Asanaで「カンバン」始めてみた
こんにちは😀 はじめまして。Asanaアンバサダーの丹羽です。
この記事は#AsanaTogetherJPアドベントカレンダーの投稿です。
2021年7月からAsanaを使い始め、2022年6月にはAsana社より取材を受けてこちらの記事にまとめていただきました。
今回の記事は、最近始めた「カンバン」が良かったので、カンバンの活動をまとめてみました。
きっかけ
～カンバン仕事術との出会い～
きっかけは、ふと参加したオンラインイベントで「仕事は間に合わせるものではなく流れるものだ」という一が書いてあると紹介されていたこちらの一冊を読み始めたのがきっかけです。
カンバンを始めたくて読んだのではなく、オンラインイベント内で紹介されていた「仕事は間に合わせるものではなく流れるものだ」という一文が気になったのと、「カンバンというトヨタが生んだものに対して、外国人がどのような内容の本を書いてるのか気になったから読んでみよう」という好奇心でこの本を手に取ってみました。
日曜日に第一章の30ページを読んですぐに、翌日からボードビューで「カンバン」を作り始めてました。
仕事のプロセスと進捗が今より理解しやすい形にできるかもしれないなと思ってすぐに着手です。
「カンバン」の活用対象は「緊急ではないけど重要な仕事」
何に対して「カンバン」の可能性を感じたかという話です。
Asanaを導入して以来、
ある程度決まったタイミングで決まったタスクを行う「ルーティン業務」は、プロジェクトテンプレートを使った効率化
他部門からの問い合わせや依頼の対応業務などの「突発的な業務の対応」はフォームとルールを使った効率化 を続けてきたのですが、
その「ルーティン業務」と「突発的な業務」の「タスク自体を見直す仕事」の進め方に「カンバン」が適してそうだ感じて、「カンバン」を作り始めました。
「タスク自体を見直す」というのは、今すぐに見直ししなくてもタスクは完了できているが、タスクの発生、進め方、完了方法を別の方法で効率的にならないか（例えば、新しいツールを使った既存業務の改善とか、突発的な業務をルーティンタスクに変換するための仕事など）ということを追求して改善する仕事で、「緊急ではないけど重要な仕事」です。
これまで、「緊急ではないけど重要な仕事」は新規プロジェクトを立ち上げたり、
とりあえずタスクを書いておくプロジェクトにあったり、元タスクと同じプロジェクトやサブタスクにあったりと、散らかっており
・何を動かしているかいろいろページを開かないと確認できない
・優先順位がわからない
・チーム内で情報共有が漏れそう
という事象を「カンバン」を使えば今よりよい状態になるかなと思いました。
（ちなみにカンバン仕事術の本は「緊急ではないけど重要な仕事」に限っておらず、ソフトウェア開発チームを事例にした仕事全般について記載されてる本です。）
「カンバン」の始め方
カンバンプロジェクトを新規で作成し、セクションで仕事の流れを可視化する
セクションを使って仕事の流れを決めていきます。セクションの命名の仕方や分け方は今でも悩んでますが、現状は下記の7つをボードビューを使って可視化します。
①思いつきをためる場所
②調査中
③作成中
④グループ内確認中
⑤🛠トライアル中
⑥🔊全面導入中
⑦🎉できあがり！
このセクションにしている狙いですが
・チーム全員が何がどういった状態かがわかること
・グループ内確認にすることで一人の知恵でなく複数人の知恵を活用できる（していいもの）であることの意識
・導入の仕方は、トライアルしながらすすめるのと、全面導入するものがあるものを意識
・導入して終わりではなく、導入した結果、振り返りして改善がないかを意識
しやすくするためにこの区分にしてます。
タスクを今のステータス毎に列に配置して優先順位が高いものを上に表示する用に並び替える
優先順位の可視化です。
優先順位「高」「中」「低」などの表示させることもできますが、表示を読んで理解するより、上にあるタスクのほうが優先順位が高いとしたほうが、手間が少ないのと理解が簡単です。
散らかったタスクは元のプロジェクトに紐づけたまま、「カンバン」のプロジェクトにも追加するだけでできるのもAsanaのいいところですね。
カンバンで表示するタスクの書き方を整える
タスクタイトルは「何をするか」というアクションを記載する。
タスクの説明欄は3点を簡潔に書く。（もしくは別のタスクがあればリンクを貼る）
・だれのなんのためか（目的）
・次のステップ（現状の取り組み）
・今後のステップ（完了までの残り）
だれが見ても分かりやすいように書く内容をそろえていきます。誰が見てもというのは他人を想像しやすいんですが、他人だけでなく未来の自分も意識して書きます。
サブタスクを基本使わないのはスクロールする動作を省略するためです。
カンバンの導入の効果 仕事のスピードがあがる
1プロジェクトの1画面に仕事をまとめるだけで1日目から頭がすっきりした感じがします。
セクションの調整とタスクの書き方を整理し続けると、散らかっていた時より「タスクを思い出す時間が減る」「進捗確認がしやすい」ので、「仕事のスピードが上がる」という改善しやすい仕事の場になりつつあります。
今後の方針 カンバン仕事術を読んで意識した2つ
見えないものは改善できない
Asanaに書くことは見える化の第一歩であり、タスクになってるだけだと使える情報になってない。見えていないことは何か、見えるようにするにはどうすればいいのかを常に考えて作ったカンバンを進化させたいなと思ってます。
完璧は目指さない
カンバンをするだけですべてを改善しようとせずにカンバンは一つの改善方法ということを意識して、カンバンをどう使うかどう壊すかを意志を持って取り組み続けようと思ってます。Asanaのプロジェクトをまとめる機能でポートフォリオ機能など、「カンバン」以外のまとめ方や進め方のほうががよい状況だと判断すれば積極的に別の方法をトライアルしてみることで現状を打破し続けたいと思ってます。
最後に
思ったよりこの記事を書くのに時間がかかりました。何度も書き直したり書き加えたりと、自分の文章力の欠如を感じた一方で書くことで思考が整理される部分もあるので文章を書く機会は増やしていこうかなと思いました。イメージ図とか画面キャプチャとかもっと使ったほうが分かりやすく仕上げられたかもと思うのでそれは次回の記事にします。