職場でコミュ力が上がる英語のテクニック

日本を出て英語中心の生活になってから今年で11年目になります。
大学をアメリカで卒業してカリフォルニア州で2年働いた後、現在はドイツのIT企業でエンジニアとして働いています。(詳しい経歴についてはこちら)
職場は英語が公用語なので、英語が母国語の人・得意な人・苦手な人と毎日話す機会やプレゼンをしたり聞いたりメールしたりする機会があります。
その中で、文法や語彙力とは別に私が話すときに意識していることや、私が「この人はコミュニケーションが取りやすいな！」「話がわかりやすいな」と思う人の特徴について書いてみることにしました。

１．常にコンテクストから

これは英語に限ったことではなく当たり前なのですが、人と話す時やプレゼンをするときには必ず何の話なのか、話の背景や過程を説明します。自分が「さっきこの人と話したばっかりだから」とか「この人も同じタスクをしているから」と思っていても、相手が同じ話題について考えているとは限りません。
「Regarding ~ I'd like to talk more about it ... 」「Can I ask a few questions about ~ ?」「Do you have time to speak on (the) ~ topic?」
など、会話の初めで相手の意識を同じ話題に持っていくことから始めます。そうするとすんなり会話が進みやすいです。

２．The/Thatを多用しない

これは英語をある程度流暢に話す人にもとっても多いです。
大きく分けて2つ。
・最初のセンテンスで使わない
・長い話の中で使い続けない

一点目は当たり前かつわかりやすいと思います。
いきなり「The task you asked her to work on is ready, can you verify?」と誰かに言ってもどのタスク？誰のこと？となりますよね。
「The task regarding ~ / Ticket number ~ 」と具体的に説明しましょう。相手が考えたり聞き返したりする手間が省けます。

二点目。会社でよくあるのは話しているうちに長くなって、theやtheyが増えてきて、数人の人が同じthe ~を違う意味で使いだして混乱するということです。
A「... then I ask them to take care of the part we discussed 」
B「But I thought the other team is taking care of the part we suggested as well as that part」
C「Yeah they will, but both of them will work on it separately」

これを読むとさすがにこんな事ある？？？と思いがちですがあります笑
特に少数のコンテクストを持っている人がその人達の中だけで理解をしていて周りが全く理解できていないことがよくあります。
時折固有名詞や説明を挿入することで、事実確認にもなりますし会話のコンテクストをあまり持っていない人にも伝わりやすくなります。

３．最初のセンテンスを短く

英語のエッセーを書く時もそうですが、なにか質問に答えるときはまずは結論。一番短い回答から話します。Yes/Noで答えられるはずなのに、なぜか「Good question! Let me tell you how it started...」となんだか大長編が始まることありますよね。結局聞いているうちに話がずれてて結論がわからないこともよくあります。

短く答えられない場合はそう最初に言いましょう。
「I don't have a clear answer」「I cannot tell you at this point」「Yes/No, but I'd like to explain because it is not simple」
そうすると話している相手も話がどこに向かっているかが見え、理解も得やすいです。

私がよく意識するのは、毎朝のチームでの進捗報告などの短いミーティングです。進捗は（私のチームの場合では）、
Not started / In progress / blocked / In verification(PR is ready) / Done
しかないはずなのに何故か詳しい実装の内容の説明が始まったり、時間がかかっているかの理由を話し出したり…ということが多々あります。状況説明は重要ですが、まず結局なんなのかを話してから具体的な話に進むとわかりやすいです。
特にスタンドアップなどの10分15分程度のミーティングでは重要ですね！

おまけ：主語にWeを使う

これは会話テクニック自体とは少し違いますが、私が今の会社に入ってから気づいて感動したことです。

まず前提として、会社ではNo finger pointingといって何か問題があった時も決して特定の個人やグループのせいにしないというルールがあります。
仮に誰かのミスでもそれを止められなかった仕組みが悪いということになるので、個人が責められることはまずありません。
なので問題が起きても「We made this change which caused the issue」「We should have done ...」や「Next time we should ... 」と必ず全員Weを使っています。

問題が起きなくとも、何かを作り上げたり、決定をしたりするのもチームや会社単位なので普段も同じことが言えます。「How can we make this better」「We should do this way instead of...」という風に、誰かの仕事でもWeを使うことで協力する意思を示すこともできます。

では個人が褒められることもないのか？というとそれは違います。
「Thanks XXX team for the great achievement. Especially A who drove this topic and led the team」というように個人の実績はしっかりと認められます。

会社で初めてミスをしたときは、緊張して同僚にどう謝って説明すれば…と恐怖していましたが、リードやマネージャーを含め誰もが私を責めることもなく、皆でこれから気をつけていこう改善していこうという気持ちが表れていて深い信頼に繋がりました。

おわりに

メインの3つについては会社でもプレゼンをして「本当にそうだよね！」と反響でしたが、なかなか意識しないと難しいのが現実です。
日本で仕事で英語使う方や、海外で働く方のお役に立てたら幸いです。
質問相談等ありましたら受け付けてます！