150名の勤怠が1営業日で締まり続けているベンチャー企業がしている５つのこと
労務のAdvent Calendarの20日目の記事として投稿します。
スタディストで労務を担当しているたなかです。
現在、約150名の勤怠を毎月見ています。
第1営業日に締めて、第2営業日にチェックし、第3営業日には社労士さんにトスします。いたって「普通」なスケジュールですね、はい。
勤怠締めオペレーションの「普通」って何だ？
スタディストは、この10月から業務効率化のサポートと労務ルーティン業務のアシスタントをGOZAL Teamsさんに依頼しはじめて、現在新オペレーション構築の真っ最中。勤怠締めと給与支給のルーティン業務も今月で3回目になったところです。そんなある日、GOZAL Teamsさんに「この規模 且つ ひとり労務の会社でこのスピードと正確性は普通じゃないと思いますよ」と言われて私は衝撃を受けました。
一般的な労務業務をわかっている社外の人に、スタディストの労務オペレーションを評価してもらう経験がこれまでなかったので、相対的に比較して自社の現在地点を認識することができていなかったんですね。
それが、たくさんの企業の労務と接してきた百戦錬磨のプロフェッショナル労務＝GOZAL Teamsさんに太鼓判を押してもらうことができたわけです！これはもう『姉さん、事件です』ってお手紙書きたいレベルの大事件。（例えが古いけど気にしない）これまで猛烈に走ってきただけだったけど、方向は間違っていなかったんだなと思えた出来事でした（小躍りする絵文字）。
勤怠を華麗に締めるためにしている５つのこと
ただ突っ走ってきただけなのに…ではあるのですが、月初は入社もあるので勤怠の締めにかける時間は最小限にしたいという思いから、数年かけてありとあらゆる工夫を重ねてきていることは事実なので、本日はそれを書き出してみます。
１．会社の成長ステージに合ったツールを使う
２．とにかく勤怠に関するすべての作業をマニュアル化
３．月に2回の仮締めタイミング
４．月末のアナウンス
５．締切を守る人がリスペクトされるカルチャー
１．会社の成長ステージに合ったツールを使う
最初に勤怠システムを入れたときの社員数は約15名。
フレックス制、テレワークは日常という会社のワークスタイルに合っているか、サポートへの問い合わせやすさ、でTouch on Timeを選びました。
管理者目線ではとても使い勝手がよいツールです。かゆいところに手の届く機能も多く、人数が多くなっていっても全く問題なく使えるはずです。
今年8月、社員数約140名のタイミングで今後の社員数増加を見据えてTeam Spiritに切替を行いました。Slackのコマンドを使って打刻を行えること、スプレッドシートで毎月作成していた勤怠に関するデータ集計をダッシュボード上で自動生成できることが選定の理由です。また、同じ管理部内のビジネステクノロジーユニットがシステム面のサポートを全面的に請け負ってくれる環境があったことも大きいです。Slack打刻のラクさは偉大です。
社員数は増える一方なので、打刻漏れ・ミスをひとつでも減らすことが勤怠締めのスピードアップにつながることを実感しています。勤怠ツールを選ぶのに最も大事なことは「社員みんなが打刻しやすいかどうか」という本質にたどり着いた感のある2021年でした。
２．勤怠に関するすべての作業をマニュアル化
スタディストは、自社サービスである Teachme Biz でありとあらゆる業務をマニュアル化しています。Team Spiritの使い方だけでも、メンバー用、管理者用、労務担当者用合わせて20本以上。「有休」「振休」「月次締め」など知りたいワードで検索するとそれに合ったマニュアルを見つけられるので、それを見ながら手順通りにTeam Spiritを操作すればミスなく申請完了となる世界を構築しています。他にも、勤怠に関する社内ルールもTeachme Biz化していつでも誰でもアクセスできるFAQ的な存在となっています。
３．月に2回の仮締めタイミング
月末の締めに向けて、毎月15日と25日に仮締めをしています。
このタイミングで勤怠にエラーがある人、承認完了していない申請がある管理者をピックアップ。Slackの＃労務アラートチャンネル で対象者をメンションしてお知らせします。月末の締め時にまとめてエラーを知らせるとかなりバタつくので月中にやっておこうという工夫です。月中なら対応が数日遅れても問題ないですからね。このルーティンを始めてから2年経ちましたが月次締めのスピードアップに非常に有効でした。
ちなみに、対象者のピックアップもTeam Spirit導入に伴って自動化できた部分です。
４．月末のアナウンス
全社員にとっての月末ルーティンであることは確かなので、おそらくなにもしなくても皆粛々と月次締め作業をしてくれるものだとは思うのですが…
月に1度、労務担当者としてコミュニケーションのチャンスと思い、「今月もお疲れさまでした！」というメッセージを添えて勤怠締めスケジュールのお知らせをSlackの全社員用チャンネルにポストしています。
５．締切を守る人がリスペクトされるカルチャー
これは労務だけのことではなく、会社全体の雰囲気の話です。
スタディストのメンバーは真面目で誠実に自分の役割に向き合っている人ばかりだと私は思っています。そして、誰もが自分以外の仲間がしている仕事に対してリスペクトすることができる人たちです。
管理部門からのお願いに関する期限を守れない人も非常に少ないですし、提出物の内容が正確であることもスタディストの特徴です。
これでもかとマニュアルを準備しておく・たびたびアナウンスする等、管理部門メンバーの執念もあるとは思いますが、、私は今のスタディストのカルチャーのおかげだと思っています。相手の仕事を尊重できる人＝締切守れる人→締切守れる人もリスペクト！(←少々飛躍）。
勤怠が早く締まるために必要なことのひとつに、会社のカルチャーがあるということに、これを書いていてい気づくことができました。
まとめ
●スピードアップ → 月中のアラートで下ごしらえ
●正確性アップ → 申請作業を確認できるマニュアルをたくさん用意する
●打刻環境アップ → ツールの見直しも検討してみる
●労務への関心アップ → 月末アナウンスでコミュニケーション
これらの積み重ねで、現在は人数が増えてもあたふたしないどころか、ますます効率化が進んでどんどん楽に早く勤怠が締まっていくと思います。スタディストもまだまだ進化していきます！
1月は月初にお休みがあるから勤怠締めるの大変な月ベスト3のひとつです。
労務の皆様がんばりましょう～。良いお年を。
労務業務のマニュアル化にTeachme Biz は相性がとっても良く、おすすめです
今後労務でのリアルな活用方法も紹介していきます。ご興味ある方はたなかまでご連絡ください！