【ACCESS　概念編】データベースを作成するには？

YouTubeもで紹介してます。是非ご覧ください。

BIGデータを、上手に利用するには、データベースの作成が必須です。

これは、PowerQuery　や、Excelがいかに優れていても、ACCESSには勝てません。

その説明をしたいと思います。

データベースを作成するには？

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

ACCESSって、わからない、難しい、そんなことを、よく耳にします。

もっとも、ACCESSではなく、お金があるなら、他のデータベースを利用すればいいと思います。

Excelや、PowerQueryは、整形されたデータベースを前提にしなければなりません。

 

例えば、PowerQueryを利用すると、文字の分割等は、Excelよりもはるかにカンタンです。

しかし、それは、データベースを設計するときに、分割をしておけばいいだけの話です。

伊川直助⇒これは、絶対にやってはいけません。

伊川　直助⇒これは、まだマシです。しかし、スペースが全角なのか、半角なのかで、SQL文が変わってきますし、入力する人が、半角、全角は気にしないと思います。

このような場合に、PowerQueryなどを利用すると、楽になるというだけです。

伊川

直助

このように、姓と名は、絶対に分けるべきです。

伊川　直助を、分解するのは難しいですが、合体させるのはカンタンだからです。

 

このようなことを念頭において、データベースを作成すれば、その時点で、月の処理時間は、10時間は変わります。

 

余談ですが、私は、競馬はで、市販されている、4つの指数と、血統と、異常オッズ、その他の指数、約12種類を、毎週ACCSSに入力しています。

その中で、11種類の買い目を自動で作成しています。

これは、ACCESSを利用しないと無理です。

 

このブログはこんな人にお勧め

データベースを作成したい人

Excelでデータ管理に限界を感じている人

ACCESSは、難しいと思っている人

このブログを、読み終わるころには・・・・

 

Excelにある程度、整形されたデータがあれば、読んだ瞬間から、ACCESSを利用できると思います。

データの方、主キー、そして、オートルックアップクエリさえ、理解できれば、ACCESSの6割は理解できたと思って間違いないです。

 

データベースを作成する考え方

 

私も、そうでしたが、主キーが理解できませんでした。

その書籍もそうですが、主キーの説明が、あまい！

たった1ページで、説明できるようなものではありません。

私なら、主キーの説明で、図も入れて5ページ、

主キーが設定できたら、こんなメリットがあるよっていうので、20ページ

これくらいの説明が必要です。

そして、この主キーは、マイナンバーと同じ考え方で、国家も、JRAも利用している考え方です。

25ページでも、少ないと思っています。

前回は、司法書士試験の過去問を例にしましたので、今回も、司法書士試験の過去問を利用します。

 

データべースを作成する　作業手順　その1　主キーを作成する

ここが重要です。

この問題を見て、何を主キーにするのかを考えます。

パッと見ると、出題31-4が主キーになりそうです。

しかし、安直すぎます。

出題31-4が、主キーになりえるか？

私は、主キーには、ハイフン等は付けません。

半角、全角の問題があるからです。

主キーというのは、作成する側で、絶対に統一した概念が必要です。

31-4から、これは、平成31年の4問目という意味です。

314が、主キーになりえるか？

では、314という主キーはダメです。

経験上、桁数は揃えましょう。

3104が主キーになりえるか？

3104ではとうでしょうか？

確かに、重複はしないと思います。

しかし、ダメです。

平成31年の4問目は、理解できましたが、平成31年の4問目の1番目の肢、2番目の肢と分ける必要があります。

310401では、主キーになりえるか？

では、310401ではどうでしょうか？

平成31年の4問目の1番目の肢という意味です。

確かに問題はなさそうです。

ですがダメです。

理由は、数字のみだからです。

数字の桁数が多くなると、扱いが不便です。

 

伊川が作成した主キー

R31A310401

これを主キーとして設定しました。

Aは、午前の部門という意味です。

ちなみに、午後の部門は、Pとしました。

午後の部門の平成31年の4問目1番目の肢は、R31P310401となります。

なぜ、主キーに文字を含めているのかとうと、企業が、品番、型番を作成するときに、必ずアルファベットを含めています。

これを、パックってます。

文字を絡めることによって、0が抜けていたり、主キーが、指数表示なることを防いでいるからです。

Excelに転記しても、このよに、0は抜けません。

 

余談

JRAは、レースIDを設定しています。

202203130602041101、このように、18桁の数字の羅列です。

この数字の羅列なら、ACCESSのフィールドを、短いテキスト型に変更が必要となります。

上記は、Excelですが、このような、表示なります。

しかも、文字型で、CSVファイルで出力すると、” 202203130602041101”となります。

だから、JRAは、意地悪なんですね。

1文字でも、アルファベットが絡んでいたら、もっとデータベースの作成は、楽でした。

だから、数字のみは、ダメなのです。

 

データベースを作成する　作業手順　その2　フィールドの設定

ここも重要です。

データの方を決めなければなりません。

よく利用するのは下記でしょう。

短いテキスト

長いテキスト

日付/時刻型

Yes/No型

数値型

ここで設定するのは面倒です。

Excelを利用して作成します。

 

こんな感じで、作成します。

 

データベースを作成する　作業手順　その3　Excelを利用したフィールドの設定

こんな感じで、作成します。

最初から、横向きで作成すると面倒なので、縦に書き出します。

完成したら、セルの、行と列を入れ替えます。

この部分を選択してACCESSへ貼り付けます。

ナビゲーションウィンドウのところで、右クリックで、貼り付けを選択してください。

これで完了です。

同じように設定できました。

必ず、主キーは設定しましょう。

これで、主キーを利用した、空のデータベースは完成です。

 

ここがポイント

 

主キーと、データ型の設定が完了すると、後は、データを入力していきましょう。

このように整形しておくと、後々の業務が楽になります。

入力フォームに関しては、ブログ、動画で説明していますので、参考にしていただければと思います。

 

 

まとめ

もっと説明したいことはあるのですが、今回はここまでにします。

次回は、入力したデータをいかに抽出するかを紹介します。

最強の検索フォームを被るかもしれませんが、是非ご期待ください。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

私のホームページでも販売しています。このようなファイルは、全部で、300ファイル前後ありますが、総ダウンロード数は、10,000件を、超えました。10,000件超えてから、面倒なので、カウントしていないです。

勉強したい方、会社の実務で利用したい方にお勧めです。

はっきり言いますが、ネットで調べる時間を考えたら、購入したほうが、時間の節約になります。

まして、ネットのコードは、作動するとは限りません。

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今回はサンプルファイルは、ありません。