OneDrive for Businessでフォルダを共有設定した話
2021/05/30更新 タイトルを「OndDrive for Businessで共有設定した話」から変更。
簡単な共有
OneDrive for Businessを開き、共有したいフォルダの上にカーソルを乗せる手出てくる下記の赤い部分をクリック
下記の画面で、「リンクのコピー」で相手にリンクURLを送るか、「Outlook」でメールを送るかで共有は可能。
今回は赤丸部分をクリックして設定を見てみる
共有に条件をつける
上記の赤丸部分をクリックすると以下の画面が出てくる
デフォルトは以下の設定であるため、リンクさえ知っていればずっと編集もできてしまうので危険
「このリンクを使用できる対象ユーザー」の設定
・リンクを知っているすべてのユーザー
文字通りそのまま
・リンクを知っている（ドメイン）のユーザー
同一ドメインに参加しているユーザーだけしか共有できない設定
外部に送り間違えてもアクセスできない。
・既存アクセス権を持つユーザー
共有されている上位のフォルダで既に権限があるユーザのみアクセスが
可能。ファイル数がある共有フォルダの中で特定のファイルを改めて共有
する場合が想定されていると思われる。
・特定のユーザー
アクセスできるユーザを絞って共有できる
「特定のユーザー」に送ってみる
メールアドレスを入れて送信
以下のメールが届いた
いざ開いてみると以下のメッセージが「コードを送信」
なるほど、こうやって「特定ユーザ」を制限するわけね
相手には再度以下のようなメールが届く。
無事ログインできた。
今回はメールでリンク送信したが、リンクだけ渡してもメール宛に認証コードが届く。
やむを得ないけど、メールが分からない相手にはできない。
複数の「特定ユーザー」相手に送った場合の動き
「特定ユーザー」で送った場合、クリックしたら、自身のメールアドレスに対して確認が表示された。もし、複数人設定した場合はどうなるのか。
今回は「リンクのコピー」でやってみた。
すると、メールの入力からとなった。
編集権限を確認する
リンクで入ったユーザで権限を確認する。
アップロードは可能、アップロードしたファイルも既存ファイルも内容の変更と削除も可能。
その他の設定
・編集を許可する
そのまま、外せば読み取りのみとなる。
下記については「リンクを知っている全てのユーザー」設定のみで使用することができる。
・有効期限の日付を設定
期限の日を超えるとアクセス不可となる
・パスワードの設定
アクセスの際にパスワードが必須となる。
パスワード設定の動きを確かめてみた。
以下で共有してみた。
ログインにパスワードを聞かれる
「その他の設定」において途中で変えられるのは？
「有効期限」、「パスワード」は変更可能。「編集」権限についてはチェックありでもなしでも変更する場合はリンクの作り直しになる。
「有効期限」は変更できるので、「期限過ぎちゃいましたー」という要望には対応できることがわかった。
リンクの解除
使用後はきちんとリンクを解除しておかなければならない。
下記の赤丸部分をクリック
下記の赤丸部分をクリック
下記の「×」で共有解除
共有が無事「プライベート」になったことを確認
「特定のユーザ」のリンクの解除
アクセスの管理を開き、赤丸をクリック
ユーザ毎に「×」をクリックで解除
アクセスしようとしても以下の表示になる。
終わりに
以前共有したリンクでゲストユーザでは削除できないという話があり、その検証のついでに記事にしてみた。
最初は短い記事になると思っていたが、記事を書いている途中に疑問がどんどん出てきて実に勉強になった。
ゲストユーザで削除できない問題は結局謎だった。
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