仕事のフローを改善する
PMの仕事範囲
プロジェクト・プロダクト成功のためにはなんでもやるのがPMの仕事範囲だと思っています。
一緒に働く人が価値ある仕事に集中できる・効率的にアウトプットが出せるためには、仕事のフローを改善していくこともPMの仕事として大事な部分になります。
フローの改善タイミング
ある作業がよくトラブルを起こしている
◯◯さんしかできない作業がある
前から変わっていないけど、もっと効率的に進められる作業・仕事がある
このように感じることがあれば、フローの改善タイミングです。
仕事・作業に関わるメンバーの生産性をあげて、成果を出しやすくする環境を作る必要があります。
フローの改善を実際にする
実際に仕事でフロー改善する際に以下をやります。
現状把握
可視化
課題と解決策を決める
小さく実行
振り返り
現状把握
うまくいっていない作業に関係しているメンバーにヒアリングをする
実際に自分が実施してみる
この2つを駆使しながら、現状把握をします。
可視化
解決策を考えるためには以下のことが必要になります。
最終成果物ができるまでの工程と中間成果物
実施担当者は誰か
どのタイミングで作業が発生するか
これらを可視化します。
自分は、よくPFD(プロセスフローダイアグラム)と責任範囲を決めるDACIモデルを利用して状況を整理しています。
実際に仕事に関わるメンバーと一緒に作成すると、現実的なものになります。
可視化することで、実際に働いているメンバーが気づいていなかった課題も確認できます。
課題と解決策を決める
フローと責任範囲が可視化できたので、うまくいっていない部分の課題を検討していきます。
自分が実施した運用フローの改善では、障害が起こった際の要因のフロー箇所に赤シールを貼った上で、解決するべきフローの優先度を決めました。
小さく実行
課題と解決策を決めたら、小さく素早く実行していきます。
フローを変えると、最初は組織から反発を受けることもあります。
が、まずは小さく試みましょう。
全体の許可が下りるまで待っていたら機会を失います。
失敗したら謝ってもとに戻せる状態であれば、ナイストライです。
フロー改善のマインドが『カイゼンジャーニー』にも書かれていたので、さらに気になる方はおすすめです。
振り返り
実際に実行したら、関係者でKPTをしましょう。
それを元に、改善した効果、まだうまくいっていない箇所などがわかります。
うまくいっていなければ、また以下の流れで小さくトライしていきましょう。
現状把握
可視化
課題と解決策を決める
小さく実行
振り返り
PMはプロジェクトやプロダクトの最終成果物の責任があります。
その上で、成果物を出すためのフローはとても大事です。
日々の小さなやりづらさの違和感を無視せず、小さくてもチームが生産的に働ける環境づくりをし続けたいと常々思います。