「帳簿」「書類」保存の現在・未来

新型コロナウイルス感染症の新規感染者数が連日増加の傾向にあり、
第二波、第三波が非常に心配です……。
一刻も早くワクチンが開発・普及されることを心より願っております。

緊急事態宣言が発令された４月頃から、
お客様に「税務監査をリモートで行うことは可能でしょうか？」という
ご質問を多くいただきます。

答えは、半分「イエス」で半分「ノー」です。

弥生会計などの会計データや、
その元となる「帳簿」「書類」を“電子化”し、
メールなどで共有いただければ、
Ｗｅｂ会議システムや電話のやり取りで
リモート監査を行うことは可能です。

しかし“電子化”に対応しているお客様はごく一部です。
電子化がなかなか進まない理由は、大きく２つあります。

［１］『電子帳簿保存法』の適用要件が難しく、導入できない。

『電子帳簿保存法』とは、端的に言うと、
税務署に事前（適用を受けようとする事業年度の３ヶ月前の日まで）に
届出を提出することにより
「帳簿」「書類」を電子データとして保存することを認める法律です。

「帳簿」とは、売上帳・仕入帳などを指し
「書類」とは、決算書類や納品書・請求書などのことを指します。

一見とてもわかりやすそうな制度ですが
「スキャンによる保存が認められない」「原本の破棄が認められない」
「領収書などの保存に関して上限金額（３万円）が設定されている」など、
実務に即した内容とは言い難かったため、
これまであまり普及していませんでした。

しかし、度重なる改正により上記のような規制は緩和され、
それに即した形でＩＴ技術も進歩し、
現在では、より取り組みやすいものとなってきています。

［２］上記の理由により結局は「紙」で保存しておく必要が生じ、電子保存（スキャンやＰＤＦ化）することが二度手間となる。

確かに『電子帳簿保存法』の適用がない場合、
二度手間になってしまいます。

しかし、今回の持続化給付金の申請などに見られるように、
未訪問型の手続きが推奨され、
その動きは今後増々進んでいくことが予想されます。

「帳簿」「書類」を電子保存しておき、
必要な時にすぐに取り出せるようにしておくことは、
今後、経営を行う上で必要不可欠な情報管理の手段となります。

また、ＰＤＦデータにおける課題だった
「検索がしづらい・できない」という点についても、
最近ではＰＤＦの文字を認識する機能が付いた高速スキャナーなどを
比較的安価で購入できるようになってきています。

弊社でも試してみたところ、
おおむね７割程度の文字が認識され、検索もできました。
「紙の実物を確認した方が早い」という点も
改善されてきていると感じます。

「帳簿」「書類」の保存は、
法律により７年（あるいは９年または１０年）と定められており、
そのスペースの確保に頭を悩まされている
経営者の方は多いのではないでしょうか？

『電子帳簿保存法』および「帳簿」「書類」の電子保存は、
導入を即決できるほどの環境が一般的に整っているとは
現時点では言い難い側面もあります。

しかし、導入を検討すべき準備段階には入ってきており、
今後の経理・事務業務においては重要なキーワードとなりますので、
ぜひご留意いただければと思います。