PMO(PdMO)から業務支援(PO-Ops)へ
あっという間に2024年の12月も1週目が終わろうとしてますね。
先日、社内の部活動(ボードゲーム部)のブログ を人生初ブログとして書いたのですが、個人としてのブログということではこのブログが初ブログ🎊となる、知命をちょっとすぎて生きております伸子です。
今回は私のチームを皆さんに知ってもらいたいなという主旨で書き始めたら3,000文字越えで長くなってますと前置きして皆さんの読む覚悟を整えつつ、読み終えた時に業務支援チームについての理解が深まっていれば幸いです。
（11月にチームメンバーのブログも公開してますので業務の詳細などご興味が出たらぜひこちらも読んでみてくださいませ）
時を戻そう！
さて時を戻すこと昨年、2023年4月。
当時の上長から「開発部門にプロダクトマネジメントオフィスを作り顧客とお客様への価値創出と組織変革・開発をより効率化させたい、そのチームのリーダーをお願いしたい。」と。私は2021年12月に開発マネージャーとして製品開発をしたくて株式会社チームスピリットに入社したので、「描いていたキャリアデザインとはズレるけど大丈夫かな？」と打診されました。
正直、開発したいんですけどねって思いましたが、裏を返した時にこの仕事を依頼できる人として上長の脳裏に浮かんだということなので嫌がることも断る必要もないと判断し、秒で「いいですよ。」と返答しました。当時の上長が「えっ？本当にいいの？」って鳩が豆鉄砲を食ったような顔をしていたという記憶があります。
嫌なことでもなんでも頼まれた時がチャンス！やってみてから考えようっていうのと、あなたのお役に立てるなら、呼ばれて飛び出てジャジャジャジャーン🏺(古いですかね)って感じのノリなんですよね、私は。
YouはどうしてPMOから業務支援へ？
当時の私はプロダクトマネジメントオフィスだから略称はPdMOだろって思って、このチームの目的とやることを決めないと自分でも迷いそうだななんて思いながら取り掛かっていたのですが、そこは他の部署との兼ね合いで英字３文字のPMOチームとなりました。私の中ではPMOとPdMOは役割が違うからここだけの話、最初はしっくりこないなって思ってました（この話はどこかで話すことがあれば）。
時が経つと、皆さんが『PMO』と気さくに呼んでくれて３文字の方が呼びやすいんだなぁと、ある意味正解だったなと思ってきた矢先の2024年8月。
さらなる顧客とお客様への価値創出と組織変革を推し進めるべく当時の上長が、9月から開発部門とカスタマーサクセス部門をみるCPOになると聞きました。
さぁ、PMOはどこで何をする？って感じになりますよね。
価値創出と組織変革を推し進めるためにまずPMOチームはどこで！
今回白羽の矢が立ったのが現上長でして、元々顧客とプロダクトを繋げるハブ的な位置にいたCREをプロダクトオペレーション本部とし、PMOチームもその配下に入るということになりました。今までの担当は開発部門だけでしたがカスタマーサクセス部門まで業務領域が広がるということで、チーム名も一新して業務支援チームとなりました。
さぁ、ここからが本題
ようやく本題です、ここまで読んでくれてありがとう。長いですけどもうちょいと続きますよ、もう一息一緒に頑張りましょう！
次は、このチームはどこでが決まったので、何をするの！というお話。
業務支援って何するの？
文字の通りで『業務を支援する』ってことなので、主な目的はこんな感じかなと思っています。
業務効率化：作業時間を短縮し、生産性を向上させる
品質向上：作業や製品、サービスの品質を向上させる
ストレス軽減：業務負担を軽減し、より快適に働ける環境を提供する
リスク回避：業務上のリスクを最小限に抑える
問題解決：発生した課題や障害を迅速に解決する
文字で書くとすごいことするチームに見える！と自画自賛☺️
じゃ、具体的にはどんなことしてるの？という話になりますと
アウトソーシングの支援：
業務委託社員や派遣社員などの契約に必要な業務や経費精算などマネージャー業務の補助担当部内への社員の入退社や業務委託社員・派遣社員の入退場に関わる業務の支援：
ITチームやES(人事・労務)チームと連携し、部内利用のツール・サービスのインフラ管理支援ISMS管理・施策管理の支援：
全社で取り組んでいるISMSの管理策について担当部内毎に必要な施策管理や台帳管理支援人材教育の支援：
担当部内で必要な教育・研修など人材育成の予算管理やフィードバックなど教育促進の補助カスタマーサクセスの支援：
顧客対応業務を支援し効率化するための補助事務作業の効率化の支援：
手順が本質的でシンプルになったらルーチンワークとして自動化（RPA）や必要なシステム・ツールの導入補助予実管理の支援：
文字通り担当部内の予実管理で俯瞰してみて必要なアラートをあげたり事務処理の支援、経理チームと連携セキュリティチェックシート作成の支援：
開発部門にエスカレーションされるセキュリティチェックシートの窓口とサポート組織イベントの支援：
会議の整理や部内All-Hands(部内全員参加の定期的なミーティング)、開発部門の社外イベントなどの支援コンサルティング？！の支援：
プロセス改善などのアドバイス（これができるようになったら素敵と思っている）
業務支援って最初に聞いた時にネーミングが嫌でOpsを使おうと画策したのですが、他部門で9月からOpsを使うチームがあったので、じゃあ、PO-Opsにしよう！と思ったのですが、PMOの時を考えて、結局言いづらいと皆さんから呼んでいただけないのと、Slackなどでアイコン探すときに入力すると笑えるアイコンが出るんですよ(試してみて)（チームメンバーはこのこと知っていて私たちは金色の運を持っていると思ってますけど😁）なので、覚えてもらいやすい業務支援(英語略はPO-OpsとしていてSD-Opsとされることもあり)で呼んでいただけるといいかなと思ってます。
業務って属人化しないようにするのを考えつつなので、作業の意味を理解して手順をシンプルにブラッシュアップさせて効率化するの繰り返し。
とどのつまり業務支援することで、一人一人が業務ではなくもっと仕事に注力できるようにするという、我が社のミッション『すべての人を、創造する人に。』につながってますし、他チームと連携しないとできないので私にはあっている仕事だなと思って日々奮闘しています。
業務支援かくありき
業務支援は、単なるサポート以上に、業務そのものを進化させたり、新しい視点を提供することが期待されている（はず）
皆さんの認知度が上がって、いつの間にかいろんな人と関わってじんわりと浸透し会社全体に貢献できるといいなと考えています。
手始めに気楽に気さくに業務について相談できるチームでありたいなって思っています。
「こういう業務ってどうにかならないですかね？」なんて思っていることを口に出していただけると嬉しいですし、一緒になって考えて一つでも改善に繋げたいと思っています。
ここまで読んでくれてありがとうございます。
業務支援チームのこと少しでも理解が広がったなら嬉しいです。
今は開発部門だけにとどめているのですが、実はSlackにhelpmeチャンネルを持っていたりします。ゆくゆくは部門横断できたらいいななんていう構想も持っていたりします。
うちのチームメンバーは話しかけてくれると喜びますのでお気軽に声をかけてくださいね！