スケジュールに潜む見えない時間の正体

皆様へ質問

いきなりですが、質問です。

お仕事やプライベートの用事で、1日のスケジュール、あるいは1~2週間のスケジュールを細かく立てたことはありますか？
そして、必ず上記で決めたスケジュールの時間通りに仕事や用事がきっちり終わったことはありますか？

というのも、前職では『どんなお仕事でも、必ずスケジュールを立ててから、そのお仕事を始める』という事がルールでした。

これは、スケジュールを立てる事により、いつまでにその作業が終わるかを出す事が出来、期日が早いお仕事を優先して実施するためにも必要なことです。

特に前職では、デザイン関係のお仕事だけでなく、お客様への自社サービスの営業や社内のドキュメント管理などといったバックオフィス業務を実施しておりました。

その為、1日のスケジュールを下記のようにして実施しておりました。

• 10:00~11:00で1日の仕事の準備をする

• 11:00~12:00は営業の作業をする

• 12:00~13:00ではバックオフィスの作業をする

• 13:00~14:00はお昼

• 14:00~18:00はデザイン関係のタスクをする

• 18:00~19:00は帰宅準備と明日の仕事の準備をする

ただ、私は実際に上記のようなスケジュールを立てても、時間内に終わったことがほぼないです。（←おい）

終わらない作業が発生するたびに、お仕事を依頼人に「この時間には終わらないため、明日の完成でもよいですか？」と期日の延長をしておりました。

なぜ、このように、スケジュール通りに仕事がこなせないことが多く発生するのか、スケジュールには何か見えない時間が潜んでいて、そこで何か無駄な行動をしてしまっていたのかもしれないと思い、有識者の方に相談しました。

時間通りに終わらない要因

1.スイッチング・コスト

私はこのスイッチング・コストが要因の一つではないかと最近教えてもらいました。

そもそも、このスイッチング・コストとは、『切り替えるための非効率な停滞時間のこと』を指します。

例えば、一日8時間で、8個仕事抱えてると、一個当たり1時間づつで出来そうな気がします。
しかし、実態は約20%が仕事を切り替える準備をするスイッチングの時間となっております。

1時間の作業の場合では、
1時間20%=12分
この12分x7時間（昼休みを除く）= 84分（大体1.5時間）

大体1.5時間が無駄になってしまいます。
つまり、8時間中6.5時間しか集中できないことになってしまいます。

2.コミュニケーション・コスト

コミュニケーション・コストとは『コミュニケーションを実行する際にかかる費用や労力、時間などの要因のこと』を指します。

例えば、会議の準備、メールの作成や読解、会話のための時間などがこれに該当します。
これらは、そんなにかかっていないと思っていても、意外とかかっているものです。（自分の体感は1分、実際にかかる時間は5分）

そうです、私はこのスイッチング・コストやコミュニケーション・コストを考えずにスケジュールを立ててしまった為、スケジュールの予定時間通りに終わらなかったのです。

あちゃ～( ;∀;)

スケジュール通りに終わらすには

みなさんもお気づきですが、スケジュール通りに終わらすには『スイッチング・コストやコミュニケーション・コストを考慮してスケジュールを組む』です。

最低でも8時間勤務の場合は、必ず1.5時間分を見えない時間（スイッチング・コスト）としてスケジュールを組まないと、一生見えない時間のせいで少しずつ作業が遅れてしまいます。
コミュニケーションコストは人それぞれですが、本当に慣れないうちは一日に0.5~1時間分くらい取れるなら取った方が個人的にはいいと思います。
（「そんなに時間取るなよ！」と偉い人から怒られたらごめんなさい💦）

ここまで見て下さりありがとうございました。
私も見えない時間と戦いながら、お仕事や用事を実施したいと思います。