「待たせること」をやめよう
※追記：ホームページ開設しました。2024.7.26以降はそちらにてブログを更新していますので、チェックしていただければ幸いです。
これは待ち合わせに遅れてはいけません、ということを言いたいのではないですよ(笑)もちろんそれも大切ですが。
今日は仕事の効率化とコミュニケーションの中でも特に大切な「待たせること」の意味について書いてみようと思います。
仕事はチームプレイ：前工程と後工程
どんな仕事にも必ず前工程と後工程があり、誰か一人だけで完結することはほとんどありません。
私たちの仕事も、まるでリレーのようにタスクを次々と引き継ぎながら進めていきます。
企業の月次決算業務などはまさにそうですよね。各部署での事業活動の結果・成果を数値にまとめる、その数値に基づいて経理担当者が仕訳を入力し、その蓄積が決算書の作成につながる、さらにその決算書を会計監査人がチェックし、経営陣・そして投資家へと報告される……
全てのタスクは前の人の仕事が終わってからスタートします。
迅速なパスが重要：時間は貴重な資源
このような仕事の流れがある中で、「待たせる」ことはどういう意味を持つでしょうか？
「待たせる」ということは、それだけ人の時間を奪っていることになります。働ける時間は誰もが有限ですし、お子さんのお迎えなどで遅くまでは働けないなど、個別の事情もありますよね。
そのため、前の人のタスクが終了したらすぐにパスを受け取り、自分のタスクが終了次第次の人に渡すことで、組織やチーム、あるいはクライアントの時間が有効活用され、コミュニケーションも円滑に進められるわけです。
これはメールやチャットの返信においても同じで、クイックレスポンスすることで、相手の次のアクションを早めることができ、全体の効率が上がります。
もちろんどんなメールも何が何でも返さなければいけないということではありませんよ。でないとメールやチャットツールから目が離せなくなってしまいます(笑)
すぐ打ち返すべきものとそうでないものの選別が大事ということですね。これには各タスクがどうお互いに作用しているかが頭に入っていないとできません。
待たせる必要がある場合はコミュニケーションを
とはいえ、時にはどうしても待たせてしまうこともありますよね。
そんな時は、相手に現状を報告し、待たせることになる旨を伝えることが重要です。そうすることで、相手も安心して他のタスクに時間を使えます。
例えば、「現在の状況は○○で、完了にはもう少し時間がかかります。お待たせして申し訳ありませんが、完了次第すぐにお知らせします」といった具合です。こうすれば相手も安心し、信頼関係も維持できるのです。
まとめ
一人でやっているように見える仕事はないですよね。どんな細かい仕事も相互依存で成り立っています。皆さんも「誰かを待たせていないかな？」と日々の業務を振り返ってみるのはいかがでしょうか。
～編集後記～
・ペン字
・妻が１泊２日で親戚のいる北海道に。買っている５匹の猫を独り占めした一日でした
・最近なぜか蓄電池の上が黒猫に大人気
