ワードで日本語文章を書くための『標準・本文スタイルの使い方』
みなさん、こんにちは。
理系なKindle作家のなかじーさんです。
このnoteでは、Officeの便利な使い方や計測デバイスなど、様々なことを記事にしていくのでよろしくお願いします。
今回は、ワードで日本語の『字下げ』をどのように行うかについて書いていきます。
日本語を読みやすくする『字下げ』
日本語文章には、段落の一字下げを行うというルールがあります。この字下げや句読点は明治時代から使われ始めているのですが、文章の区切りが良い、長文が読みやすいなどの理由で現代に至るまで広く普及しています。
字下げには【本文字下げ】スタイルを使おう
この字下げをワードで行うとき、皆さんはどのように操作していますか？
スペース？
タブ？
インデント？
それではいちいち段落設定をしなければならないので面倒ですし、段落設定が狂うこともままあります。このようなときには、「本文字下げ」スタイルを使うのが正解です。
【スタイル】で文章のフォーマットに一貫性を持たせる
ここで「本文字下げ」スタイルの説明の前に、「スタイル」とはなにかをの説明をします。スタイルとは、文書全体で一貫したフォーマットを適用するための機能のことで、段落のスペーシングなどのフォーマットを、簡単に管理・変更できます。
例えば、Aというスタイルがあったとして、それをある段落に適用することで、スタイルに定義されたフォントやインデント、行間などをコピーすることができます。しかも、このスタイルAを変更することで、Aが適用された段落を一斉に変更することができます。長文になればなるほど、スタイルの効果は大きくなり、効率的な編集ができます。
知らないうちに使っている【標準】スタイル
みなさん、ワードではスタイルなんて使っていない、なんて言うかも知れませんが、すでに使っています。ワードはデフォルトでは「標準」スタイルが適用されるようになっています。スタイルを使っていない（と信じていた）みなさんは、この標準スタイルを加工して使っていたのです。
じゃあ、「この『標準スタイル』を使って字下げすれば解決じゃん」、と思ったあなた。それをやると大変なことになります。すべて標準スタイルになっている文章が一斉に字下げされてしまいます。また、標準スタイル以外のスタイルを使っている場合も大きな問題になります。標準スタイルは全てのスタイルの基準となるスタイルで、他のスタイルはそのスタイルの設定をすべて引き継いでいます。なので、見出しやら図表番号やら、標準スタイル以外のすべてのスタイルもすべて字下げされてしまいます。
【本文字下げ】スタイルが文章作成の正解
じゃあどうすりゃいいの？と思ったあなた。朗報です。「本文字下げ」という字下げ専用スタイルがあります。このスタイルは「標準」＞「本文」＞「本文字下げ」という引継がされており、他のスタイルに影響を与えない構造になっています。
この「本文字下げ」スタイル、通常はワード上に表示されていません。スタイル操作を容易にするために、以下の手順でスタイルウィンドウを表示させましょう。
【スタイルウィンドウの表示】
【ホーム】＞【スタイル】＞右下隅の【↘】をクリック
【プレビューを表示する】をオン
【オプション…】をクリック＞【表示するスタイル】で【すべてのスタイル】を選択
スタイルウィンドウをメインウィンドウの左辺または右辺にドラッグして結合
段落をクリック
「本文字下げ」を適用
「本文字下げ」はスタイル一覧の下から２番目当たり
スタイルを適用するには、段落をクリックした後、適用したいスタイルをクリックすればOKです。本文字下げスタイルを適用した段落の後に文章を続けて書く場合は、自動的に本文字下げが適用されるので、毎回スタイル適用を行う必要はありません。
いかがでしたか？
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