仕事は5W1Hを聴くことから始まる
※追記：ホームページ開設しました。2024.7.26以降はそちらにてブログを更新していますので、チェックしていただければ幸いです。
今日の東京は最高気温35度越えの猛暑日になる見込みみたいですね。今日も月次決算支援でクライアント往訪なのですが、スーツが肌に張り付いて歩きづらい……
さて、今日はこんなタイトルで書いてみようと思います。
5W1Hとは
勤め人でも独立でも共通するかもしれませんが、何か仕事を請け負う際には必ず5W1Hを入念に確認するようにしています。
ご存じの通り5W1Hは
What（何を）
When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰と、誰を、誰に）
Why（なぜ）
How（どうやって）
の頭文字をとったものです。
この5W1Hを押さえれば過不足のないコミュニケーションがとれると言われます。
5W1Hをおろそかにすると失敗しがち
何か上司から新規のタスクを振られたとき、あるいは独立してからで言えばクライアントから業務を請け負う際、この5W1Hの確認が不十分だと、後で手戻りが出たり、ハレーションが起きたりします。
たとえばWhen（いつ）をおろそかにすると
・タスク開始のタイミングを逃して作業できるはずだった時間が無駄になる
・成果物提出が遅れ期限に間に合わせるために余計な残業が発生する
・自分のタスク完了を待っている人がいるのにそれに間に合わないと周囲に迷惑がかかる
といった弊害が発生します
What（何を）をおろそかにすると
・上司やクライアントが求めていた作業内容と違う方向性で作業してしまう
・使用する資料を間違えて非効率な作業になってしまう
というリスクが考えられます。
こういった効率性・後続影響・作業の方向性などのリスクを排除するためにも、まずタスクを始める前には5H1Wが整理されているかを確認しています。
具体的には、チェックリストのように、例えば以下の項目を聴くようにしています。しつこいかもしれないですが、かなり細かいところまで詳細に。
・何の資料を作るのか？
・いつから着手できるか？（＝作業開始トリガーは何か？）また期限はいつか？
・どの部署と連携すべきか？
・誰にこの作業の進捗や結果を報告すべきか？後工程に誰が控えているのか？
・そもそもなぜこの作業が必要なのか？作業の趣旨・本質は何か？
・どうやって作業するのがより効果的・効率的なのか？
事細かに聴かなければいけないので最初は大変です。しかしこれが仕事の入り口でできているとできていないとでは、その後の進め方に大きな違いが出ます。
まとめ
何事もものごとを始める際には事前準備が必要です。その大きな要素を担っているのがこの5W1Hだと思っています。何か業務がうまくいかない、手戻りが多い、上司から「そういうことじゃない」と言われてしまう、と悩んでいる方は、「5W1Hが整理できているか？」という点を振り返ってみてはいかがでしょうか。
～編集後記～
・ペン字
・内部監査の勉強 システム監査とは
・寝る前にひと遊びしようと階段で催促してくるうちの猫
