Slackワークフローで退職ヒアリングを効率化した話

まずは退職フローを標準化した

入社と違って退職フローは始まり方がまちまちです。
やるべきタスクは決まっていても、フローの標準化をすぐに構築できず、長らく属人的に進めてきていました。（つまり私次第）

2年ほど前に「退職を申し出るところから退職日まで」の流れを
①退職者用　②退職者の上長用
の2パターンに分けてTeachme Bizでマニュアル化。全社員がいつでもみられるようになりました。

退職フロー標準化のために行った３ステップ

３ステップ
１）退職に関して起きること・その関係者を時間軸に沿ってすべて書き出す
２）１を登場人物ごとの軸で整理する（退職者、退職者の上長、労務担当）
３）２をTeachme Biz化する

３は、「２をビジュアルで見えるマニュアルにして、クラウド上で社内共有する」という意味になります。Teachme Biz のマニュアルになっている状態が社員にとってもっとも伝わるスタイルになっている弊社です。

さて、フローとタスクの可視化ができたところでずいぶん効率化できたのですが、次に私がやりたかったことは退職ヒアリングの効率化です。

退職ヒアリング、実はけっこう大変

退職１～２か月前に、退職者と労務担当である私で、30分間の退職オリエンテーションを行います。そこでは私が退職者に事務的なことを伝えたり、必要な書類があるか聞き取りをしたりします。けっこう短い時間です。できれば退職者の方とできるだけたくさんこれまでの思い出とか話したいからタイピングする時間ももったいない。

また、オリエン後にヒアリングした内容を、体裁を整えてから関係者にメンションしつつ素早く共有するというタスクが次に待っています。
これが案外手間がかかるため、うっかり共有まで時間を要してしまい関係者に迷惑をかけている気がしてストレス。

ある程度型はあるもののこれを書くとちょっと時間を使います。
（ヒアリング時の漏れも追加で聞いてるし…）

ヒアリングをメモするのと、共有するのにかかる労力を減らしたいんじゃ！

退職はそう頻繁にあるタスクでもないし、困りレベルもそこまで高くなかったのでこのストレスに向き合っていなかったのですが。。。。
ある日突然思い立ち、管理部の効率化請負人 ビジネステクノロジーグループに「叶えて！◯◯さん！」と題し私の実現したいことをSlackでメッセージして退勤。すると、翌日「あんたの夢かなえたろか」絵文字とともに「Slackワークフローでやりましょう」と返信があったという社内ミラクル体験。

実現したいこと
１）ヒアリング内容に対して、ポチポチとするだけで回答できる
２）終わったらSlackのプライベートチャンネルに自動ポストされる
３）それをコピペするだけで、共有完了したい
４）関係者のメンションも既に設定できていたらいいな

夢の「退職ヒアリングワークフロー」誕生

退職オリエン中に「退職ヒアリングワークフロー」を呼び出し、退職者と一緒に確認しながらポチポチするだけであら不思議。

これが自動で生成されました！
確認してほしいTeachme Bizのマニュアルのリンクまで既に貼れている状態で「コピペどうぞ」と言ってくれているじゃないですか（涙）。
このまま、退職者とやり取りしているプライベートチャンネルにコピペするのでヒアリング内容の共有までタイムラグなし。ありがとうございます。夢叶いました。私が自分でワークフロー編集もできるようにしてもらい、今後のアップデートも問題なし。

まとめ

・フローの整理をするならまずは書き出す（原始的だけどやっぱり効果的）
・フローを伝えるならビジュアル化とステップ化
・忙しさにかまけず、じんわりと困っていることに向き合ってみる
・やりたいことは書き出す（原始的だけどやっぱりやっぱり効果的）
・「これをやりたい！」と声を上げると、協力してくれる人がきっといる
・新たに得た知識で、さらに業務を効率化できるようになる

労務業務の効率化は、自分の業務のためだけじゃなく、その先にいるメンバーみんなのハッピーにつながっていると信じて。今年も労務業務に邁進する所存です。