Googleドキュメントと弁護士業務 その２
自分は、弁護士業務で、Googleドキュメントを多用している。
Googleドキュメントで最近便利だと思う方法を紹介しようと思う。
それは、GoogleドキュメントにGoogleドライブのファイルのリンクを張り付けることで、添付資料や参照資料が見つけやすくなる方法である。
以下、具体的に説明する。
URLリンクをGoogleドキュメントに張り付け
Googleドライブの個々のファイルには、Googleドライブにアップロードした時点で、共有URLが設定されている。
共有URLは、ファイルを選択してCtr＋Cで共有URLをコピーすることができ、Ctr＋Vで貼り付けすることが可能である。
最初は、第三者とファイルを共有するためにメールの本文に張り付けする等という方法で使っていたが、第三者と共有する頻度が多くあるわけではないので、そこまで活用していなかった。
しかし、あるとき、共有リンクは、第三者だけでなく、自分がファイルを閲覧するときにも便利なのではないかということに気が付いた。
たとえば、Googleドキュメントで、借用書（甲２）としているとする、「借用書（甲２）」にCｔｒ＋Ｋで、文字にリンクを張り付けることができる。
すると、文字が青字になり、アンダーラインがひかれるので、どこにリンクがあるのかもわかりやすい。
これで、青字の部分を押すだけで、そのファイルを開くことができる。
なお、印刷して提出するときには、青字を黒字にして、アンダーラインを削除している。全選択（Ctr＋A）し、全部黒字指定＆アンダーライン削除できる。
この方法により、あの書類はどこだっけと探す作業がほぼなくなる。
また、ファイルの場所を知っていた場合でも、共有リンクをクリックするだけでファイルを開くことができる。これにより、格納しているフォルダを開いて、当該PDFファイルを開くという作業がなくなる。
さらに、スキャンしてPDF化を済ませている場合、わざわざ書類をとじている紙の記録ファイルから、一度出して、その書類をコピーして、元に戻して、という作業を全部スキップすることができる。
以上の方法は、相手方の主張に対する反論作成する際にも使っている。
たとえば、反論作成をしているGoogleドキュメントに、反論を検討すべき相手方の主張書面のURL、反論検討必要な証拠のURLを張り付けておくという方法をつかうことで、『フォルダの中を探して、ファイルを開く』という作業がかなり省かれたと感じる。
このときに、二画面分割（Windowsボタン ＋ ←or→キー）、または、デュアルディスプレイにしておけば、別の書類をみながら書面作成することもできる。
その他のリンク化方法
上記の方法以外にもリンクを張り付ける方法はある。
よりシンプルに、Googleドライブのファイル名のままで貼り付けたい場合は、以下の２つの方法が使える。
①ファイル名での貼り付け
貼り付けたいファイルを選択してCtr＋Ｃ、貼り付けたい部分でCtr＋Vで張り付ける。
②スマートチップの貼り付け
また、青字にせず、スマートチップとして張り付けるという方法もある。
貼り付けたいファイルを選択してCtr＋Ｃ、そして、Ctr＋Shift＋V ➡ Tab でできる。
それぞれのリンク化の比較は以下のとおりである。
これらの方法は、ファイル名のままでリンクが作成されるので、『.pdf』等のファイルの拡張子（ファイルの種類を示す文字列）がついてしまう。
依頼者や相手方に書面を送付する際に、『.pdf』等がついたままになってしまうと、若干おかしいので、①ファイル名のまま貼り付けの方法であれば、修正することもできる。
まとめ
依頼者、相手方や裁判所に送付する書類については、タイトルが編集できる方が何かと便利なので、青字のリンクの方法を使っている。
一方で、案件管理メモのように、自分しか見ない場合は、スマートチップ化をして見やすくするという方法を使っている。