資料の最終チェック、していますか？

みなさん　こんにちは。

今回は資料を作成した後のチェック方法についてご紹介します。

企画書などのビジネス資料を作成した際は、提出する前に必ず事前のチェックが必要です。

これは企画書に限らず、あらゆる資料に言えることですね。

例えば企画書の場合、ページ数の多い資料を作成していると、資料全体の流れがつかみにくくなってしまうことがあります。

このため、作成している途中で、自分が最初に考えていた流れの通りに作成できていないことがあるのです。そこで全体の流れが当初の想定通りになっているかをチェックする必要があります。

全体の流れを確認する方法はいくつかありますが、以下の３つがオススメです。

① サムネイル表示（一覧表示）で全体を表示して確認する
② 黙読でざっと読んでみる
③ 音読してみる

それぞれの方法の具体的なやり方は以下のとおりです。

① サムネイル表示（一覧表示）で全体を表示して確認する

パワポなどのソフトで作成しているのであれば、パソコンの画面上でサムネイル表示にして全体を眺めてみましょう。企画書のスライド全体を一覧表示して俯瞰して見ると、全体の流れを確認することができます。各スライドを眺めてみることで、大きな流れやスライド間のつながりに問題がないかをチェックできます。

② 黙読でざっと読んでみる

企画書全体を通して一度黙読します。ざっと黙読することで全体の流れに違和感がないかをチェックできます。その際には、紙に出力してチェックするのがオススメです。

③ 音読してみる

企画書に書いてある文章を、実際に声に出して通して読んでみるのも良いでしょう。読んでいく途中で言葉につかえてしまうような箇所があれば、修正が必要になります。読みにくい部分があると、読み手の思考を止めてしまうのです。そのような場合は、読みやすくなるように表現を見直しましょう。

この場合でも、できれば一度紙に印刷してからチェックした方がより確認しやすいです。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。