kintoneと複合機FAX連携でFAXのペーパーレス化

ちょうど総務課の複合機の入れ替えのタイミングで総務課長から「FAXの受信簿つけるのをやめたい」との相談が。それならいっそkintone連携機能も一緒に付けてペーパーレス化しちゃいませんか？と提案💡見事導入となりました。

FAX自体やめられないの？

そもそもFAX自体やめたらいいやんって思う人もいるでしょうが、こちらから送るのはやめれても、送ってくるのをやめさせるのは中々難しい。相手に取ってみたら、FAXで一斉送信できるのをあえてうちだけメールにして送るのは手間ばかり増えてメリットがない。
なので、受信したFAXを印刷せずに即デジタル化する方向で対応しました。

導入したもの

そんなわけで導入したのはRICOHの複合機と「RICOH カンタンドキュメント活用 for kintone(ファクス受信モデル)」。受信したFAXが複合機内のストレージに保存され、そこからkintoneに登録されるという仕組みです。
kintoneに保存されるため、それがFAX受信簿になるのでわざわざ手で書く必要はありません。そして、不要分は削除、法人内に回覧したいものはGaroonの掲示板に貼る等、一度も紙を印刷せずに処理できるのでエコです！

設定は大変？

複雑な設定は必要なく、リコーのクラウド設定のページで最初にkintone自体の連携設定をしたら、対象のアプリIDやそのアプリ上のフィールドコードを設定していくだけなので簡単！kintoneのアプリを作ったりプラグインの設定画面を触ったことがある人なら困らないはず。
（自分で設定するのが不安な場合はパートナー企業に依頼することもできるようです。うちの場合はMOVEDさん紹介されたのですが、「自分でできるやろｗ」ってツッコミが来るのが目に見えていたので自分でやりました🤣）

登録失敗した際に通知を受け取ることもできるので安心です。
（その場合、複合機本体にFAXデータが残っているので、必要に応じて印刷したり、kintone上に手動でレコード登録すればOK）

kintoneアプリ側は最低限の項目じゃもったいない

ただの受信簿じゃもったいない！
せっかくなので、kintoneアプリには処理状況と処理内容を記録できるようにしました。（処理内容は意外と定型の項目が多く、だんだん横に伸びていきました）
処理状況が完了以外のものの一覧を作っておくことで、溜まっているものが一目瞭然となるからか、稼働後1週間はチラチラ見ていましたがすぐに一覧から消えていく😆👍

JOYZOさんのPDFプレビュープラグインでダウンロードせずに内容を確認できるようにもしています👍

導入効果

現場からは以下のように概ね好評です✨

• 受信簿を手書きしなくてよくなった

• Garoonに添付するのにわざわざスキャナしなくてよくなった

• 不要なものを捨てなくていいのでエコ、無理に裏紙にして紙詰まりすることもなくなった

おまけ

このサービス自体の問題ではないのですが、ナンバーディスプレイの契約をしていないと送信元情報(送信元番号)が記録されません。どのみち番号だけでは分かりづらいので、受信元の会社名等を手入力する欄が必要となるからそんなに気にしなくて良いかも？
あと、送信元が原本の向きを適当に送ってくると逆さまだったり90度傾いていたりするので、PDFを加工する必要があります。これが結構多い😅（紙で受信した場合は見やすいように回転させてから手に取っていたので、相手が変な方向で送っているとか気にしたことなかったなぁ）

この機能を使う複合機ごとに月額で料金が発生するので決して安いというわけではないですが、FAX受信が多く、受信したものの処理にも手間がかかったり、他のFAXと混ざる、行方不明になる等で困っているなら一度検討してみるのもありだと思います。

リコーさんは他にも複合機のスキャナ機能とkintoneの連携や、複合機とクラウドストレージとの連携も出されているので、活用の幅が広がりそうです。