サービスの仕様変更に備えるためにやったこと

はじめに

新米情シスなっちです。毎日大変ですが楽しくやってます（多分）
使用しているSaasの大規模な仕様変更は滅多にないので、行ったことをつらつら書きます。備忘録です。
同じような場面に遭遇した場合に参考にしていただくと幸いです。

どの立ち位置のSaasが仕様変更になったか

結論：ファイルやフォルダを管理・共有するサービス
主な変更点：フォルダ構造の変更
どれくらいの規模で仕様変更されたかは過去の記事を見てください
個人的には簡単な仕様変更ですが、現場にとっては影響度が高いものと考えています。

事前にしたこと

始める前に『諦める』

ふぁーーーー仕様変更となりますよね。わかります。
けど諦めましょう。諦めると前に進めます。諦めって肝心だとおもいます。
めったにない機会なので「経験値イベントだ！」楽しめるとなおよしでしょう。

①仕様変更する部分を大雑把に把握

一般的ですが、仕様変更する部分について変更前と変更後にどうなるかを大雑把に把握する作業が必要です。細かい部分については後の運用への影響を考えるときに詰めていきます。
今回：フォルダ構造の仕様変更、新フォルダの追加・管理機能の変更

②いつまでにしないと行けないかを把握する

これも一般的ですが、いつまでにやらないと行けないかを把握します。
スケジュールを立てるときは〆から逆算するとうまくいく気がします。

③影響する範囲を大→中→小で整理する

影響する範囲を自分がわかる範囲でいいので大きいところから書いて行きましょう。すべて同じ影響度で考えると死にます
今回はフォルダの構造変更なので
■大
・フォルダの見え方が変わることで混乱する
・同期が大量に発生するのでネットワークが混雑する。多分仕事できない
■中
・ソフトの作業先が構造の変更で正常に動作しなくなる
・構造の変更でフォルダへのショートカットが使用できなくなる
・同期中にフォルダを触り競合する可能性がある
■小
・最上位階層でフォルダが作成できなくなる
・新しく個人名フォルダが作成される。フォルダ名はsei mei
と分けられます。

④影響度からやることを整理する

③で出した影響度からやることを整理しましょう
このときに現場へのヒアリングもします。仲がいい人に少し時間をもらって説明・確認するとなおよしです。人脈って大事
今回は以下の様になりました。
■実行日：１ヶ月後　金曜日夜22:00
■やること：優先度
全社向け説明会：最高
Q&A場所の作成：高
部内へのQA対応の説明：高
休日同期できるようにスクリプトの作成：中
サービスに登録されている個人名の統一：小
個別に案内：小
現場へのヒアリングについては影響範囲が少ないので、ソフト設定変更個別
案内をすることにしました。

当日を迎えて

トラブル発生と対応

土曜日に状態を見てみるとファイルの開きっぱなしで止まっていたので急遽全PC点検と対処となりました。（さらば土曜日）
一部の方についても、同期がうまく行かず切り戻ししている方もいました。
直ぐに対応できないものを重症と考え、点検時にすべてメモを取り休み明けに対応することにしました。

休日開けの対応

休日に点検した方以外はほぼトラブルなく終了していました。
想定より問い合わせが少なく準備のありがたみを感じました。
重症の方についてはアプリの再インストールのほうが早いと考えメモをもとに各自で対応してもらいました。

仕様変更を終えて感想

説明会と影響度の整理と対処をしたおかげか比較的大きなトラブルなくすんなりおわりました。準備はかなり重要だったということが身にしみてわかる仕様変更だったと思います。
しかし一方で業務分担ができず自身に一点集中だった点やトラブルが怒らない前提で行動を行っていたという部分が課題でした。
次回に活かして行きます。ｲｼﾞｮｳ！
■やってよかったこと
・スケジュールの終わりだけ抑え行動を逆算する
・想定される事象を影響度別に分けやることを整理する
・現場に事前確認ができたこと（人脈ってつよい）
・準備をしっかりやったこと
■悔やまれること
・トラブルの対応は場当たり的なものになった。
・業務分担ができず問い合わせが一点集中だった