タスク管理法に終止符！？もう迷わない仕事術
タスク管理、、、「どうしたらいいの！？」「何が正解なの！？」
迷いますよね。
私も迷いに迷い、いろいろな方法を試してきました。
シンプルに紙に書き出して優先度順に番号を振る
付箋に1つずつ書き出して貼り、優先度順に並び変える
週間バーチカルタイプの紙の手帳に時間軸に合わせてタスクを記入
Trelloで”今日””明日””来週”などのカードを作り記入
Googleカレンダーに小さいタスクからすべて時間軸に落とし込む
などなど・・・
そして、今はある一つの方法に落ち着き、タスクの漏れなく、タスク管理方法にも迷いなく仕事ができているわけですが、今日は、私がいろいろと試す中で気づいた『タスク管理の原則』と、結果的に何に落ち着いてどのように管理をしているのかを紹介します。
タスク管理の原則
タイトルに”終止符”と書いておきながらこれをいうのはどうかと思うのですが、正直タスク管理に正解はなく、人それぞれあったやり方があると思っています。（実際に人それぞれ管理方法が違うように・・・）
けどその中で、様々な方のタスク管理を見てきましたが、うまく管理をして抜け漏れなくレベルの高い仕事をする方に共通している考え方で気づいたことがあります。
それは、タスク管理の原則とも言える下記の2つを満たしていることです。
一元管理がされている（≒1つのツールでタスク管理が完結している）
ルールが明確に決まっている（※その人の中でのルールが決まっている）
では1つずつ解説していきます。
1．一元管理がされている
これは、補足にもあるように、何か1つのツール内で管理が完結していることです。
タスク管理でミスをする要因として、出てきたタスクをメモするときに、1つのツールに定めず、目の前にある何か記入できるものに書いてしまうことがあるかと思います。
外出先だったので携帯のメモにとりあえず記入しておいた
パソコンをいじりながらだったのでパソコンの付箋機能にメモをした
会議の資料が目の前にあったので資料にメモをしておいた
紙の付箋に書いておいてモニターの端に貼っておいた
時間が決まっていることだけはスケジュール帳に記入するようにする
など、こんな状態です。
その結果どうなるかというと、「あれ？どこに書いてあったっけ？」と思い出す時間を取られる。
または、「明日のやることは、手帳とカレンダーと付箋を見ればわかるか」と管理できている風であっても、複数のツールに思考を巡らせないといけないという、思考の無駄遣いをしている可能性があります。
なので、ツールを強制的に何かに指定するつもりはありませんが、手帳なら手帳”だけ”に、クラウドのカレンダーならカレンダー”だけ”、というように、何か1つのツールに限定してタスクをすべて記入し、「これだけ確認しておけば大丈夫！」という環境を作ることで、無駄な思考を使わなくてもよくなります。
そう考えると、どんな状況でもタスクの入力ができるように、常に持ち歩けるハンディタイプの手帳か、パソコン・スマホのどちらからでも入力できるクラウド型のカレンダーがいいかなと個人的には思っています。
2．ルールが明確に決まっている
では2つ目を見ていきます。
仮に1つ目の『一元管理』ができているとして、次は下記のような課題にぶつかる可能性があります。
どれが終わったタスクかわからない・・・
これって優先度高かったっけ？明日でも大丈夫だっけ？
これって自分一人でやるタスク？誰かとの約束の時間？
これは、一元管理はできているけども、その中でもルール決めができておらず、見返したのはいいけども、”視覚的に”優先度やタスクの分類がわからず、改めて考えないと整理できないという、思考の無駄遣いをしているパターンです。
そしてこの、”視覚的に”というのがこのルール決めでは重要となってきます。
ルール決めに正解も不正解もありませんが、した方がいいこととしては、
5つまでのルール決め（数の制限）
色分けをして視覚的にタスクのジャンルを捉える（直観的）
この2つです。
後ほど私の管理方法のところでも例をお伝えしますが、
終わったタスクは赤色に（または赤線を引く）
誰かとの打ち合わせは緑色で（または文頭に★をつける）
週次の定例業務は黄色で
のように、自分なりのルールを視覚的にわかるように決めておきます。
そうすることで、一元管理されているタスクの中でも、視覚的にどのジャンルの仕事なのかが即時に判断でき、ずらせる仕事なのか、時間が決まっている仕事なのか、社内の人との時間なのか、社外の人との時間なのかと、内容を見ずともすぐに取り掛かるまたは仕事への気持ちを作ることができるようになります。
そして、ルールの数についても、少なすぎても判別しづらい、多すぎてもごちゃごちゃしすぎて意味をなさないことから、いろいろと試す中で5つぐらいが妥当なのでは？と思ったので数を制限しています。
まとめ
このように、「タスク管理がうまくできない」「いろいろと試しているが迷走している」「いつもごちゃごちゃになって抜け漏れが発生している」などの悩みがある方は、一旦、”何のツールを使うのか”という手段にとらわれるのではなく、一度、下記2つの原則を徹底することを心がけてみてはどうでしょうか。
一元管理がされている（≒1つのツールでタスク管理が完結している）
ルールが明確に決まっている（※その人の中でのルールが決まっている）
なかのたいはどうしているのか？
最後に、参考になるかはわかりませんし、もっと効率のよい管理方法があるかもしれないという前提で、念のため私の管理方法を共有します。
上記原則に回答する形ですと、
一元管理 ⇒Googleカレンダー
ルール５つ ⇒下記（※）の通り
※ルール5つ
終わったタスクは赤色に
社内会議は深緑に
社外との打ち合わせ関連は緑色に
定例業務はピンク色に
時間の決まっていない業務は上部の”タスク”のあたりに
です。
このようにした理由としては、まずGoogleカレンダーはパソコンでもスマホでも同じようなインターフェースが見れるので、スマホを持ち歩いている限りいかなる場合でも同じツールにタスクを入れることができるからです。
また、ルールは一見めんどくさいように感じますが、Googleカレンダーは右クリックで直感的に色を選ぶことができるのでそこまでの時間ロスがないことと、仮にすべてのタスクを同じ色で入力したときに、「あれ？これって社外の人との打ち合わせ？動かせる業務だっけ？」などと、後々考えてしまう可能性があることを考えると、入力時に数秒犠牲にして後々直感的に判断できるようにした方が思考がごちゃごちゃにならなかったです。
下表、あくまで例ですが、こんな感じですというのを載せておきます。
まあ、あくまで現時点での私のやり方なので、明日になったら違う方法になっているかもしれませんが、おそらく先述の、『一元管理』と『ルール決め』の原則からは外れないことでしょう。
少しでも参考になればうれしいです。
また、他に何かいい方法や「こんな管理方法いいよ！」みたいなのがあれば、私も是非参考にしたいのでよかったらコメントなどに記載ください。
おやすみなさい。
私の投稿テーマ
『イキイキと生きる人を増やす』をテーマに発信をしています。
人間関係や仕事での”不”、日々のストレスは、もしかしたら『考え方』や『捉え方』を変えることで解消されるかもしれません。
私の記事が誰かの目に触れ、考え方が変わり、イキイキと生きる人が増えることを願って活動を続けています。
他にも仕事や人間関係における考え方のヒントになる記事があるかも知れませんので、興味がある方は他の記事も見てみてください。