.•. 🐬韓国留学 アポスティーユ編🗝️.*•.
こんにちは、520です꒰ ɞ̴̶̷ ·̮ ɞ̴̶̷ ꒱ ♫♫
現在韓国語学留学準備中で
そのために必要な手続きなどを記録として
残していきたいと思います💭
今回は入学提出書類の
<アポスティーユ認証を受けた卒業証明書と成績証明書>
の手続きや必要書類について説明していきます
(私の入学予定の語学堂は卒業証明書と成績証明書の
提出が必須でしたが、学校によって提出物が変わるので
募集要項や問い合わせ等で確認してください📞)
アポスティーユとは？
アポスティーユ...人生初めて見る単語で何のこと？
と思いネットで検索してみました🔍
「外国公文書の認証を不要とする条約（略称：認証不要条約）」（1961年10月5日のハーグ条約）に基づく付箋（＝アポスティーユ）による外務省の証明のことです。提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・（総）領事館の領事認証があるものと同等のものとして，提出先国で使用することができます。
まだあまりピンとこない...と思ったあなた！
大丈夫です！簡単に言いますと
日本で発行された書類を海外に提出する際に
アポスティーユ認証を受けることによって
「この書類は正式な書類です」ということを
外務省に認証してもらうことです🖋️
日本、韓国はハーグ条約加盟国です
アポスティーユ認証の手順
①卒業証明書など自分に必要な書類を学校に申請
ここで最初に確認すべき大事なことが！それは...
自分が発行してもらう書類は'私文書'か'公文書'か
これがどちらかによって手続きの手順が変わります
公文書: 国や公務員など公的機関が発行する文書
ex) 公立、県立高校が発行した書類 等
私文書: 公文書以外の私人名義で発行する文書
ex) 私立高校、専門学校が発行した書類 等
私の場合市立高校だったので'公文書'の扱いとなります
難しい言葉が多く頭が痛いですがㅠ ̫ㅠ
なぜ私文書の手続きが複雑かと言うと、
アポスティーユ認証を得られるのは公文書のみで
私文書は公文書に変換する手続きを
公証役場及び法務局でしなければならないのです
②-1 公文書の場合
申請方法は以下３つ
⭐︎郵送での申請（外務本省・大阪分室共通）
［必要書類］
・証明が必要な公文書（発行して3か月以内の原本）
・申請書（公印確認またはアポスティーユ）
委任状（代理人の方による申請のみ）
・返送用封筒（返送先要記入）
⭐︎外務本省（東京）の窓口での申請
→郵便or窓口での交付 予約不必要
⚠️可能な限り郵送での申請、原則郵送交付
［必要書類］
・証明が必要な公文書（発行して3か月以内の原本）
委任状（代理人の方による申請のみ）
・申請書（公印確認またはアポスティーユ）
・顔つき身分証明書
・郵送交付希望の場合は返送用封筒（返送先要記入）
⭐︎大阪分室の窓口での申請
→原則郵便での交付 予約不必要
⚠️可能な限り郵便での申請
［必要書類］
・証明が必要な公文書（発行して3か月以内の原本）
委任状（代理人の方による申請のみ）
・申請書（公印確認またはアポスティーユ）
・顔つき身分証明書
・郵送交付希望の場合は返送用封筒（返送先要記入）
※郵送、窓口の申請どちらも手数料は無料
郵送での返送料のみかかります
公文書の場合、外務省からの返送にて
アポスティーユ取得完了となります！
返送用封筒は追跡できるものがオススメ📮
(申請方法によりかかる時間が変わります)
②-2 私文書の場合
ここでも確認する大事なことが！
ずばり...近くにある公証役場を調べることです🔍
⭐︎北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、
神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府および福岡県
の公証役場 ※在住者で無くても可能
→公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び
外務省のアポスティーユを一度に取得できる
ワンストップサービスがご利用できます！
このサービスは法務局、外務省に行く必要が無く
スムーズにアポスティーユ取得が可能(即日)
［必要書類］
⚠️公証役場によって違うので確認必須です
・証明が必要な私文書（3か月以内の原本）
委任状（代理人の方による申請のみ）
・宣言書(Declaration)
※私文書の内容が正しいことを証明するため
自分で英文の宣誓書を作る必要があります
(サインの部分は空欄のままにしておく！)
・顔つき身分証明書
・手数料(英文のため11,500円必要)
手順
①私文書、宣誓書の準備
宣誓書はネットにテンプレートがあるので
簡単に作ることができます(手書きor Word作成)
②公証役場に電話して訪問日予約
予約なしでも可能な場所もありますが事前に
私文書のアポスティーユを取得したい事を伝え
必要書類などを確認しましょう
③必要書類を持ち公証役場へ
④原本を渡し宣言書のサインを公証人の前でする
⑤アポスティーユ認証された書類を受け取る
⑥手数料を支払い完了
⭐︎埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野及び新潟の
7県の公証役場 ※在住者で無くても可能
→公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を
一度に取得することが可能
その後は外務省でアポスティーユ申請を行って
返送にて認証完了！
⭐︎それ以外の公証役場
→公証役場にて公証人の認証を取得した後
法務局にて公証人押印証明を受け取り
外務省にアポスティーユ申請を行い
返送にて認証完了！
⚠️必要になる書類はどこの公証役場も概ね同じだと
思われますが念のため問い合わせて確認してください
外務省への送り方は公文書と同じ手順となります
やっぱり手続きが難しそうで不安...
私自身、役所などでの手続きに緊張してしまう人間で
このアポスティーユ取得も代行しようかな...
とも思いましたが費用が高額でもったいないㅠ ̫ㅠ
自分の力で頑張ることにしました
卒業証明書と成績証明書の申請
とにかく卒業証明書と成績証明書が手元にないと
何も始まらないので高校に交付申請をしに！
私の高校ではHPから交付申請書をダウンロードし
交付してもらいたい書類の記入と
手数料(1通400円)として収入証紙を貼付して
高校の事務窓口に直接提出し書類ができあがったら
また高校に受け取りに行く形でした🏫
(学校により異なるのでこちらも要確認)
しかしここでピンチ...
私の行きたい語学堂はどちらも英文か韓国語での提出で
高校に英文での発行は可能か聞きましたが
英文での提出は行っていないとのこと...ㅠ ̫ㅠ
⚠️卒業証明書と成績証明書申請の注意点
・英文での発行は可能か
・発行まで大体どのくらいかかるか
上記を問い合わせてから申請を行ってください
めちゃくちゃ焦りましたがとりあえず申請だけ行い
英文での提出にする方法を調べました🔍
しかしまた更なるピンチ...
原本を翻訳したものの認証を受ければいいのですが、
元が公文書でも翻訳に変換したら私文書となるのです...
えぇ...どうやって翻訳？そもそも自分でやっていいの？
色々調べてもこのケースがなかなかヒットせず...
(一応原本の翻訳、アポスティーユ取得まで一括で
代行してくれる会社がありましたが金額が高い！ㅠ ̫ㅠ
お金、時間に余裕がある方は検討してみてください)
卒業証明書や成績証明書を英文翻訳する必要のある方は
私のやった方法を是非参考にしてください！
卒業証明書と成績証明書の翻訳
結論として、翻訳作業は自分で行って🆗です
私がした実際のものがこちら👇🏻
あまり良くない成績なので恥ずかしいですが...
役に立てれば嬉しいので是非参考にしてください(笑)
ここで翻訳する時のポイントがあり
・名前の表記は全て統一！
公証人の方によると全て大文字表記の
名字→名前の順がいちばん無難とのことです
・原本の形式のまんまで翻訳！
翻訳したものの公証は翻訳の内容ではなく
この翻訳は正確に自分が正確に行いました！
と言う事を宣言しその宣言を認証してもらうので
原本にない余計なものは付け加えたりせず
原本をそのまま翻訳すればよいです
宣言書の作成
翻訳の作成が終わったら宣言書の作成です
簡単に言うと翻訳を正確に行った事を宣言するものです
もちろん私も事前に作成して行きましたが
流れでさらっと公証人の方が作ってくださいました(笑)
その宣言書がこちら👇🏻
自分がアポスティーユを取りたい書類によって
タイトルの部分が変わってくるので注意です⚠️
私の場合、卒業証明書と成績証明書なので
①CERTIFICATE OF GRADUATION
②TRANSCRIPT OF SCHOLASTIC RECORDS
の2つの記入となります！
(卒業証明書と成績証明書は別認証と思っていたのですが
2つまとめて宣言して大丈夫です🆗)
もし自分で作成して持って行かれる方は
サインの部分は空欄にしておいてください！
公証人の方の前でサインする必要があります✍🏻
文書は英語ですがパスポートの表記と同じにするらしく
私は漢字でそのままサインしました
公証役場に電話
予約なしでも大丈夫な公証役場もあるみたいですが
私は事前に電話で予約して行きました📞
私の場合
・韓国留学に行くためアポスティーユが欲しい
・卒業証明書と成績証明書の英文翻訳の認証は可能か
を聞いて必要になる書類を教えてもらいました
必要書類はこちら👇🏻
①顔つき身分証(パスポート+マイナンバー)
私はどちらも持ってくるように指示され
マイナンバーコピー取られました
②卒業証明書と成績証明書の原本
原本提出になってしまうので
念のため原本のコピーを取って保管しました
③②を翻訳したもの
④宣言書
結構公証人の方が作成してくださいましたが
公証役場によってはわからないので
一応作成しておくのが良いと思います
※私は iPadのWordで作成したため訂正あった際
直せるようにiPadも持って行きました
公証人の方に聞かれたことは
・誰が翻訳文を作成したか
・出身高校の名前
・顔つき身分証何を持っているか
・どこの国に提出するのか
主にこの4点だったと思います！
(翻訳代行会社に翻訳だけしてもらった場合は
手続き異なると思うので確認してみてください)
担当の公証人の方が事前にメールで翻訳したものを
送ってくれれば早く終わるかも！とのことで
事前に送り訂正部分をご丁寧に教えてくださいました
基本的に間違えてても直せれば問題ないです👌🏻
私も訂正部分がいくつかあったのですが
公証役場で訂正、印刷もしてくださいましたㅠ ̫ㅠ
公証人の方によりけりなのかもしれないですが、
基本的に公証人の方が英訳が正しいことを保証する
権限や能力が無い事を覚えておいてください⚠️
これはなぜかと言うと、システム上
「自分が作成した翻訳は正しい」と宣言した
宣言書を認証し公文書化してくれるからです
極端に言えば形式が合っていれば翻訳が間違っていても
認証できてしまうのです...
私を担当してくださった方は翻訳内容全て目を通し
丁寧に対応していただけましたが
作成は余裕を持ってチェックを何度もしてください✔️
アポスティーユ申請書を記入
最後にこのような申請書を記入しました🖋️
私は公証役場の方で準備してあるものだったので
形式が少し違いましたが内容はあまり変わらず、
書き方も教えてくださったのでここも問題なく通過！
アポスティーユ取得
私はありがたいことにワンストップサービス対象の
公証役場で約30分ほどで終わりました꒰ᐡ⸝ɞ̴̶̷ ·̮ ɞ̴̶̷⸝ᐡ꒱
こんな感じでスタンプ押された書類と宣言書や
原本、翻訳諸々まとめてホチキス止めでくれます！
手数料は英文なので11,500円
ワンストップサービス使えそうな方は
代行通さずに自分でやった方がオススメかもですね♫
かかった費用
・高校に書類交付してもらう手数料
1通 400円×2＝800円
・私文書アポスティーユ手数料
英文 11,500円
→計 12,300円
以上アポスティーユ取得方法についてでした〜
外務省のHPにもそれぞれ詳しく掲載されてますし
不明点は公証役場さんに問い合わせしてみてください📞
きっと力になってくれるはずです💪🏻
noteではじめて記事作成してみたので
うまくまとめられてるか分かりませんが
最後まで読んでくださった方ありがとうございますㅠ ̫ㅠ
これからも時間があれば記事書こうかなと思います
ではまた☆〜(ゝ。∂)