プロポーザルを書く時に意識すること②提案書の書き方編

　プロポーザルの書き方、思い出せば出すほどあまりにもいろいろなことを考えていることが明らかになり驚いています。プロポーザルを日常的に書いている人はきっと多くはないので、そんなこともあるのねという感じで読んでいただければ幸い。

前回の「①仕様書の読み方編」はこちら（「国の事業の動向把握」を追記しました）

仕様書を読み終わり、社内での位置づけが明らかになり、プロポーザルに出すことが決まったら、いよいよ提案書を書きます。

①「書くべきこと」を漏れなく書く

仕様書を隅から隅まで読み込んで、アンダーラインを引いて、書くぞ！と思って書き始めても、意外と「仕様書上で書かれている書かなければいけない要素」が見落とされていることもあります。

仕様書上、事業内容の項目には入っていないけれど、全部よく読むと書いてあることが意外と仕様書にはちりばめられています。

　たとえば、文中によく読むと「○○についてのアウトプットとアウトカムを記載すること」や「今後3年間の事業イメージを記載すること」などと書いてあることがある。

　これを見落とすと、提案書に書くべき項目を満たしていないとみなされてしまい、大幅に減点されてしまいます。（プロポーザルは普通は点数が最も高い提案が採択されます）書けば点数がもらえるのに、それを見落として減点されるのはあまりにももったいない。同じ減点されるなら、せめて内容で減点されたい。

②自社がやっている当たり前のことを「全て」「正しく」書ききる

　無意識に自社でやっていることは、他社からしたら当たり前ではないことがよくあります。「こんなことわざわざ書かなくていいでしょ」はご法度。

ヒアリングをするときに、一人ずつやっていたら一人ずつやっていますと書く。事前にヒアリング項目を作成して、社内で差が出ないようにしているなら、ヒアリング項目の例とこのようにして差が出ないようにしていますと書く。毎週1回定例ミーティングで情報共有しているのなら、情報共有していますと書く。

それが自覚されていない自社の強みの中心だったりもするので、改めて自分たちのやっていること、意識していること、社内の仕組みなどを棚卸する良い機会にもなるのではないかと思います。

③自社の強みを審査基準に合わせて書く

　多くのプロポーザルには「審査項目・審査基準」が決まっています。（全く当たり前のことですが）なので、自社がほかの企業と違う優位性・強みは何なのか？を書くことがとても重要です。それを自覚しているかどうかで、大きく書きぶりが変わってくると思います。たくさんある自社の強みは、今回の事業で特にどこが評価されそうなのか、他社とどこが違うのか？を明らかにしながら丁寧に書いていくことが苦しいけれど大切かなと。客観的に見て自社の強みは何なのか、を言語化できているとめちゃくちゃ書きやすいです。が、そんな事なかなかできないと思うので第3者と相談しながら書くのも有効な手段かな。

審査項目で点数の高い部分を把握する。一番点数が高いものの多くは事業内容ですが、体制の配点が他よりも高い。実績が他よりも配点が高いなど、配点によって何が重視されている事業なのかがわかる。

④体裁を整えるのも大事。

内容がちゃんとしていたら、体裁なんて整えなくてもいいでしょ。という派の方もいらっしゃるかと思いますが、体裁が整っていないと、そもそも読んでもらえない・内容が正しく伝わらないというのは、全く水の泡なので、最終的にはフォントを整えることも大事だと思っています。特に行政のプロポーザルは「行政っぽい提案書の書式」がおおよそ決まっており、読む側もその体裁に沿っていると読み慣れている分、内容をきちんととらえてもらいやすいのではないかと思います。

フォントの種類を整える・フォントのサイズを整える・見出しの番号の法則を決めておく・文字は原則中央ぞろえなどなど、基本的なところですが。

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いったん以上。

思い出したらまた書き加えたりします。