GW明けのお仕事棚卸しにピッタリ。「100%タスク管理法」のご紹介
こんにちは。すぎやまです。
忙しい人・マルチタスクの人が、自分の業務効率を改善するのにピッタリの【100%タスク管理法】の勉強会を社内で行ったら、高評価で良かった。需要があればnoteにまとめます。
— すぎやまのぶひろ | commmune CMO・PMM | SuccessHub事業責任者 (@nobuhiro0704) April 25, 2022
こんなこと書いたら、いつもより多めのいいねをいただきましたので、新卒の広告代理店時代に、めちゃくちゃマルチタスクをこなしながらも毎日飲み会に勤しんでいた先輩から教わった「100%タスク管理法」をnoteに書き残したいと思います。先日、現職であるコミューンの希望メンバーに紹介したところなかなか好評でした。
100%タスク管理法とは
まず、よくある、ToDoリストのようなものではないです。
一ヶ月間の自分の業務の全容と配分を把握し、自分の中の100%以上の業務を持たないようにしつつ、流れでなく重要度で仕事に対する優先順位を決めるための方法です。
また、前月も自分は十分に労働している。よって未来に今より多くの労働時間を取ることはできないというスタンスの元、新しい種類の仕事が発生したときに、その仕事を現実的に進めるために何を諦めるのかを決める時にも役立ちます。
つまり、すでに忙しいけれど、気合と根性で新しいプロジェクトを追加でやりましょう。みたいなことを自制するためのものです。100%頑張っている人は、それ以上頑張ると倒れちゃいますからね。
どんな時に使えるの？
私が個人的に行っているのは、OKR策定後です。
OKRってだいたい新しいことのチャレンジ枠的な要素が盛り込まれるので、そのタイミングで今までのなにかを捨て去ります。
また、「何がなんだかわからないほど忙しくて困ってます」的な趣旨の1on1をメンバーから求められた時にワークショップ的に一緒にやると、メンバーもクリアになりますし、こちらの状況把握もできますので重宝します。
では、早速やってみましょう！（所要時間3-40分）
1.自分の月の労働時間の5%以上を割いている業務をひたすら書き出してください。
順不同で大丈夫です。めちゃくちゃ細かい業務まで書くとまとめるのが大変になっちゃうので、5%以上という縛りを設けてます。重要性とかで考え出しちゃうときりがないので「労働時間内シェア」にしています。これからやらないといけないことではなくて、今実際にやっていることのみにしてください。
OKRを設定している企業であればそれを見返したり、自分のSlack/メールのメンションを見返したり、カレンダーをざっと見返すとなんとなく自分の業務の全容が見えてくるはずです。
私のはあくまでもダミーでなんとなく書いたものです。
皆様、書けましたでしょうか？書きだしてみると意外と多いなーとか、こんなことしかしてないのか・・・とか色々な感想が出てくると思います。
ここで忘れているような業務はそもそも今後やめましょうｗ
2.(1)で書き出した業務に現時点で自分の労働時間100%のうち何％を使っているかを割り振ってください。
これは、必ず合計値を100%にしてください。
やってみると、「え、こんな大事な業務にこれしか時間使えてないの・・・」とか、「この業務に意外と時間使ってたな・・・」みたいなのが見えてきます。タスク間評価ですね。
これやると、忙しいことを自覚している多くの人が100%を超えちゃって、なかなか調整できないのですが、つまりはそういうこと（キャパオーバー）です。
3. (2)で算出した割合を見返し、本当であればどんな割合であるべきかを記載してください。
ここで、本来実行すべきだった時間の使い方を振り返りましょう。
このミーティングでなくてよかったな、とかこの仕事は〇〇さんにおまかせすべきだなとかそういった振り返りができると良いですね。
大体の人が、現在→理想で、分散が多くなるのですが実際は重点業務にそんなに時間を掛けられていないってことを意味します。
4. (1)で記載していなかった、本当は重要度が高いやるべき業務なのにできていないことや、新しく着手することになった業務を追加してください。
ここまでは、過去の時間の割り振りの最適化を行いました。ただ、このままでは、新しい業務や、全く行えていなかったことには対応できません。なので、0-1で着手しなければいけないことや、本来やるべきだった業務を追加しましょう。今までのプロセスとここを分けて行うことで、現状と理想を混同しなくて済みます。
なんかずっと議論しているけど進んでないな？みたいな業務や、重要度が高いけど緊急度が高くない業務などがここで入ってくるイメージです。
5. (4)で追加した項目も含めて、改めて全体の業務時間の割合を再考してください。
この時、必ず(4)で追加した「本来は重要度が高いのにやっていなかった業務」、「新しい業務」から先にポイントを割り振ってください。
こうすることで、言い訳できない状態を自分で作るとともに、「新しいこと」を遂行するために、何を犠牲にするかを考えます。
6.最後に(5)で作った100%の配分を、あなたが翌月働こうと思っている労働時間で割り戻してください。何に何時間使えるのかがわかります。
勤怠管理ツールで前月の労働時間を見て、営業日で割り戻したりすると現実っぽい数字が出てきます。例えばこんな感じ。
はい！お疲れさまでした。これで終了です。
こうすることで、リアルに各業務に何時間使っていいかが見えてきます。
実際にはこの時間配分のとおりになかなかならないとは思いますが、参考値として置いておくことで、また翌月の振り返りができるようになります。
下にスライドとスプレッドシートのリンクを置いておきます！
まとめ
みなさま、上手にご自身の業務を棚卸しできたでしょうか？やってみると、あれ、意外とそれぞれの業務に時間使えないな・・・と思った方も多いのではないでしょうか？
そんなときは、うんうん配分を悩んでいただいて、思い切って0にできる業務はないかも考えてみましょう。とにかく大事なのは、「今までも十分に頑張っているのであれば、新しく何かを行う際には何かを捨てないと行けない」ってことです。
これができないと、既存の仕事も新しい仕事も両方中途半端になってしまって成果が出せません。
マネージャーの方は、忙しそうだったり残業がちなメンバーがいたら一緒にやってみてください。あれ、こんなこともやっていたんだ？なんてことにも気づけたりします。
メンバーの方は、マネージャーに業務時間と配分を見てもらったりすると良いです。特にどんどん新しいことを振ってくるタイプの上司には一つの盾として使ってください。（クライアントワークだとあんまり意味ないかもしれませんが・・・）
手法自体は非常にシンプルなのですが、頭がスッキリするのでなんとなくずっと忙しい方や、重要なコトに取り組みたいが劣後してしまっていてモヤッとしている方はぜひ一度取り組んでみてください。
最後に
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最後までお読みいただきありがとうございました！
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