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GoogleGeminiで経理作業の効率化してみた

ナマケグマ

正月休みの終焉

正月休みもそろそろ終わり。
思い返せば、今年の年末年始は、あまりダラダラとできなかった・・・

家族がいると思う存分ダラダラできない。なお、妻から見ると、十分ダラダラしているように見えるかもしれない、、、、

一応、家人がいると、家事・育児等のタスクが自分のやろうというタイミングと関係なく発生することになるので、完全な休養にはなりえないのである。

自分が完全な休養（ダラダラ）に求めているのは、『内』なる囲われた自由のリバティではなく、フリーダムである。

世迷言はこの辺にして、今日は、仕事というか、経理作業をしていた。

クレジットカードの経費分と私用分の仕分け作業

確定申告は、税理士先生にお願いしているが、経費分と私用分が混在するクレジットカードとAmazonの履歴の仕分け作業は、自分で行う必要がある。

Amazonは、クレジットカードの明細にAmazonとしか記載がされないため、経費分と私用分の選別作業が、結構というか極めて面倒くさい。
そして、面倒くさいので、数ヶ月分貯めがちである(;^_^A

根本的な解決策はわかっている。

  • クレジットカードを仕事用とプライベート用で完全に分ける。

  • Amazonのアカウントを仕事用とプライベート用で分ける。

であろうね。

しかし、クレジットカードが複数・Amazonアカウントが複数だと、自分の注意力だと、間違うことが容易に想像できるため、いまいち踏み切れないでいる。

間違っても、後で取り返しがつかないことはないであろうが、今の現状をあまり変えたくはないのが正直なところである。

一番困っている部分が、経費分と私用分の仕分けであるので、この部分をGeminiを活用して、応急措置的に、もう少し簡単にできないかと試みてみた。

クレジットカード明細をOCRしてスプレッドシート化

以前は、クレジットカードの明細に手書きで、私用分と分かるように記入をしていた（手書きなので、とても面倒くさい）。

そこで、スプレッドシートで、クレジットカードの明細のデータを作り、仕分け表を作れば、とりあえず現状維持で、確定申告に必要な作業ができそうである。

利用中のクレジットカードの明細は、残念ながらCSVデータではなく、PDFデータでしか出力ができなかった。

そこで、Geminiの出番である。

Geminiは、PDFファイルの表を読み込むこともできる。

Chatで＋ボタンを押すと、アップロード方法が三つ出てくる。

  1. 画像でアップロード

  2. クリップボタンでファイルをアップロード

  3. Googleドライブ

これで、GeminiにPDFデータをアップロードすることができる。

GeminiのChat欄

いつも使っている『OCRして表にして』と指示すると、表形式（Googleスプレッドシート）で出力することができる。
これをそのまま加工してもいいのだが、後述するフォーマットに張り付けている。

アップロードする方法による出力データ化の正確性の違い

おそらく気になる方もいると思うので、アップロードする方法による出力データ化の正確性の違いについて、言及しておこう。

  1. PCのローカルファイルからアップロードする方法
    ・    2024年10月分、11月分、12月分の３か月分のクレジットカードのスプレッドシート化を試みた。
    ・2024年10月分、11月分は完璧に正確なデータ化をすることができた。
    ・しかし、2024年12月分については、完全に偽データ（項目・数字も偽）を吐き出した。

  2. 画像によるアップロードする方法
    画像によるアップロードする方法を試してみた。
    Windowsボタン＋Shift＋Sでスクリーンショットしたうえで、GeminiのChat欄に張り付け、『OCRして表にして』と指示すると、正確にスプレッドシート化することができた。

  3. GoogleドライブにアップロードしたPDFデータを指定する方法
    ・    GoogleドライブにアップロードしたPDFデータ（クレジットカード明細）を指定して『OCRして表にして』と指示した場合、一つの表を別々の表として出力されてしまい、使いにくかった（原因は不明）。

自作フォーマットに張り付ける

税理士さんが見て確認しやすいようにするため、先ほどの作業でスプレッドシートの情報を選択し、自作フォーマットに張り付ける。
なお、GeminiでOCRの結果を出力したスプレッドシートのデータ自体は削除している。

自作フォーマットにおいて、工夫したところは、以下の通りである。

  1. 経費OR私用の欄は、選択型にしたこと
    ・記入方法が違うときちんとソートできないときもあるので、入力内容を統一することが大事。
    ・なお、いちいち選択せずとも、経費の記載になっている部分をコピー＆ペーストで一括入力も可能である。

  2. 私用の経費についてはその行をグレーアウトするようにしたこと
    ・税理士さんが見て、経費か私用か確認しやすいようにするための措置である。
    ・完全に黒くしてしまうと、Amazonの履歴との照合作業のときに、どこまで進んだかわからなくなってしまうので、グレーアウトがオススメである。
    ・やり方は、条件付き書式で表全体に、カスタム数式を設定しておく。
    なお、「$」を削除して「=F4="私用"」と入力すると、F4のセルのみがグレーアウトする。

  3. 合計値を計算する部分を入れる。
    ・検算は絶対必要なので、検算用に関数（SUM）を入れておく。
    ・AIが機能向上により、サボりにくくなったとはいえ、検算は必須である。

自作フォーマット
条件付き書式設定内容

まとめ

Geminiとスプレッドシートを活用することによって、幾分仕分け作業が楽になったような気がする。


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