仕組化を促進するために理解すること
形だけの仕組化がビジネスアジリティを低下させている
ビジネスの現場では、「仕組化」の重要性がますます増しています。
特に、企業の成長と効率化を目指す経営層や人事の意思決定者にとって、仕組化は避けて通れない課題です。
しかし、仕組化をするうえでポイントを理解せずに仕組化してしまうことは企業としてビジネスアジリティを低下させ、将来的な競争力を失う要因になります。
失敗してしまう理由と仕組化する際のポイントを押さえて促進する手立てを打ちましょう。
仕組が機能しない要因
現場の抵抗感
既存のやり方に慣れている従業員は、新しい仕組みに対して抵抗を示しがちです。
変化を恐れる心理や、手間が増えると感じることが主な要因です。
不十分なコミュニケーション
仕組化の目的やメリットが明確に伝わっていないと、現場はその必要性を理解できず、導入に消極的になります。
大きなプロジェクトにして作り上げましょう！
過度なカスタマイズ
各部門ごとに細かくカスタマイズされた仕組みは、全体としての一貫性を欠き、品質が落ちてしまったり業務管理が複雑になります。
各人の業務プロセスがそれぞれ違うためシステム化や新人教育を阻害する原因ともなります。
不必要な思考の余地
作られた仕組みの中に不必要な思考の余地が存在していると、業務の効率が低下し、従業員が混乱する原因となります。
仮に従業員がこなせたとしても個人の思考に依存した業務プロセスは完全に属人化してしまうことになります。
さらには自分でプロセスを作った！という自信はブラッシュアップを拒み、変化を受け入れたくないと考える要素にもなります。
プロセスの分解不足
業務プロセスが十分に分解されていないと、仕組化が進まず、全体の流れが見えにくくなります。これにより、問題点の特定や改善が困難になります。
仕組が機能せずに負の遺産となっている
仕組みが適切に機能していない場合、ビジネス環境変化やサービスのアップデートを行う場合に変化を加えることが困難になります。
なぜなら必ずそこに属人性が生まれているからです。
「あのひと何やってるかわからないけどいないとこまるよね」という人が会社にいませんか？
それはおそらく過去の仕組みを作った人がポイント抑えずに業務設計したことが要因だと考えられます。
最低限意識すべきポイントは以下の通りです。
仕組化する際のポイント
目的とメリットを明確に伝える
仕組化の目的と、その結果得られるメリットを具体的に伝えることが重要です。
例えば、業務効率の向上やミスの減少、従業員の負担軽減、生産性向上による賃金ベースアップなど、具体的な成果を示すことで理解を得やすくなります。
現場の声を反映する
仕組化のプロセスにおいて、現場の意見を取り入れることで、導入後の運用がスムーズになります。現場の実情を理解し、それに応じた改善を行うことが重要です。
段階的な導入
一度に全てを変えるのではなく、段階的に仕組化を進めることで、現場の負担を軽減し、スムーズな移行が可能となります。
思考の余地を排除する
仕組化においては、不必要な思考の余地を排除することが重要です。
チェックリストやテンプレート、標準業務手順書（SOP）などを活用し、業務が自動的かつ効率的に進行するようにすることで、従業員はルーチンワークに思考を割くことなく、クリエイティブな業務や付加価値の高い業務に集中できるようになります。
プロセスの細分化
業務プロセスを細かく分解し、各ステップを明確にすることで、全体の流れが見えやすくなり、問題点の特定や改善が容易になります。
弊社ではタスク・サブタスクにまで分解して1フレーム（動作）ごとにマニュアルを作成しています。
これにより、仕組化が効果的に進むとともに、効率的な業務運営が実現できるとともに将来的な変化（業務改善やDX）が容易になります。
まとめ
最重要なのは仕組に思考の余地を作らないこと
仕組化の本質は、「仕組に思考の余地を残さないこと」です。
つまり、業務が自動的に、そして効率的に進行するようにすることです。
これにより、従業員はルーチンワークに思考を割くことなく、クリエイティブな業務や付加価値の高い業務に集中できるようになります。
結果として、全体の生産性が向上し、企業の競争力が高まるのです。
結論
仕組化を成功させるためには、現場の抵抗感を理解し、適切なコミュニケーションと段階的な導入を心がけることが重要です。
また、「仕組に思考の余地はいらない」という理念を徹底することで、効率的な業務運営が実現できます。
経営層や人事の意思決定者は、この視点を持って仕組化を推進し、企業全体の成長を目指していきましょう。
