デザイナーのファシリテーション【基本のき】
デザイナーのカワシマです。ネクストビートでは複数プロジェクトについての他職種との会議が毎日行われています。今回は会議のファシリテーションについて、私の失敗と学びから備忘録も兼ねて記したいと思います！
💥会議で起こしてしまった4つの失敗
以前、自分がファシリテーターを行った会議で失敗しました。
1️⃣ 決めるべきことが決まらない
2️⃣ 時間が足りない
3️⃣ 伝えたいことが伝わらない
4️⃣ 会議後プロジェクトが進まない
👀原因はファシリテーションスキル不足
ファシリテーターは、会議の進行役だけを指すものではありません。目的を持った複数人のメンバーが成果を最大化できるようにアシストするのがファシリテーターの役目です。当時はそれができていませんでした。
基礎的な要素が考慮できていなかったので、この記事下に記した書籍も参考にチェック項目としてまとめてみました👀✨
✅生産性の高い会議ファシリテートのチェック項目
✔️会議前にすべきこと
起きている課題、話すべき議題について事前に整理をする
どの課題についてどのような結論を得たいか明確にする
あらかじめ必要な資料は作成し共有しておく
自分の頭の中で当日の流れをシュミレートする
誰かと一緒に予行演習する
✔️会議中にすべきこと
冒頭で会議の背景、目的、流れとゴールについて認識合わせをする
全員1回は発言できるように配慮する
みんなに見えるように議事メモを取る
結論を明確に確認する
結論を出せないものはどのように結論を出していくかの宿題を明確にする（担当者、方法、期日）
✔️会議後にすべきこと
できるだけ早く議事録（決定事項と宿題）を共有する
参加できなかった人に、内容をフォローする
宿題が進んでいるかを確認する
主要な関係者に、なにか違和感や注意点がないかを確認する
できるだけ早く次の会議の準備をする
💡【おさらい】会議中起こした4つの失敗
もう一度冒頭で触れた失敗について、どのようにすれば防げたのかおさらいです👀
1️⃣ 決めるべきことが決まらない
会議中すべきことの「結論を明確に確認する」「結論を出せないものはどのように結論を出していくかの宿題を明確にする」ができていなかったためです。会議中に浮上した疑問はその場で結論を出す。結論を出せないものはいつまでに誰がどのように結論を出すかを明確にする。これらを徹底することで解決です。
2️⃣ 時間が足りない
会議前にすべきことの「どの課題についてどのような結論を得たいか明確にする」ができていなかったためです。ファシリテーターが、どの結論を結論得たいかを明確にして会議に臨むことで解決します。逆にこれができていないとその場にいる全員の時間を無駄にしてしまうことになります。
3️⃣ 伝えたいことが伝わらない
会議前の準備に尽きる課題です。「あらかじめ必要な資料は作成し共有しておく」「自分の頭の中で当日の流れをシュミレート」「誰かと一緒に予行演習する」。事前に自分が伝える内容を俯瞰することで、会議当日に自分が伝えることと相手に伝わることのズレを最小限にします。
4️⃣会議後プロジェクトが進まない
会議後の「できるだけ早く、議事録（決定事項と宿題）を共有する」「できるだけ早く次の会議の準備をする」対応不足です。スピード命で直後に次の仕込みを行い、自分だけで情報を抱えないようにします。
💡結局はどれだけ準備して会議に臨んだか
準備とは単に準備にかけた時間や資料の多さではなく、目的を見据え内容を整理する手順の綿密さです。ファシリテーターは参加する方々の時間を背負うつもりで、会議の時間を価値あるものにしなければなりません。
まだまだこれらは基礎中の基礎ですが、これらを当たり前にしてもっと生産性の高い会議を目指したいです。
読んだいくつかの本ピックアップします。他にもいい本あれば教えてください〜！