コロナ対策ハイブリットカンファレンスを振り返る①
9月17日に虎ノ門ヒルズフォーラム・六本木アカデミーヒルズでのリアルの開催さらに同時ライブ配信をした「SHOWCASE 2.0 コロナ対策ハイブリッドカンファレンス」を実施しました。
コロナ禍によりイベントの実施が制限される中、少しでもイベントの実施に向けて動きだそうというのが今回のカンファレンスのスタートラインでした。
感染制御対策をしながらリアルのイベントの開催
そして今後多くなるであろう同時ライブ配信の
先駆者的な実施をした今回のショーケースを記録しておこうと思います。
この記事が、Withコロナでのイベントの実施やライブ配信の参考となり、さらには業界の活性化につながれば嬉しいです。
まずは告知ページをご紹介します。
9月17日に実施した今回のカンファレンスでしたが、イベントの自粛規制の状況も不明確なまま、いつ実施できるのかはこの規制や世の中のイベントに対する感情面なども含めて悩みどころでした。
よって、計画そのものも直前まで具体化できずに、もやもやしてました。
実際に企画書として提案書を作ったのは7月31日のことでした。
企画書の一部ですが、参加者の方はリアルでも配信でも選択できるという形式を最初から計画しており、当初は虎ノ門がメインという発想で、六本木へはリアル配信を実施という計画でしたが、最終的には虎ノ門・六本木での二元中継と形式になりました。
リアルとオンラインの割合はほぼ半分半分、合わせて700名のご参加をいただき、関心の高さが伺えます。
1か月半しかなかった準備期間
企画書作成から実施までが1か月半しかない。
企画に同意していただき一緒に感染対策を考えるイベントサポート企業を提携先はもちろん、私が注目していた商品や技術を前向きに検討している企業さんにもお声がけしながらご協力いただきました。
これらの協力いただいた企業さんの紹介の方法なども今回の挑戦のひとつでした。
セミナープログラムも5セッションを展開。コロナ禍であっても工夫を凝らしているイベント施設やサポート会社の取り組みの紹介やこの先の未来のイベントの形を考える機会としました。
主催は実行委員会形式に
通常の内覧会であれば、森ビルさんの主催、弊社ホットスケープが企画運営なのですが、今回は施設やイベント運営会社の枠を超え、ひとつの施設だけが考えるのではなく、またイベント運営会社が提案するのではなく、イベント業界に関わる全ての人が、どうすればリアルの開催ができるのかを考える機会をしたいと思いました。
そのためにも実行委員会形式とし、アンケートも委員会内で共有することで今後開催の主催や運営時の思いや実施に至るまでの注意点なども確認する機会になりました。
リアル開催の一番の課題は懇親会ケータリング？
コロナにより一番の影響を受け、現在少しリアルが戻りつつあるなかでもやはり懇親会。とくに飲食の提供は最も難しい対策だと思ってます。
そんな中でも極力、個包装をし、かつおしゃれに見せる方法をケータリング会社さんとも探り、一つの形を提案させていただきました。
今すぐに懇親会を開催することは出来なくても、コミュニケーションがリアルの大きな魅力の一つ。いずれ対策が進み懇親会を再開する際にも参考になればと思います。
正解はないけど、ひとつの提案はできる
ビジネスイベントだけを考えても、様々な形態があり、規模も会場の選択もプログラムも全部違うはずなので、こうすれば大丈夫という対策の答えは決して一つではない。感染の状況にもより変化も生じる。
そんな中で、今回は正解を出すことは出来なくても、みんなで考え英知を持ち寄ることで、イベント業界が前に進むことの一助になればいいというのがスタートでした。
そのためにも様々な方向性で提案を盛り込みました。配信のパターンもいくつか提示させていただきました。
配信のシステムや構成に関してはまた別途ご紹介します。
（つづく）