フルリモートでもテキストコミュニケーションで信頼感を高める、3つの工夫

2024年10月27日 12:29

こんにちは！なみこです。

フルリモートで仕事をしていると、避けては通れないのが「テキストコミュニケーション」。

直接顔を合わせることがない分、オンライン上でのやりとりがそのまま信頼関係に繋がります。

チャットやメールはとても便利ですが、テキストだけでは表情や声のトーンが伝わらないため、少しの言葉の違いで受け取られ方が大きく変わってしまうことも。

お互いに意思疎通がズレると、業務が止まったり、余計なストレスが生じたりしてしまいます。

テキストコミュニケーションを円滑にするためには、「感情の温度感を伝える工夫」や「相手が読みやすいようにデザインする工夫」が欠かせません。

私も日々の仕事で感じているのですが、ちょっとした気配りがあるだけで「安心できる」「信頼できる」と思ってもらいやすくなり、その後の仕事が驚くほどスムーズに進むようになります。

今回は、そんなテキストコミュニケーションの中で特に大事にしている3つのポイントを紹介します！

オンラインでのやり取りが増えている今だからこそ、ちょっとしたコツで信頼感を高めるテクニックをぜひ取り入れてみてくださいね。

1.温度感を大切にする

テキストは声や表情が伝わらない分、冷たく感じられることがあります。だからこそ、文章や絵文字などで感情を表現することが大事です。

たとえば、何かをしてもらったときには「ありがとうございます！」と感謝の言葉を添え、ビックリマークで気持ちを強調するだけでも温かさが伝わります。

さらに、クライアントからのフィードバックやリクエストには「とても助かりました」「嬉しいです！」と具体的に喜びや感謝の気持ちを伝えると、ぐっと距離が縮まります。

ただ、クライアントによってテキストコミュニケーションの好みも異なります。硬めの文章を好む方もいれば、少し砕けた表現が心地よい方も。

おすすめなのは、クライアントの表現や言葉遣いを参考にして、その温度感に合わせること。相手に寄り添うと、コミュニケーションがよりスムーズになります。

フルリモートの仕事では、返信の速さが信頼感に直結することがあります。ただ、ここで大事なのは「即レス」ではなく「一次返信」です。

完璧な文章を考えるのではなく、「確認しました」「後ほど対応しますのでお待ちください」などの簡潔な一次返信をまず入れることで、相手に安心感を与えられます。

たとえば、ある日、急ぎの資料作成を頼まれた際、すぐには対応できなかったのですが「確認済みです。〇時までに対応します」と返信しただけで「すぐに反応してくれて助かります！」と感謝されました。

一次返信だけでも早めに送る意識は、テキストコミュニケーションを円滑に進める上で効果的です。

テキストの「デザイン」というと少し意外かもしれませんが、読みやすさを意識することもとても大切です。

たとえば、長い文が続くと読みづらく感じるので、適度に改行を入れること、ひらがな・漢字・カタカナのバランスを取ることがポイントです。

オススメの文章デザイン

たとえば、「この件については、以下のように対応いたします」といった形で、箇条書きと改行を駆使して要点を整理すると、相手が内容をスムーズに理解しやすくなります。

多くの人が話すように書いてしまいがちですが、テキストコミュニケーションではいかに短く伝えるかも大事なポイントです。

以上、テキストコミュニケーションで大切にしている3つのポイントをまとめてみました。

特に、温度感やレスポンスの速さ、読みやすさの工夫は、文字だけのやり取りでも安心感や信頼感を与えるために大切です。

ちょっとした工夫を意識するだけで、コミュニケーションがスムーズに進み、より良い関係を築けるようになります！

よかったら、ぜひ試してみてくださいね！
読んでくださり、ありがとうございました！