【驚きの効率化】メールの時間短縮と精度爆上がりのメールワイズ
こんにちは、今日は、ディレクターやデザイナーが普段クライアントとのやり取りを行なっている、メールの効率化と精度アップの話をします。
やり取りの多いWEBディレクターやデザイナー、及び新人のメールのレベルを上げたいマネージャー層に特に読んで欲しい記事です。
1.メールワイズとは
まずは、メールワイズって何？というところから説明します。「メールワイズ」はチームでのメール対応を一元管理して効率化できるサイボウズのメール共有システムです。
一人月額500円からの有料のサービスになりますが、私がWEB業界で20年ほどやってきて、時間的な短縮やデザイナーやディレクターの負担が最も下がったと感じるのはメールワイズです。
価格に対しての効果は間違いなく出せると経験上感じています。
2.効率化できる理由
2つあります。
1つは、メールのテンプレートを作成してチーム全員で活用できる点。
もう一つは、会社や顧客登録することで、相手の名前などを自動入力、メールの履歴も会社、顧客ごとにさっと時系列で出せる点です。
特にテンプレート機能は、強力です。
これが、社員のメールの時間を劇的に減らします。
例えば、新規の打合せのアポを取るメール、デザインを提出するメール、サイトの本番公開を報告するメールなど、長文だけどよく使うメールは、テンプレート化する。これで、社員が属人的に作っていたメールの時間が劇的に短縮できます。
もちろん、テンプレートを呼び出した後、メール文の編集は可能です。
3.精度も上がる！
秀逸なテンプレートを敏腕ディレクターが作ることで、新人でもレベルの高いメールが打てるようになってきます。
よく、新人をお客様のやり取りに出せない。という声を聞きますが、テンプレートを使いつつ、新人さんにもメールを作ってもらい、書きかけ保存までしてもらう。それを、指導者が確認して、必要なら修正を加える。このようにOJTを行うことで、メールもデザイン同様にレベルが上がっていきます。
また、先輩が過去に打ったメールも見られるので、新人さんも能動的に学べる環境が整います。
4.メールで受けるダメージも減らせる
メールワイズを使うときは、チームで専用のアドレスを1つ用意することが多いかと思います。
こうすることで、個人メールと違い全てのメールをチームメンバーで共有できます。
これによりクライアントからクレームが入ったとしても、チームメンバーで対応を考えることができます。個人メールだとこうはならずに、メールを受けた個人が悩みを抱えることになります。
デザイナーやディレクターのストレスは、メールなどでダメージを受けたことを、上司に相談しづらい。ということだと私は感じていますので、そこが改善されるため、とてもメリットが多いサービスだと思っています。
5.私が感じるメリット
■デザイナー、ディレクターのメリット
テンプレートの活用で文章を作る時間の削減＆精度アップ。
また、先輩にメールをチェックを円滑にしてもらうことができる。
■マネージャー層のメリット
経験が少ない新人もOJTがしやすいため成長を促しやすい。また、書きかけ保存機能があるので、危ないメールや失礼なメールをクライアントに打つリスクが減る。
■経営者のメリット
デザイナー、ディレクター、マネージャー共にメールに使う時間が減り、精度もアップしやすいので、月額料金をかけた以上に、クリエイティブの時間が確保できるメリットがある。
6.まとめ
今回の記事をまとめると以下です。
メールの時間が減る
メールの精度が上がる
メールで個人がダメージを受けにくい
上記により、デザイナー、ディレクターは、事務タスクに取られる時間とストレスが減り、本来のクリエイティブの業務に集中できるようになると思います。
5年程度、メールワイズを使ってみて、私が感じたメリットになります。メンバーからも、もっと早く個人メールから切り替えていればよかったとよく言われます。
激務に苦しむ制作会社は、まずこの辺りから手をつけて、社員の働きやすさを改善してみてはどうでしょうか。
長くなりましたが、ここ20年で改善効果が高かった項目を記事にしてみました！
クリエイターが楽しく働ける方法を今後も発信していきます！