仕事が出来る人はメールの返信が早いはちょっとした勘違いがある
たまにビジネス系のツイートやハウツー本、それらを読んで鵜呑みにした若い社会人が言っている場面に出会ったります。
仕事の出来る人はメールの返信が早い
仕事の出来る人はレスポンスが早い
100％の間違いではないと思いますが、微妙に勘違いが入っていると個人的には考えています。
仕事が出来る人はメールの返信が早い訳ではない
以前、このようなツイートをしました。
時々「できる人はメールの返信が早い」という1文を見ることがあります。僕はこの1分に反対派です。常にメールが見られる状態で、即反応するためには何かに集中することが難しくなると思います。僕の考えは「できる人はメールを確認してから処理をするまでのスピードが早い」です。
— こまつ｜佐賀の崖っぷち社長 (@komatsu_sanim) July 24, 2021
誰しも経験があると思いますが、例えばPowerPointでプレゼン資料を作っているとき、徐々にエンジンがかかり気持ちよく資料作成が進んでいる時があると思います。あるいは、Excelで1つずつ順番に数字の入力をしなければならない時があると思います。
この状況の時、メールの着信音が鳴り、即レスをすることを想像したらどうでしょうか？その後の作業は一時的に効率が低下することが確実だと思います。自分の作業効率が落ちることがわかっているメールに即レスをするということを”仕事が出来る人”がするか？という問いは、「しない」じゃないでしょうか？
電話は同期型コミュニケーションツールなので同時に使用する必要があります。メールは非同期型コミュニケーションツールなので同時に使用する必要がありません。しかし、メールで即レスを極める、メールの即レスを求めるとなると同期型コミュニケーションツールとなり、話題の「時間のレイプ」「他人の時間を奪う」ツールに早変わりしてしまいます。
メール処理はメールが着信した時ではなく、スケジュールを設けたメール処理の時間内で行うことがベターだと思います。
メールのレスポンスが早いと処理が早いは別の話
出来る人はメールの返信が早いという一文の「早い」は何が早いのでしょうか？ここを読み解けていない人が多いと僕は考えています。
つまり、「早い」が指すのは出来る人が自身に届いたメールを確認してから、処理を終えるまでのスピードのことで、出来る人にメールを送った人が、出来る人から返信をもらうまでの時間が早いという意味ではないということです。
メール処理を行う時間を設け、メールを確認する、返信をする。または返信されたメールを確認し、アーカイブするなどの処理が早い。処理に迷いがないということを指しており、決してメールを送信してから返信メールが着信するまでの時間でないことをちゃんと読み解く必要があります。
僕がメール処理で大事にしていること
僕が出来る人と言っているわけではないですが、僕が大事にしていること、注意していることを書き出したいと思います。
・処理しないメールは既読にしない
・既読にしたメールは必ず処理する
・処理したメールは全てアーカイブ化し受信トレイから消す
・処理に時間を要するメールは既読にし受信トレイに残す
・1通のメールで複数作業または長期間（2週間以上）処理にかかるものはタスク化する
・メールを処理する場合は新しいものから処理する
以上のことを大事にしています。乱暴にまとめると処理したものは消し、処理できていないものだけ残す。長期間処理ができず忘れる可能性のあるものはタスク化する。
「消す」と表現していますが、目の前からという意味で削除は基本行いません。万が一、裁判などに発展する場合、メールはエビデンスになるので削除は基本的にしません。
今後のメールについて思うこと
今後はメールがもう少し衰退して、チャットが基本になると思います。言い方に語弊があるかもしれませんが、1つのチームとしてプロジェクトに参加している場合や、懇意にしているクライアントとの連絡はチャットが中心となり、そこまでの深い繋がりにならないクライアントとの連絡手段がメールになると考えています。
仕事量で考えると圧倒的にチャットが多くなりますが、現在のチャットの仕様では依頼やタスクが漏れる可能性が高いので、今以上に依頼事項やタスクをしっかり管理しなければ仕事が漏れる可能性が高いと思います。
現在、弊社で利用しているメールクライアントのsparkはメール機能とチャット機能が1つになっており、またto doリストの管理やカレンダーとの連携も可能なのでおすすめのアプリです。
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