カレンダーPlusで職員健診管理

カレンダーPlus Advent Calendar 2020の7日目の記事です！

試用版しか使っていない上に、使ってたアプリも何か月か前に消しちゃってるのに、記事書きます！なんて言っちゃった無謀な男は私ですｗ

そんな状態で何書こうか悩んだのですが、ちょうど総務課が困っていた案件にkintone ＋ カレンダーplusがはまったのでそれを紹介してみたいと思います。

職員健診の管理

実は過去に一度職員健診の管理をkintoneでやろうとしたのですが、運用に至らなかった苦い経験があります(汗)
健診の管理業務は以下の３部署で業務内容も分かれています。

１．健診センター：健診の枠の決定、健診当日の対応等
２．総務課：健診枠の予約状況管理
３．人事課：職員の健診受診状況の管理

当時は健診センターに枠の作成・管理をさせて、各職場で予約を入れていく形でkintone + kViewer + FormBridgeで作ってみたのですが、kintone上で枠を作成するという作業に拒否感を示され、ちょうど別件で健診センターもバタバタしていたことから、この話は流れてしまいました。

今回、kintone ＋ カレンダーplusでやってみたのは、総務課の枠管理部分です。

総務課の枠管理作業

総務課での枠管理作業は何をしていたかというと、
１．健診センターから枠の日時と数を教えてもらう
２．エクセルで枠の表を作る＆印刷
３．各部署に空き枠を伝える
４．返事があった枠を埋める

日によって枠数が違うのであまりコピペで作業できるわけでもないので、結構手間がかかっていたようです。

作ったアプリとカレンダーplusの画面

作ったアプリはシンプル。
・予約枠として使うために開始日時、終了日時
・終日チェック用のチェックボックス（使わないからグループで隠す）
・色変え用の胃検査のラジオボタン
・誰の予約なのかわかるように職員名簿から氏名と部署をルックアップ
・ルックアップした部署と氏名をくっつけてタイトルに
カレンダーplusを使うのにほぼ最低限のフィールドです。

カレンダーplusの画面になると↓のようになります。

・ドラッグ＆ドロップで新規に枠作成できるので簡単！（枠作成のタイミングでは胃の検査が必要な人の予約が入るかわからないし、新型コロナの影響で基本は胃の検査がなしになっているので、初期値のままでOK）
・枠の色でどの検査用の枠か一目瞭然！
・時間しか表示されていなかったら空き枠ということで、空き状況もわかりやすい！（基本同時間に複数枠あるので、画像のようにマウスオーバーして内容をポップアップさせないと誰の予約というところまでは見えないですが）
・予約変更があればドラッグ＆ドロップで移動できる！
・紙の台帳探さなくていいから、総務課全員が状況をつかめる！

ということで、仕事中の片手間に作った割には総務課には喜ばれました♪

今後の展望

本来なら総務課が枠管理する必要もないので、健診センターでこのアプリを管理、人事の方には関連レコード一覧で職員マスタ上で健診履歴を見せるようにすればかなり効率化できるかなぁとは考えています。

各職員ごとにその年受けるべき健診が済んでいるか管理できるのがベストなのでしょうが、職員によって健診の回数が１～２回と違うので、そこが悩ましいです。中途入職や退職のこともあるので、krewDataで管理表を自動作成しても逆に漏れの原因になりそう・・・。
何か思いついて発表できそうなものが作れたらnoteか何かに書くかもしれません。

ということで７日目の記事は以上になります。
ご覧いただきありがとうございました！