コミュニケーションの本質は、相手を理解し、尊重する「想像力」である

こんにちは！なみこ（@naaamiko_work）です。

普段は、複業フリーランスとして、オンライン秘書を中心に活動しています。

普段はテキストコミュニケーション中心の生活ですが、コミュニケーションって、単に「話すのが上手」とか「聞くのがうまい」というスキルだけではありません。

その奥にある本質的な部分は、相手を理解し、尊重できるかの「想像力」であるという話を今日は書きたいと思います。

コミュニケーションが信頼関係をつくる

特にリモートでのやり取りが増えた今、画面の向こうにいる相手がどんな状況で、何を感じているのかを想像しながらコミュニケーションを取ることが、仕事の質を大きく左右するんです。

ただ話がうまいだけでは、一時的な会話で終わってしまいます。目指すのは、もっと深いレベルでの信頼関係の構築です。

「話すのが上手」や「聞くのがうまい」というのは、コミュニケーションの一部分でしかありません。それは言わば点のスキルです。

コミュニケーションには、もっと広がりがあって、相手の気持ちや状況を汲み取ることで、単なる点と点がつながり、線や面になっていきます。これが信頼関係を築く鍵だと思っています。

例えば、メールやチャットでのやり取りでも、ただ情報を正確に伝えるだけではなく、相手が今どんな気持ちでいるのか？どんなサポートを求めているのか？を考えながら返信しています。

基本的な「報連相」のポイント

特に報告や連絡、相談の際には、相手がどのように受け取るかを想像して、できるだけ要点をわかりやすくまとめるように心がけています。

報告であれば「何を確認してほしいのか」を明確に、連絡なら「どの部分が重要か」を押さえ、相談では「どんな背景があり、何に困っているのか」を丁寧に説明することが大切です。これらを意識するだけでも、テキストコミュニケーションがずいぶんと円滑になります。

特に気をつけているのは、「どう思いますか？」といった質問を避けることです。このような質問は相手に丸投げしている印象を与えがちです。

代わりに、「Aの選択肢が良いと思いますが、Bの可能性も考えています。認識を擦り合わせたいです」といった形で、あらかじめ自分なりの答えを持ってから質問を投げかけるようにしています。

そうすることで、相手もスムーズに答えやすくなり、建設的なやり取りができます。

相手に合わせたコミュニケーション方法を

また、クライアントによってコミュニケーションのスタイルは異なります。テキストのやり取りが苦手な方には、LINEで10分だけ会話したり、週1回の定例ミーティングで口頭ですり合わせを行うこともあります。

あとは、画面の録画をしながら、音声入力ができる動画共有ツールなどを使うことも。（loomがおすすめです。）

テキストで長時間かかることも、口頭であれば1分で解決できることも多いんですよね。状況や内容に応じて、最適なコミュニケーション方法を選ぶことが、スムーズに仕事やプロジェクトを進めるポイントです。

加えて、クライアントがどの媒体でコミュニケーションツールをよく確認するかも、想像できていますか？移動が多い方は、PCよりもスマフォで確認することが多く、座ってPCを見る時間の方が少ない方も多いです。

確認事項があれば遷移先のリンクだけではなく、スクショ画像も添付してあげたり、相談事項であれば、読みやすいように箇条書きでまとめるなど、そのコミュニケーションツール内で確認や意思決定ができるようにしてあげるのがオススメです。このTipsは小さいようで効果的なので、また別のnoteに書きたいと思います。

おわりに

結局のところ、コミュニケーションは一方通行ではなく、双方向のやり取りです。相手が「この人に頼んで良かった」と思ってもらえるようなやり取りを心がけています。最後にいうのもあれですが、想像力とは結局「愛」です。愛を持って接しられる環境を作っていきたいですね…！

だからこそ、相手を理解し、尊重する「想像力」を持つことが、私が日々大切にしていることです。それが、私のオンライン秘書としての仕事の基盤になっています。

読んでくださり、ありがとうございました…！