英語で伝える出欠確認

忘年会でなく、クリスマスパーティ

10月初めに、辛口社長から「今年はクリスマスパーティをやろうと思う。日時は〇月〇日。場所は2019年、コロナ前にクリスマスパーティを開催した会場を予約するように。」とお達しがあった。2019年に今の職場にいなかったので、前任者が残してくれていたファイルを探し出し会場の予約や諸々の準備に取り掛かっている。

あれ忘年会じゃないの？と思われる方もいらっしゃるでしょ。うちの会社の社長、ヨーロッパ出身なんです。日本に長く住んでるしプライベートでは居酒屋とか行っているんだろうけど(笑)、社内イベントで外国人社員が多いうちの会社では、年末行事は「クリスマスパーティ」なんです。意味合いとしては変わらないんでしょうが、忘年会という名称でこの年末行事はやらない姿勢を貫いています。イベント主催者は外国人社長だから、クリスマスパーティにしたいんでしょうね。

出欠連絡での表現いろいろ

クリスマスパーティの連絡と出欠確認依頼のメールを送ってみると、返信という短い文章にもそれぞれの性格が見えてくる。出席の連絡として多いのが、' I will join ', ' I will attend '(参加します）という文面のもの。' I am planning to join for now '（今のところ参加できます）という返信メールがくることもある。
「’ I want to join 'という返信の人はいないの？」と思う方もいるからもしれないけど、' I would like to join 'という表現がこの場合好ましいのです。

I want to ～  という表現は「～をしたい」という意味になるので、カジュアルな言い方。外資系ってカジュアルな言い方を使わないの？と思われる方、社内メールでも、この I want to ～は避けた方が良いです。社内メールでも ビジネスメールには変わらない。I want to～より I would like to ～ という表現を、ビジネスメールでは使っています。
他にも’ Count me in 'という「参加します」という返信があったりしました。

出席の連絡と一緒に、' Thank you for the invitation ’ （ご招待ありがとうございます）' Thank you for putting it together '（準備をしてくれてありがとう）という気づかいの一言があったり、' Looking forward to it ', 'Looking forward to meeting my colleagues there ' (クリスマスパーティを楽しみにしています。クリスマスパーティで、多くの同僚に会えるのを楽しみにしています。）という一言があって、返信をもらったわたしも楽しくなる。

一方「欠席します」という連絡では、’ I will not join ' というシンプルな返信もあれば、’ Unfortunately, I will not be able to join ', 'I regret to inform you that I will not join in the event '. (残念ながら、欠席します）。 そして'Count me out'  という返信があった。なかには ' Unfortunately, I am not going to join in this event. I hope everyone will enjoy it ‘. (残念ながら欠席しますが、参加する皆さんが楽しまれますように）という文章も添えてくれる同僚もいた。リマインドメールを送った直後に返信をした同僚に、' My apologies for the late response.' (返信が遅れて申し訳ありません。）という文章を添えてくれたりと、個々の性格が垣間見える気がする。

Practice makes perfect

「参加出来ます」「参加出来ません」なら、' I can join ' ' I can't join 'とは言わないの？ という方もいるかもしれない。この場合クリスマスパーティという未来のイベントに対する表現だから、will もしくは will not / won't を使っています。こういうシチュエーションに慣れていないと、will もしくは will not / won't がパッと出てこないかもしれない。「参加出来ます」より「参加します」「参加出来ません」より「参加しません・不参加です」という言い換えと思えば、英語脳により近づける。' Practice makes perfect ' 習うより慣れろで、出欠連絡にもwill や will not / won't がパッと出てくる。こういう表現でも、日本語との考え方が違うことにも興味を持ちながら、英語を勉強することをお勧めします。