【無料ツール】小規模ボランティア組織のコミュニケーションツールについて

こんにちは。 

今日はNeighbourFoodのコミュニケーションについてです。

昨年の教訓...今年の改善...

「ボランティアや○○支援団体を作る」みたいな話はだいたい竜頭蛇尾になる。 これは去年痛感したこと。

昨年の夏も、実はAtsukiと違うプロジェクトのようなものを回していた。 お酒が入ると...プロジェクトの初期は盛り上がる。でも....as long asやifがたくさん。。。。 その反省を生かして、NeighbourFoodでは、各種ツールに求める役割を明確に定義して運用しています。 どこで何やってもOKにすると、運用が属人的になり「どこに何があったっけ」というアンハッピーな状態が頻発して、 「探すのめんどくさいのでまた今度」という明日の自分に期待する感じになってしまうので。 （明日の自分は明後日の自分に期待しがち）

内部のコミュニケーションについて

世の中には無料で使える便利なツールがたくさんあります（ありがとうございます）。 参勤交代するためには昔は歩くか馬とか牛に乗るしかなかったですが、 今わざわざ自分の家から東京に行くのに歩く人っていないですよね。電車乗りますよね。荷物を京都に送るにのに、飛脚を使わないですよね。普通送りますよね。

それと同じで、使えるツールを調べて、各ツールに求める役割をしっかり定義すると、 少なくとも団体/社内のコミュニケーションは楽になるのではないでしょうか。

NeighbourFoodでは、以下のツールを使っています。

無料ツール

Slack

テレワークの推進で使い始めた方も多いのではないでしょうか。大学のゼミなどでも使っている例があるとも聞きます。 Slackの基本的な使い方はGoogleに聞いてみればわかると思うのですが、NeighbourFoodでは、 議論するべき点ごとにチャンネルを作っています。言い換えると１チャンネルで話すべき論点は１つのようにして、 後から議論の詳細やログを追いやすいように心がけています。

今いる3人のメンバーが全員、自身の休みとか隙間時間を使って各々自律的に作業を進めているので、 LINEのような話していることが流れていってしまう形のコミュニケーションは使っておりません。

GitHub

今のところ、コードを書くとかの作業は発生していませんが、資料とかこのnoteの記事もmarkdownで下書きして、 GitHub上でversion管理をしています。実際問題、資料を保管する場所を１つ決めてしまえば、 Google Driveでも、GitHubでもbacklogでもredmineでもなんでも良いのですが。。。

他社/行政の方とのミーティングの議事録などもなるべく即日にあげるなどルールを決めて、URLを共有するようにすれば、 ミーティングに参加できなかった人のフォローもバッチリです。それを前述のSlackに貼り、議論しています。

Google meet

気軽な相談や会議はGoogle meetで行なっています。Zoomの無料版は40分制限があるので、 あまり使用していません（そもそも40分以上の会議をしないのであれば、気にする必要はありません）。

Google Spreadsheet

食糧管理や食料希望の連絡ツールはGoogle SpreasheetとGoogle App Scriptの組合せで運用しています。 個人的にはエクセルよりも使いやすいと思っていて、例えば食料希望者の方にQRコードを発行→送付→当日受渡時に読み込んで受付.... のようにすれば、前のnoteで触れた受渡しまでに時間がかかる問題も多少は改善するのではないでしょうか。

しかもすごいのがこれ全部、Google Spreadsheet上でできるのです。

Google Document

ブレストなどをオンラインでやるのは難しいです。そこで比較的役に立つのがGoogle Documentだと思っています。 簡単に構造化したアイディアをバーっと箇条書きベースで書き出し、そこに疑問点を「コメント」機能を用いてやりとりしています。

誰かだ何かをコメントすれば、通知が届くので、歯を磨いている時間とか電車を待っている時間でも、 意義のある議論ができます。スマホでも十分に仕事ができるのだな、とびっくりしてしまいます。

その他Webページ系

公式HPはGoogle Siteで、ブログ的な文章はnoteで、SNS系はfacebook pageやinstagramのアカウントを作成しました。 今はほとんど更新できていませんが、本格的に活動していくにしたがって、いろいろ情報発信していきたいところです。

有料ツール

NeighbourFoodは（今のところ事業でもないので）お金を使うことについて、比較的シビアです。 今のところ、お金を使ったことは下記のみです。

メールアドレスのドメイン取得

@neighbourfood.jpのドメインを購入しました。 このおかけで、僕たちはhogehoge@neighbourfood.jpのアドレスを使用できています。 ccに他のメンバー入れて、外部の方にメールをしても一目でNeighbourFoodのメンバーとわかるのが利点です。

まとめ

実は月に一回くらいは対面でミーティングをして、お互い近況とかを話しているので、もしかしたら飲み代課金が一番重いかもしれません。 信頼関係がベースにあると、ガチガチに進捗報告などをしなくても、ツールに課金しなくても、 世の中に公開されている無料のツールを活用することで、小規模なボランティアベースのプロジェクトは回っていくのかもしれません。

NeighbourFoodの活動をする上で「無理をしない」ということを大切にしています。 便利なツールを上手に使って、世の中に価値を生み出したいところです。