SmartHRの「オンライン新年会セット」制作の裏側

こんにちは、SmartHRコミュニケーションデザイングループのnamです🧚‍♀️💫

遡ること2018年から、SmartHRの全てのノベルティやオリジナルアイテムの制作を担当しています。

💁🏼‍♀️ こんなことをやっています
・ノベルティの選定〜デザイン〜発注
・ノベルティを活用したブランディング施策の企画〜実施
・イベント演出アイテムやコンテンツの立案
・オリジナルグッズのオンライン販売（🛍 SmartHR Store）etc...

最近はこんなものを作りました。
SmartHRの「オンライン新年会セット」🍻

こちらを全社員の元へ発送しました。内容はすべて届いてからのお楽しみ！ として秘密にしていたため、到着時は社員のみんなからの投稿でSNSや社内Slack上が盛り上がりました 🙌 🙌 🙌

会社からオンライン新年会のグッズが届いた！めちゃ良い〜👏

お酒、ノンアルドリンク、おつまみ、おたのしみ抽選会？小さい箱にサプライズ的な何かが入ってる気がする👀

ダンボールの「TGIF」に「T2D3」が紛れてたり遊び心あってステキ。

おつまみは SmartHR ユーザー企業さんでそろえたそう！ pic.twitter.com/vM07azuWgx

— Shoji Miyata (@miyasho88) January 13, 2021

このとき、デザインへの反響だけでなく
「どこで作れるの？」
「内製してるの？全部外注なの？」
「誰が考えているの？」
といった、制作についての問い合わせを多数いただきました。

今回は実際にご一緒した業者さんも紹介しながら、
SmartHR「オンライン新年会セット」制作の裏側を惜しみなく公開します！

まずはじめに

SmartHRの新年会は、毎年上期キックオフの夜に開催される、1年の中でもとても盛り上がる社内イベントのひとつです（2021年1月入社メンバーによる当日のレポートはこちら）。
キックオフで高まった熱量のまま新年会でも満足感の高い体験ができれば、相乗効果として会社への帰属意識や働くモチベーション向上（インナーブランディング効果）も期待できると考え、「オンライン新年会セット」を用意することにしました。

📦 「オンライン新年会セット」の中身
・ドリンク2種（アルコール/ノンアルコール1本ずつ）
・ロゴになるグラス
・おつまみ4種（SmartHRのお客さまの商品よりセレクト）
・ポチ袋（お札風抽選券入りの抽選会アイテム）

以下では、制作プロセスについてご紹介します。

制作プロセス

今回、一番多かった質問は「内製してるの？全部外注なの？」でした。
上図の通り、①〜③までは内製、以降の④と⑤は協力会社に委託しました。

① 企画

このパートではイベント運営メンバー達と要件をまとめます。

🎯 目的
オンライン新年会となったため、イベントの一体感を演出することを目的としました。

💰 予算
過去の新年会費用を元に試算。

🗓 発送時期
完成品が手元に届く日を決めます。
SmartHRの場合、届け先は都内から九州（SmartHR KYUSHU）までと幅広いので、新年会2日前には届くように決めました。

🗣 内容物（ざっくり）
企画やセット内容のアイデアをチームでブレストします。ノベルティの費用感は想像つかないメンバーも多いと思うので、この段階では金額や納期は気にせず、思いつくまま楽しそうなことを考えてみます。

テーマが決まっている方がアイデア出しをしやすいため、時節柄「お正月」としました。お年玉と絡めたイベント内抽選会のアイデアはこの段階で出ました。

② 選定・発注

💭 完成イメージ構想
①で決めたことを元に、予算と納期の範囲内で現実的に作れそうなものを考えます。

限られた時間でイメージを固めるには、日頃からノベルティやモノへのアンテナを張っていることが大事だと思います。今回は不採用になっても次回ひょんなタイミングで需要があるかもしれません。アイデアのストック、こんなんなんぼあってもいいですからね〜。

🛒 アイテム選定・発注
アイテムや業者をひたすら探して問い合わせます。
一番根気がいる作業です。

📝 主なチェックポイント
・納期
・最低ロット数
・印刷範囲
・印刷カラー
・見積り
・サンプル取り寄せ可否　etc...

当初、乾杯アイテムは昨年サービス5周年を記念して作ったビールのような、オリジナルの瓶ビールを考えていましたが納期の都合で早々に諦めました😇

そして、ドリンクは既製品にする代わりに何かしらのギミックで特別感を補う方向へシフトしました。

📐 箱サイズ／配送業者選定
後のパートでも紹介しますが、箱作成、梱包、発送はアースダンボールさんに依頼しました（いつも大変お世話になっています🙏🏻）。

内容物をきれいに収めるため箱の寸法も重要です（メジャーは必需品📏）。並行して、箱に入るサイズのおつまみをイベント運営メンバーに探し始めてもらいました。
箱サイズによって送料が変わるため、ここもアースダンボールさんと相談しながら適切な配送業者を決めました。

📅 全体スケジュールFIX
このあたりでやっと全体スケジュールが確定します。
梱包作業に合わせて指定日までに内容物を手配したり、諸々のデザイン作業に移ります。

③デザイン

📦 外箱：アースダンボール（デザインは内製）

📝 印刷方法：ミラプリ（超高速インクジェット印刷）
メリット：小ロット低コスト、短納期
デメリット：印刷のベタ面には多少の縦筋が入ってしまいます。この現象を避けつつブランドカラーであるSmartHR Blueを際立たせるため、パターンを用いるなどして色が占める面積を広くしています。

※TGIF：「Thank God It's Friday」の頭文字をとったもので、直訳すると「神様ありがとう、今日は金曜日」。日本でいう「花金」に近い言葉。
※T2D3：ARR（サブスクリプションの年間売上）が1億円を突破してから、「3倍（Triple）×2年、2倍（Double）×3年」で売上が伸長するのが理想という、SaaS業界理想の成長スピード。

🗃 内箱
箱：アースダンボール、ステッカー：グラフィック（デザインは内製）

今回の乾杯アイテム一式を収納する箱も作成。ドリンク以外は、当日のお楽しみとして箱を開けるまでは見えない作りになっています。

この内箱への印刷は間に合わなかったので、当日冷えたドリンクで乾杯してもらうためにも、冷蔵庫に入れてほしい気持ちと “何かの匂わせ” をステッカーに託しました。

SmartHRではグラフィックさんをよく利用しています。ものによってはRGB入稿ができるのもGOOD。

🥃 ロゴになるグラス：FIRST STING Online（デザインは内製）

FIRST STINGさんはアイテムによっては特急プランもあり、印刷可能面積が広いうえに小ロットにも対応していて助かりました。
内箱に入っている小箱の中身が、この「ロゴになるグラス」。ブランドカラーに近い色のドリンクを用意し、注ぐとfaviconのようなロゴが完成する仕掛けにしてみました。

🗯 梱包用「われもの注意」テープ：グラフィック（デザインは内製）

協力会社への梱包指示がしやすいよう、一箱につき「われもの注意」の文字が4つ収まるデザインピッチ（「繰り返される図柄＋余白」の幅）で作成しました。

🧧 ポチ袋一式
封筒：HAGURUMA、シール：グラフィック、ダミーのお札：グラフィック（デザインは内製）

HAGURUMAさんは紙種や加工がとても豊富で、仕上がりも申し分ないです。ロゴ部分は、箔押し加工（絶縁箔シルバー）でおめでたさと特別感を。

今回の新年会コンテンツの一つとして、“お年玉” とCFOの玉木さんを掛けた「おとし玉木」（抽選会）を企画しました。
ポチ袋はもちろん実際に現金を入れているわけではなく、玉木さんの顔が印刷されたダミーのお札を封入。お札の記番号に見立ててナンバリングし、それを抽選番号としました。玉木さんには事前に快諾いただいていたのですが、運営メンバー一同、当日までニヤニヤが止まりませんでした。

④ 梱包（協力会社に委託）

協力会社：アースダンボール
箱作成と合わせて、梱包もアースダンボールさんにお願いしました。

🚚 セット一式納品
箱以外一式（内容物、テープ、ステッカーなど）を指定日までに納品。できるだけまとめて納品する方が紛失防止にもなるのでベター。

📑 作業指示書共有

実際の作業指示書の一部です。特に協力会社へ委託の場合は思わぬ認識のズレが起こらぬよう、わかりやすい共有を心がけました。

⑤ 発送（協力会社に委託）

協力会社：アースダンボール
全300セット超の発送も合わせてお願いしました。

🚚 送り状納品
送り状はこちらで用意する必要があったので、人事グループの運営メンバーに手配してもらいました（超絶感謝🙏）。

※発送作業を委託するにあたって、協力会社とNDAを締結した上で社員の個人情報取り扱い可否と配送先確認（SmartHRに登録されている住所で問題がないか）の事前アンケートを行いました。

📝 その他
制作日数：約1ヶ月半
セット内容や数量、協力会社の繁忙期等でスケジュールは変動するため、
通常は数ヶ月余裕を持って準備することを強くおすすめします。笑

あとがき

今回、特に意識したことは

・社内イベントへの期待値や参加率が上がるような工夫
・入社時期や部署関係なく楽しめるよう、SmartHRのカルチャー（遊び心）を取り入れること

でした。こうした結果、社内での反響は想像以上に大きかったです。
自社のオリジナルグッズが自宅に届くというサプライズ的な体験や、遊び心にリアクションしてくれたメンバーが多く、（ノンアル勢への）ドリンクの配慮が嬉しかったという声も結構ありました。生活様式の変化で対面でのコミュニケーションが難しい今、このようなかたちで会社とつながれたことが重宝されたのかもしれません。私自身も、今求められるコミュニケーションの在り方を考えさせられるきっかけにもなりました。

SmartHRのノベルティ制作についてここまで細かく社外公開したのは今回が初めてです。これからノベルティを作ろうとしている人、オンライン飲み会セットを作ってみたいと思っている人の参考になれば幸いです🙏

I AM HIRING!

冒頭でも述べましたが、SmartHRのノベルティ制作は2021年2月現在、私ひとりで担当しています。社員数は350人を越えようとしている中、メンバーが増えるだけ、チャレンジしたいノベルティ施策も増えています💪🏻💪🏻💪🏻

そして今回、私と一緒にSmartHRのノベルティ作りや施策を盛り上げてくれるメンバーを初めて募集することにしました。めったにオープンしないポジションです（多分！笑）。

最新版に更新されたばかりの会社紹介資料もどうぞ📚

それではご応募お待ちしています〜！

🧚‍♀️💫