準備を100パーセント行うことの大切さ。

１１月３日水曜日、アゼリアおおたけにて無事【おおたけスマイル文化祭】が終了しました。大竹青年会議所にとって、２０２１年一番のビッグイベントであった本事業。今回は新型コロナウイルス感染症対策を行いながら、民間主導のモデルケースを作りたいと、入念な準備をおこなってきました。よく準備は９割、本番１割と言われますが、経験上準備の時点で１００%に持っていかないと、想定外に対応できません。今回はその準備について書いていきます。

先日の記事に書いた通り、無事におおたけスマイル文化祭が終了致しました。誰1人怪我する事もなく、無事に終わることができてホッとしております。

今回無事に終えることが出来たのも、文化祭に出演して頂いた子ども達、ご観覧にお越し頂いた皆様、スタッフとしてご協力頂いた皆様、ご協賛頂いた皆様、青年会議所会員、皆様のご協力のおかげです。本当にありがとうございました。

そして、今回無事に運営を行うことが出来たのは、やはり１００%の準備が行われていたからこそだと強く思います。そこで今回は、運営側がどのような準備を行なっていたのかを、書いていきます。

青年会議所では事業を行う際に、理事役員の承認を得て初めて事業を行うことが出来ます。その為には、やりたいことを見える化しないといけません。今回の事業は、たった１日の約６時間というスケジュールですが、これだけの資料を作成し準備をしていました。

まず、事業を行う際に重要なことは、当日の流れをイメージすることです。タイムスケジュール、配置図、役割分担表など誰が見てもわかるぐらいのレベルの資料を作成します。特に役割分担表に関しては、一人ひとりの特性なども吟味し、配置しています。

次は駐車場誘導に関してです。こういう資料を作成する際に大切なことは、
・重要なことだけピックアップして端的に作成する
・大竹市の事を知らない人が見てもわかるレベルの資料を作成する

ということが大切になってきます。リスク回避の為に、想定できる問題箇所に対しての情報を入れすぎると、文量が多くなり、伝えたいメッセージが伝わりづらくなります。作成する際には、３人ぐらいに懸念点を質問し、よく出てくる課題に関しての情報のみ簡潔に記載する事が重要です。

今回初の試みとして準備していた【おおたけスマイル文化祭公式LINE】は大変重用しました。ここでも、必要な情報をわかりやすく端的に、適切な時間に届ける事を意識して活用しました。具体的には先日の記事にあります。

こちらは事前に、個別に質問や疑問を送って頂いた為、当日までの準備を行う事ができたというのが大きなメリットでした。

LINEと同じく活躍したのが、Googleフォームを使用した、事前申し込みフォームです。人数制限を設けていた為、事前に申し込み人数を把握する設問を設定していた為、会場設営に役立ちました。

そしてリハーサル専用の資料もあります。これはかなり大切で、準備物リストはもちろんですが、設営時の注意点、当日役割の注意点など、リハーサルに対しての準備を万全に行うことで、準備に対しても余裕を持つ事ができます。

以上に記載したことはほんの一部ですが、ここまで視覚化し準備を行うことで、準備の６０%が終わります。残り３０%は実際に会場で行うリハーサルです。ここまで準備をしておいて、余裕を持って想定される想定外について意見を出し合う。これが一番大切です。

言葉遊びみたいになるかもしれませんが、
【想定外の出来事を如何に、想定内の想定外にするか】
つまり、想定外のことがどういうところで起きそうかをシュミレーションする余裕を作ることが、準備の段階で大切になります。

ここまで準備する事により、本番に対して役割を完遂できるチームづくりができるのです。今回の事業でも改めて、準備を１００%しておくことの大切さを実感しました。無事に終えることができるのにも、必ず理由があるのです。

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