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社員に送る共有文を書こう

川島直人

こんにちは。川島です。
今日は、社員に送る共有文を書きたいと思う。
今までは、「特定の人に意思決定をしてもらう文章」を学んできた。
今日は、「多くの人に理解してもらう文章」について学んでいく。
多くの人に理解してもらう文章には、社内イベントのお知らせや、社内制度の変更などが挙げられるだろう。
ではなぜ、多くの人に理解してもらう文章の必要性があるのだろうか？
それは「読み手によって文章を読む前提情報が違うから」である。
参考に以下の共有文を読んでみよう。
ーーーーーーーーー
【共有】新年会のお知らせ
1/4(火) 19:00に新年会を開催します。
開催場所は例年通りレストラン「SAKURA」です。
ドレスコードを守っていただきますようお願いします。
それでは当日よろしくお願いします。
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いかがだろうか？この文章には配慮されていない点がいくつかある。
・レストラン「SAKURA」ってどこ？
・ドレスコードって具体的にどんな格好？
・ネクタイは必要？
などだ。
つまり、「わかる人にはわかる文章」は良い文章ではない。ってことだ。
先輩社員は知っているかもしれないが、新入社員にとっては初めて聞く内容だから。つまり、読み手によって文章を読む前提情報が違う。
そう、最も情報が少ない人が読んでも理解できる文章を書く必要がある。
このように、
疑問が生まれるわかりにくい文章
⬇︎
疑問にひとつひとつ答えなきゃいけなくなる
⬇︎
無駄な時間を費やすことになる

このようなことが続いてしまうと、説明に時間を費やすのは会社のコストである。＝会社の生産性を下げてしまう。危険だ。
自分の思考を文章にすることは人を動かす手段ってことを頭にいれておこう。
ーーーーーー
まとめ
・多くの人に理解してもらえる文章を書けるようになることが重要
・前提情報は人によって異なるため、最も情報が少ない人でもわかるように書く
・わかりづらい文章は生産性を下げる
ーーーーーー
では、多くの人に理解してもらう文章の書き方を説明していこう。
多くの人に理解してもらう文章を書くには、「各論」が必要になってくる。
覚えているだろうか？これまでに「タイトル」「総論」について学んできた。
そして今回は「各論」を学んでいく。
各論とは、総論の詳細を説明したものである。
わかりやすい文章のポイントにはタイトル、総論、各論の３つで構成されている。前回までの「特定の人に意思決定をしてもらう文章」では、「タイトル」と「総論」だけで伝わることをお話ししたと思う。
しかし、「多くの人に理解してもらう文章」には「タイトル」と「総論」に加え、「各論」も必要になる。
なぜ各論が必要なのか？
それは、タイトルと総論だけでは人によっては理解できない場合があるからだ。
より多くの人へ向けた文章→詳細な情報が必要
特定の人→特定の言い方で伝わる
そう、何度も言うが、人によって前提情報が異なる。
最も情報が少ない人へ向けた詳細を書く必要がある。
・新入社員→詳細な情報が必要
・ベテラン社員→特定の言い方で伝わる
・社内の全部署→詳細な情報が必要
・特定の部署→特定の言い方で伝わる
といったところだ。
そして、今回お話する各論は、最も前提情報が少ない人に内容を伝えるための文章だ。では、多くの人に理解してもらえる文章のポイントはなんだろうか？分かりやすい文章とはどこに意識して書けばいいのか？

【多くの人に理解してもらえる各論の書き方】
分かりやす各論には主に３つポイントがある。
・一つの各論で一つの話題を述べる
・見出しを設ける
・総論内の順に説明する
の３つだ。

では、例題を見ていこう。
ーーーーーーーー
以下の文章は、多くの人に理解してもらえる文章とは言えません。
各論部分（「〜ここからが各論です〜」より下の文章）を書き換えて、解答欄に記入してください。
文章
【共有】5/15の全社健康診断の注意点

5/15の健康診断は以下の3点に注意してください
・前日の21時以降は飲食を控えること
・健康保険証を忘れないこと
・受診の15分前到着を目標に出発しておくこと

〜 ここからが各論です 〜
病院の場所がわかりにくいため、診断時間に遅れる社員が多く、健康保険証を忘れる方も例年大変多いです。
診断前に着替えなどの準備もあるため、余裕を持った出発をお願いします。
また健康保険証を忘れると受診日を変更しなくてはならなくなり、どこの病院も受診予約が取りにくい時期なので、必ず持参してください。
そして、前日の21時以降に食事をすると、血液検査で数値を正確に測ることができなくなり、再検査が必要な場合もあるので、前日21時以降の飲食は控えてください。
ーーーーーーーーーー
【回答例】
【共有】5/15の全社健康診断の注意点

5/15の健康診断は以下の3点に注意してください
・前日の21時以降は飲食を控えること
・健康保険証を忘れないこと
・受診の15分前到着を目標に出発しておくこと

◎前日の21時以降は飲食を控えること
前日の21時以降に食事をすると、正確な血液検査ができなくなります。
数値に異常があった場合、再検査となることがあります。

◎健康保険証を忘れないこと
健康保険証を忘れると、受診日を変更しなくてはなりません。
どこの病院も受診予約が取りづらい時期です。

◎受診の15分前到着を目標に出発しておくこと
病院の場所がわかりにくく、例年診断時間に遅れる社員が多いです。
診断前に着替えなどの準備があります。
ーーーーーーーーーー
いかがだろうか？かなり見やすくなったはずだ。
一つの各論で複数の話題を述べると何が言いたいのかわからない文章になる。
よって、一つの各論で一つの話題を述べることを徹底しよう。
次に、見出しをつけることで、メンタルモデルが形成される。
見出しだとわかるように見出しの頭に「◎」をつけると良いだろう。
覚えているだろうか？総論には各論の要点だけが書かれていた。
だから、各論の書く順番は総論内に書かれている順番と同じにすることが非常に大切だ。
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では、ここまで学んだことを参考に、以下の問題文をわかりやすく書き換えてみよう。
回答は、タイトル→総論→各論の順で構成しよう。
【問題文】
【共有】人事説明会について

営業部の皆さん、お疲れ様です。
8/3に開催が決まった人事説明会について共有いたします。

人事説明会当日、営業部内の課ごとに役割を分かれていただきます。

カジュアル面談をしていただく方々(※営業２課)には下記で詳細を説明しています。
カジュアル面談は15分間ずつでお願いしており、判断基準のマニュアルはお渡しするものの1対1の形式で行った後に選考に進むかどうかの判断も含めて基本的に皆様にお任せしています。1人あたり3名ずつ程度行っていただく想定です。お互いを知るための面談なので、よろしくお願いします。

受付担当を行っていただく営業事務課の皆さんには、30分前(9時)の集合をお願いします。説明会は9時半に開場し、その後、受付担当として参加者への記名依頼や座席案内を行っていただきます。
参加者リストの作成や遅れてきた参加者の対応もあるので、そのまま開始後にも受付に残っていただきます。
当日は100名以上の参加見込みで、受付としては多く感じるかもしれませんが営業事務課の全員にご対応いただきます。
よろしくお願いします。

最後にプレゼン担当（営業１課の皆さん）ですが、仕事のやりがいや魅力が伝わるよう、テーマに沿ってプレゼンしていただき、プレゼン後には質疑応答の時間も設けているのでその時間のご対応までお願いしたいです。
「働く上で大切にしていること」「この仕事をしていて幸せな瞬間」が今回お話いただくテーマとなっていて、資料はkeynoteでお願いします。
1課の4名での役割分担はお任せ致しますので、仕事のやりがいや魅力が伝わるようよろしくお願いします！
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【回答例】
【共有】8/3の人事説明会の役割分担と業務内容

8月3日に新卒向けの人事説明会が開催されます。
人事説明会当日、営業部内の課ごとに3つの役割に分かれていただきます。
役割と業務内容を各自ご確認お願いします。

・営業事務課：受付担当
・営業1課　：プレゼン担当
・営業2課　：カジュアル面談担当

◎営業事務課：受付担当
参加者への記名依頼や座席案内をお願いします。
集合は午前9時（9時半開場）でお願いします。
当日は100名以上の参加者が見込まれます。
参加者リストの作成や遅れてきた参加者の対応があります。
説明会開始後も受付に残るようお願いします。

◎営業1課：プレゼン担当
仕事のやりがいや魅力が伝わるよう、テーマに沿った内容でお願いします。
プレゼン後に質疑応答の時間を設けます。
質問へのご対応もお願いします。
今回お話いただくテーマは以下の2点です。

・働く上で大切にしていること
・この仕事をしていて幸せな瞬間

資料はkeynoteで、前日までに資料提出をお願いします。
1課内での役割分担は、お任せいたします。

◎営業2課：カジュアル面談担当
お互いを知ることを目的に、カジュアル面談を15分間ずつお願いします。
1対1の形式で行った後に選考に進むかどうかの判断をお願いします。
判断基準のマニュアルはお渡しします。
1人あたり3名ずつ程度行っていただく想定です。
ーーーーーーーーーーーー
いかがだろうか？
かなり見やすくなったはずだ。
では、ここから各論の中身をよくする方法について説明していく。
それは主に２つポイントがある
・既知から未知に情報を並べる
・並列関係にある各論は同じ書き方で書く
である。
既知から未知＝知っている情報から知らない情報へ
ではなぜ、先に知っている情報から書く必要があるのか？
それは、
・文章を読み直す
・理解するために頭を使う
からである。
つまり、読み手に負担がかかる→文章がわかりにくい
ってことだ。
まとめると
既知＝知っている情報
未知＝知らない情報
ここでは文章①と文章②を比較していく
ーーーーーーー
①仕事を上手に進めるためにはコツがあります。上司や同僚から依頼された案件が２割程度進んだ段階で、フィードバックをもらいましょう。いわゆる「２割共有」が大切なのです。

②仕事ではいわゆる「２割共有」が大切です。上司や同僚から依頼された案件が２割程度進んだ段階で、フィードバックをもらいましょう。これが仕事を上手に進めるためのコツです。
ーーーーーーー
わかるだろうか？①では、「２割共有」という未知情報が文末に置いてある。しかし、②では、「２割共有」という単語が文頭にあることで、読み手の頭には「？」が浮かんでしまう。つまり、「既知から未知へ」において正しい文章は①である。
「未知＝知らない情報」は、言葉の意味を知っている人は知っているかもしれない。しかし、「多くの人に共有する」ための文章ではすべての人が知っている情報から展開する必要がある。つまり、既知から未知へ展開することで伝わりやすい文章構成になる。

では、つぎの文章を既知から未知の内容になるようにして、わかりやすい文章に書き換えてみよう。
ーーーーーーーーー
【問題文】
バスクチーズケーキはベイクドチーズケーキの一種です。
ベイクドチーズケーキというのは焼いて作るチーズケーキです。
チーズケーキのなかで一般的なものがベイクドチーズケーキです。
チーズケーキにも、さまざまな種類があります。
ケーキには多くの種類があるのです。
ーーーーーーーーーーーーー
【回答例】
ケーキには多くの種類があります。
そのケーキのなかのチーズケーキにも、さまざまな種類があります。
チーズケーキのなかで一般的なものがベイクドチーズケーキです。
ベイクドチーズケーキは焼いて作るチーズケーキです。
そのベイクドチーズケーキの一種に、バスクチーズケーキがあります。
ーーーーーーーーーーー
いかがだろうか？
「既知から未知へ」を意識できると、このような回答になる。
※捕捉だが、商品販売などのテクニックとして、あえて未知の情報から構成されている文章もある。「〇〇って聞いたことありますか？」みたいな。ここでは触れないが。

そして、
・各論同士が並列する情報を述べている場合、内容を書く順番を揃える必要がある。

では、次の例題をみてみよう。
ーーーーーーーーーー
問題
つぎの文章は、「パッション」という商品を販売する会社の共有文です。
共有の目的は「想定した顧客層」と「実際の顧客層」にどのような違いがあったのかを伝えることです。
今日までに習ったことを踏まえて、わかりやすい文章に書き換えてください。
問題文
「パッション」の先行販売について

先週から始まった「パッション」の先行販売結果を共有します。
顧客層は想定どおりの結果でした。

パッションの総売り上げの73％が20代女性となっています。
当社が開発する過去のスイーツ商品も総売り上げの70％以上を20代女性が占めていたため、今回も20代女性を想定していました。
以上、現在当社で進めている新商品スイーツ「パッション」の全国コンビニ展開計画において、先週渋谷店で行われた先行販売の結果の共有でした。
今回は、パッションの「実際の顧客層」と「当社が想定していた顧客層」が一致しているかを調査するのが目的でした。

さらに詳細な数字は添付のファイルをご参照ください。
来週以降、先行販売実施店舗を拡大し、調査を続けていきます。
参考情報（各論を書くときのポイント）
・一つの各論では一つの話題を述べる
・見出しを設ける
・総論内の順に説明する
・既知から未知に情報を並べる
・並列関係にある各論は同じ書き方で書く
ーーーーーーーーーーーーーーー
【回答例】
【共有】「パッション」の顧客層は当社の想定通りでした

現在、当社では、新商品スイーツ「パッション」の全国コンビニ展開計画を進めています。
そこで、先週月曜より1週間、渋谷店で先行販売を開始し、メインとなる顧客層を調査しました。
先行販売段階では、メインとなる顧客層を「20代女性」と想定しました。
調査した結果、想定していた通り、実際の顧客層は「20代女性」が中心でした。

◎想定していた顧客層
購入者層は20代女性を想定していました。
理由は、当社が開発する過去のスイーツ商品も総売り上げの70％以上を20代女性が占めていたからです。

◎実際の顧客層
想定通り20代の女性が中心でした。
実際の数値としては、パッションの総売り上げの73％以上を20代女性が占めていました。

さらに詳細な数字は、添付のファイルをご参照ください。
来週以降、先行販売実施店舗を拡大し、調査を続けます。
ーーーーーーーー
いかがだろうか？
かなりみやすくなったはずだ。

では、今回のポイントをまとめよう。
・メンタルモデルが形成されないと、わかりにくい文章になる
・前提情報が少ない人でも理解できる文章を書く必要がある。
疑問が生まれる分かりにくい文章
⬇︎
無駄な時間を費やすことになる
⬇︎
会社の生産性を下げる
・タイトルと総論のみの短い文章では伝わらない人が発生する。

以上、これらを頭にいれて、各論を書いていこう。
ではまた。
ーーーーーーーー
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