デザインに集中するためにチームで取り組んで良かったこと・失敗したこと
こんにちは！
ユーザベースでデザインプログラムマネージャーをやってるななみちです。
2024年7月1日にリブランディングした「スピーダ」の裏側をデザイナー視点で紹介するnoteの第二弾です！
💁♀️第一弾はこちら💁♀️
今回は、デザインチーム内での工夫や複数の制作物の進め方を中心にご紹介します。
チームの紹介
これまでSPEEDA・FORCAS・INITIALなど、各プロダクトのマーケティング施策などのデザインを担当していたBXデザイナー6名が参加しました。
これまで交流はあったものの、協働することが少なかったデザイナーが一丸となって取り組む必要があるプロジェクト。多くの関係者と円滑にコミュニケーションが取れるように、デザイナー全員でさまざまな取り組みを試行錯誤してきました。
その中でも、デザイナー同士の連携や新しい「スピーダ」のデザインに集中するために取り組んだことなどをお伝えできればと思います。
デザインに集中するためにNotionを活用
このプロジェクトでは、ロゴだけでなく複数の制作物が必要でした。
社外・社内向けの施策の制作数は合計で20を超え、既存資料のロゴの差し替えやプロダクトのロゴ差し替えなど、数えきれないほどありました。
新しいスピーダについて深く考え、模索しつつ、デザイナー同士で認識を合わせ、多岐にわたる制作物をつくるには、デザインに集中するための時間の確保が必要不可欠でした。そのために下記の理由からNotionを活用することにしました。
・デザイナー全員が利用したことがある
・情報の追加・更新が容易で、関係者とも気軽に共有可能
・ロゴ、色、書体など関連性が深い要素の進捗状況を可視化できる
2つのデータベースを使い、プロジェクト用のデータベースには関係者や関連する情報を記載し、もう一つはタスクを登録。
全員で取り組みつつ担当範囲は決めていたので、自分の担当範囲で追加の制作物が発生したり進行状況が変わった場合、チーム内で把握しやすく、フォローができるようにSlackとNotion、Zapierを使った通知設定も実施しました。
全社でNotionを利用しているため、全員アカウントを持っており、デザインチーム以外の関係者とも一緒に使うことができます。タスクを割り振り、進捗状況の確認もスムーズに進められるのもとても良かった点です。
チームで目線を合わせるためのミーティング
ロゴが完成するまでは週2、3日、1時間前後のミーティングを行いつつ、各施策の相談や確認を少人数で行うなど、複数のミーティングが行われていていました。全員フルリモートで基本的にはオンラインでしたが、ほぼ毎日のようにチームで話し合う時間がありました。
通常業務に加えてリブランディングに関する制作もあるため、口頭での相談や共有を必要なものに絞り、しっかり話せるようなミーティングを設計していきました。
💬 定例の種類
必要に応じて30分〜1時間チーム内で話す時間を設定しつつ、プロジェクト関係者とのミーティングも適宜実施していました。
ゆるっとチームで集まる「プレミアムフライデー」と題した、仕事の共有・相談ではなく雑談がメインのミーティングを任意参加で開催し、交流を深めたりしていました。
🌟 議事録フォーマットの改善
チーム内のミーティング用の議事録もNotionでフォーマットを作成し、使いやすさや必要な情報の見やすさを考えながら、使いながら小さな改善を重ねていました。
リブランディングに関するプロジェクト、タスク、議事録をすべてNotionにすることで改善もしやすく、各自の進捗状況や制作物の状況を手軽に可視化することができました。
共有や相談事項では、Slackやミーティングでじっくり話すほどではないけれど軽く話題にしたいこともあります。小さなことでも拾えるよう、最初は項目を決めずに「共有・相談」だけでしたが、制作物が増えてきた段階で項目を明確に分け、記載のハードルを下げられるよう変更しました。
反省と振り返り
😢 タスクの登録が停止
通常の業務もある中で、各自が対応するタスクを毎回登録することは、「タスクを登録する」という作業を増やすことになってしまいました。
この点については、タスクの粒度を調整したり、「タスクを登録する」というゴールにならないように認識を合わせたり、登録のハードルを下げる取り組みなどをもう少し考えるべきでした。
ただ、今回重視したかったのは、Notionを使ったプロジェクト・タスク管理の実行ではなく、「デザインに集中するためにNotionを活用する」ことです。
6人がそれぞれの状況を口頭で共有することを最小限に抑え、相談や議論に時間を使えた点、リブランディングの制作物の量や締め切りなどの全体像が可視化できたので、試してみてよかったと思っています。(思いたい)
プロジェクト・タスク管理・議事録フォーマットを絶賛改良中です。
それ以外の新しいスピーダに関する情報などもチームでしっかり活用していける状態に向けていろいろ取り組んでいます。（Notionへの語りが止まらなくなるのでまた別のnoteで）
さいごに
リブランディングプロジェクトに関わりはじめたのは、右も左もわからない入社4ヶ月目。デザインに集中できる仕組みや環境を考えたり、新しいスピーダに思いを馳せながらチームで協力しながらこのプロジェクトを進められたのはとても貴重な体験でした。
これから作っていかなければならないものがたくさんあります！
社外に伝えきれていないものもたくさんあります！
これから少しずつご紹介できればと思っているので、ぜひ見ていただけると嬉しいです〜