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Copilot for Microsoft 365 の 文章作成系 プロンプト Tips

なかい

こんにちは。なかいです。

Copilot for Microsoft 365 を使い始めてしばらく経ち、「こういう感じでプロンプトを打つと良さそう」というところが浮かんできたのと、公式情報で参考になりそうなものがあったので、まとめてみました。



Copilot に文章作成をさせる際、どんな感じでプロンプトを打ってますか？

例えば「少子高齢化社会におけるコミュニティ作り」についてのレポート文章のドラフトを Word で作成したい場合に、あなたなら Copilot にどんな プロンプトを打ちますか？
下記二つのプロンプトでの出力結果をぜひ比較してほしいです。

①「〇〇についてのドラフトを作成して。」

例：少子高齢化社会におけるコミュニティ作りについてのドラフトを書いて。

②「〇〇の××についての△△のドラフトを作成して。このレポートは□□のために使用します。」

例：少子高齢化社会が進む日本の地方における若者のコミュニティ作りについて、現状と課題をまとめた2,000文字程度のレポートのドラフトを書いて。このレポートの内容は社会的なつながりが希薄化する現代において、地方の若者をターゲットとしたコミュニティ運営サービスのUX向上の案出しに使用します。

要は指示を具体的に書けているかどうか、ということですね。
自分もこれは何となく理解しているつもりなのですが、調べてみると公式ドキュメントに下記の記載がありました。

Copilot を効果的に使用するには、目的の結果を得るために、 Goal、Context、Source(s)、Expectations を含む明確なプロンプトを提供します。

「Microsoft 365 の Microsoft Copilot を使用した下書きコンテンツの作成の概要（https://learn.microsoft.com/ja-jp/training/modules/create-draft-content-with-microsoft-copilot-microsoft-365/7-summary）」より抜粋

要は「具体的」ってコト…！？「具体的」って具体的に何よ？！
……と思ったらちゃんと「具体的」に関する要素の詳細が公式ドキュメントに書かれていました！

この4つを Copilot に情報提供することが重要だそうです


「具体的」の要素をまとめてみた

以下に、この内容を自分なりに具体例とともにまとめてみました。
（そしてこれは上記公式ドキュメントの情報を見る感じ、Word での文章作成に限らず Copilot for Microsoft 365 全体に使えるものかと考えられます。）

■目標：Copilot に実行してもらいたいこと

・生成すべき内容は何なのか
　（現状、課題、対策案、表での比較、要約、予測 など）

■背景（コンテキスト）：必要な理由・関係する人

・出力結果をどこで使いたいのか
　（顧客へのプレゼン、社内の勉強会、役員会議、プレスリリース、情報のキャッチアップ など）
・どこを舞台とした話で誰が登場人物なのか
　（具体的な国やエリア、市場、業界、職務、世代、性別 など）

■期待：どんな感じの書き方がいいのか

・どのくらいのボリュームが必要か
　（文字数、ページ数、箇条書きで5つ程度 など）
・どのようなトーンが適切か
　（フォーマルに、親しみやすい感じで など）

■ソース：情報源となるもの

・何を参照させるか
　（他の Word ファイル 、メール文、 Webサイトの記載など）


実際に Copilot にいくつか 文章作成をさせてみて、文章作成の場合
特に「目標」や「背景（コンテキスト）」は大事 だと思いました。
こうした文章作成は、例えば

  • 情シスであればシステムの社内展開に関する案内や手順書作成に

  • マーケティングや営業であれば業界研究などのリサーチで市況の理解に

  • 広報であればプレスリリースの文書作成に

・・・という感じで、文章の骨子の作成 や 自分の考えには無いような推論を取り入れる という点で案外使えそうだなと考えています。


その他にも参考情報がありました

効果的なプロンプトの作成に関しては 下記の公式情報でいくつか参考になりそうな細かいテクニック（例えば プロンプトを記載する順序、 "してはいけないこと" と "すべきこと" どちらを指示するべきか、礼儀正しくした方がいい など）もあるようですので、参考までにリンクを載せておきます。

（Microsoft Learn に関してはまだ日本語訳が追い付いてないようなのでブラウザの翻訳機能を使用して読んでみてください🙇）

https://aka.ms/copilot/prompt_toolkit （←英語版PDFファイルがDLされます）


最後に（思ったこと）

「Copilot for Microsoft 365 が期待したほど使えなくて残念😞」という人もこの広い世の中にはいるかもしれません。
ですが、もしかすると Copilot からすれば「この人のプロンプト、情報が足りないんだよな😥」ということの結果なのかもしれません。

……なんてことにならないように、自分もプロンプトを打つ際は頭の中に浮かんでいることをできるだけ文字に起こして、上記にあったような内容を含めるよう心掛けたいなと思いました^^；



おしまい🐸

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