。
入社6年目にもなると仕事に慣れてきて自然と任される仕事が増えました。
仕事が増えるのはありがたい話なんですが、自分でコントロールできないと余裕がなくなってしまいます。
余裕がなくなった結果私は実際にやらかしてしまったのでこの失敗を機にタスク管理の方法を変えてみました。
同じような悩みを持っている方は参考程度に見てみてください！
タスク管理ができずに失敗した話
IT企業に入社して6年目、急激に任される仕事が増えてきました。
会社内では中堅SEという立ち位置になるので頼られることが増えました。
複数案件を並行して任されたり、割り込み的に緊急対応をお願いされたり…
「どれから手をつけていつどの作業をすればいいんだっけ…？」
という状態がずーっと続く感覚でした。
そんな状態でも「何とかなる」精神で振られた作業はほとんど受けてしまって…
失敗してしまいました。
納期が近づいてからバタバタと動き出した案件がうまくいかず、結果的にお客さんから
「お金を払ってやってもらってるのにこの対応は納得できない」
とクレームをいただくことになってしまったのです。
この失敗での反省点
なぜこんなことになってしまったのか？
自分なりに反省点を考えました。
出てきたのは大きく5つです。
タスクを可視化できていない
タスクごとの期限を決められていない
作業スケジュールがあいまい
スケジュールがあいまいなので振られた作業を受けてしまう
周囲に状況の共有ができていない
5つ挙げましたが、根源となっている課題は
"タスク管理"
これだと思いました。
タスク管理を変えてみた
これまでの私のタスク管理といえばGoogleカレンダーのToDoリストに忘れないようにタスクを入れる…
だけ
みたいなかなり甘い管理しかしてませんでした。
「スケジュールたてる時間も作業に充てたい」
みたいな感覚を持っていたんですね。
ですがこの機に本気で見直すことにしました。
見直したのはタスクとスケジュールの記載ルールです。
使うツールは変わらずGoogleカレンダーで、次のようなルールでタスクとスケジュールを記録していくようにしました。
「タスク」と「予定」は分ける
タスクと予定は発生したらすぐに期限をつけて登録
タスクに必要な作業時間を見積もって作業スケジュールを引く
作業スケジュールは週の初めにたてる
その日の終わりにタスクの完了状況を見てスケジュールを立て直す
このルールでタスクスケジュール管理をしてみると…
タスクが可視化できる
タスクの期限がわかる
作業スケジュールがタイムリーにわかる
少なくとも課題の3つはクリアできました。
この3つがクリアできれば自分の状況が客観的にわかるので
•追加の作業を受けられるか
•スケジュールに問題がないか
これが判断でき、周囲への共有もできます。
何よりこの管理をしてから作業の棚卸しをする癖がついて不安になることが格段に減りました。
というように、今のところ効果は出ています。
ですがまだまだ始めたばかりなので改善しながらより良い方法を見つけていきたいと思っているところです。
いかがでしたか？
同じようにタスク管理に悩んでいる方は一例として参考にしてみるのも良いかもしれないですね。
では、あなたの仕事がうまくいくことを願っております。