資料作成は納期から逆算してつくりましょう

こんにちは。

ご訪問いただきありがとうございます。

プレゼン資料や報告資料などの作成には必ず納期がありますよね。

納期を意識しておかないと、慌てて直前になって取り組むことになってしまいます。
その結果、納期前日に遅くまで残業してしまったというような経験はないでしょうか？

資料作成に限らず、仕事を進めていく上で納期の管理は必須事項です。

納期から逆算して、完成までにどの程度の時間、日数が発生するかを計画して見込んでおく必要があります。

こうした計画が無いと、現状でどこまで進んでいるのかがわかりません。

予定通り順調に進んでいるのか？

もしくはかなり挽回しないと間に合わないのか？

の判断がつかないのです。

このような事態にならないためにも、納期から逆算した大まかな計画を作成しておきましょう。

作成する上でのポイントは「できる限り簡潔に、時間をかけないで作成すること」です。

ざっくりと計画の進度がわかれば十分だと思います。

具体的な計画作成のしかたは次の通りです。

＜資料作成計画のつくりかた＞
１．作成に必要な作業を書き出す（手書きのメモなどで）
２．書き出した作業をエクセルなどで一覧表にして、順序を整理する
３．各作業に必要となる時間を概算で見積もる
４．各作業時間の合計を算出し、日々の作業時間に落とし込む

さらに他の業務との兼ね合いを考慮して、トータルで必要となる日数を計算しておきます。

このようにして資料完成までに必要な時間を確保しておくようにします。

いかがでしたでしょうか？

計画的に資料作成の準備を進めることで、締切り直前になって残業しないようにしたいですね。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。