西側アーチ撤去顛末記①
2024年2月3日工事完了
2023年度の大きな事業のひとつだったアーチの撤去工事が無事に終わりました。工事の計画を総会で承認を取るところから、応急工事、補助金申請、交付決定、本工事、実施報告、そして補助金支給確定まで約2年半の事業となりました。
アーチを撤去しなくてはならない理由は
以前も書きましたが、西側アーチの根元の腐食が進行して来たのが大きな理由で、アーチの歴史やここまでの経緯についてはこちらもお読み頂ければ幸いです。👇
政策課題対応型商店街事業補助金を活用
東京都が直面する様々な行政課題の解決につながる商店会の取組を東京都がサポートしてくれるというとてもありがたい補助金を活用して、アーチを撤去しようと商店会内部でコンセンサスが取れたのが、かれこれ３年前。
補助金を活用するとは言え、補助金は工事が無事に終わり、実施報告書を提出し、補助金の支給決定が出てからお金が戻って来る仕組み。
出費が大きい工事費を商店会で立て替えられるよう、財務計画を立てるところからがスタートでした。
応急工事で腐食進行の防止
腐食の進行ばかりは心配で、外側の飾りの鉄板が腐食していて中の柱は大丈夫なのか、それとも柱まで腐食が進んでいるのかで工事の緊急性も変わります。
知り合いの工事会社や武蔵野市の職員の皆さんにも相談して、非破壊検査を行うことも検討しましたが、とんでもなくお金もかかるので諦めるとともに、これ以上ワンちゃんのおしっこがかかっても大丈夫なように、腐食部分にステンレスのカバーをつける応急工事からはじめました。
いよいよ補助金申請
年度が変わった2023年6月、いよいよ東京都とのやり取りが始まりました。
まずは要綱の読み込みから。
今回活用する「政策課題対応型商店街事業補助金」は、毎年キャンドルナイトハートフルストリートなど商店会のイベントで活用している「商店街チャレンジ戦略支援事業補助金」とは使い勝手が全然違うため、改めて要綱を隅から隅まで確認しました。
この確認作業で、補助金の建て付けについて理解が進むと同時に、補助金の交付申請に必要な書類や会議の開催、また実際に工事が完了したあとの実施報告書の提出までの流れなどを押さえ、東京都とのやり取りをよりスムーズに進めるための情報が得られます。
うちの商店会のように事務局がなく、会長が自らの時間を割いて対応するこうした事務作業を効率的に行うためには絶対に必要な時間。なぜなら会長職はボランティアだから。
東京都との書類のやり取りが増えれば増えるほど、ボランティアに時間を費やすこととなるので緻密な準備が必要です。
申請書類の準備
まずは要綱記載の通り、時系列を追って交付申請書や見積書など申請に必要な帳票類の準備からスタートしました。以下がそのリストです。
【交付申請書類】（指定書式）
①交付申請書 ②商店街負担内訳書 ③補助事業者の概要 ④事業計画書
⑤事業費経費別明細 ⑥申請前確認書
【添付書類】
①定款又は会則〔規約〕（写）※任意団体のため最新の役員名簿も
②補助申請事業の議決に係る議事録（写）
③（当該年度の商店街事業の）事業計画書、収支予算書（写）
④決算関係書類（事業報告書、貸借対照表、財産目録等）（写）
※任意団体のため直近24箇月分
⑤代表者印の印鑑証明書（原本）※任意団体のため会長個人の実印の証明書
⑥位置図（写）
⑦現状がわかる写真 ⑧仕様書（見積依頼書）（写） ⑨見積書（写）
⑩見積業者が競争入札参加資格者であることを証明する書類（写）
⑪（既存物件の）道路占用許可書 ⑫（既存物件の）固定資産台帳（写）
⑬地権者、家主等の承諾が確認できる書類（写）
交付申請書の①～⑥、および添付書類の⑨と⑩以外は、すべて商店会で準備するもので、特に⑬は、撤去するアーチの柱が市道と市立公園の敷地内に建っていたため道路管理、および公園管理担当部署とのやりとりになりました。
⑨と⑩は、武蔵野市に相談して、申請時に必要な見積書を準備して頂ける工事事業者を紹介してもらうところからスタート。
見積書を提出して頂くために、打ち合わせや現調に対応。いろいろ勉強になりました。
申請書類の提出とその後
これだけの書類を自分の仕事や商店会のほかの事務をやりながら、約1か月かけて準備するわけですが、正直、めちゃくちゃ大変です。
事務員さんを雇えるような財政規模の商店会がうらやましくなりました。
そんな想いを抱えながら、とにかく期限までに申請書類一式を武蔵野市を通じて東京都へ提出。6月12日でした。
そして、そこから約1か月の間、東京都の職員の方に、交付申請書類や添付書類を隅から隅まで確認して頂くことに。
ボクが提出した書類の内容に対する質問や不備による再提出依頼がまとめられた「提出書類に対する疑義照会」メールが7月20日に届きました。
その疑義照会に、またまた自分の仕事や商店会のほかの事務の合間を縫って対応し、ようやく8月25日に今回の撤去工事に対する補助金の交付が決定されました。
