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会議やプレゼンの進め方もプロジェクトのスケジュール管理と同じ

タケハタ

会議やプレゼンなど、複数人または一人で話をする場で、予定していた時間内になかなか終わらないという経験のある方は一定数いると思います。
会議なら議論が長くなってしまいアジェンダが全然進まない、プレゼンなら内容を詰め込みすぎて話が長くなってしまった、など様々です。

こういった問題は30分や1時間といった短い時間の中で起こることですが、結局はスケジュール管理の問題です。
それはプロジェクト進行など長い期間の中でのスケジュール管理と、やり方の通ずる部分があります。


プロジェクトのスケジュール管理でやること

まず、スケジュール管理でやることとしては、以下のようなことがあります。

  • 計画を立てる

  • 現在の進捗を確認する

  • 計画とずれていた場合、対処方法を考えて調整する

計画を立てる

スケジュール管理をするにあたって、まずは最初に必ず計画を立てます。
いつまでになにをやりたいか目標を決め、それに対して必要な作業を洗い出し、作業に必要な工数を洗い出しスケジュールに落とし込んでいきます。

そして見積もった結果期間に対して作業工数が多い、あるいは人が足りない等あればこの時点で調整します。
締め切りを後ろに伸ばす、目標内でやることを減らす、人員を増やすなど様々です。

現在の進捗を確認する

計画を立てたら、日々その進捗を確認します。
オンスケで進んでいるのか、遅れが発生しているのか、順調に来ていて前倒しで進んでいるのか。
毎日朝会などを開催したり、週に1回まとめて整理するタイミングを作ったりと、定期的に確認する機会を設けます。

計画とずれていた場合、対処方法を考えて調整する

進捗を確認した際に、計画とずれていた場合は対処法を考えて調整する必要があります。
遅れていた場合は

  • 目標を下方修正(目標内で到達する地点を下げる、締め切りを伸ばす等)

  • 削れそうな作業がないか、作業のやり方を変えることで早めることができないか改めて考える

  • 前倒しで進んでいる他の作業を担当している人員に手伝ってもらう

など、スケジュールや人員を調整して手を打ちます。
逆に前倒しで進んでいる場合も、

  • さらに後続の作業を前倒しで開始するか(やるとしたら開始できる状態なのか)

  • 予定にはなかったが先を考えてやっておきたい作業を消化するか

  • 遅れている他の作業を手伝うか

など浮いた時間をどう使うかを考える必要があります。

会議のファシリテートやプレゼンでも同様に考えられる

ここまでプロジェクトのスケジュール管理でやることとして書いてきたことは、会議のファシリテートやプレゼンでも同じように使うことができます。

計画を立てる(準備、資料作成)

会議もプレゼンも基本的に時間が決められた中でやることがほとんどなので、まずアジェンダ、時間割といった計画を立てる必要があります。
時間内でなにを話たいか目標を決め、それに対してアジェンダを洗い出し、それぞれどれくらい話すかを決めます。
その時点で既に時間に対して内容が多すぎる、少なすぎると感じたら減らしたり足したりして調整します。

さらにプレゼンではほぼ確実に資料の作成が必要になりますし、会議でも議論するための材料として、説明や概要をまとめた資料を作る必要があるかもしれません。
そのため資料を作っていく中で想定より時間がかかりそう、短くなりそうとなった場合はそこでも計画の調整が必要になります。
(会議の場合は短くなったら時間を短縮してしまえば良いので問題にはならないです)

現在の進捗を確認する(実施中)

進捗の確認は、会議やプレゼンの場合は当日の実施中の話になります。
もともと計画していた時間通りに進んでいるか、常に時間を見ながら進めます。
各アジェンダのそれぞれで「ここで何分使う」「◯分時点でここまでの内容が話し終わっている」と計画してあるはずなので、それを時間と見比べて確認するだけです。

計画とずれていた場合、対処方法を考えて調整する(実施中)

計画していた時間に対して遅れていた場合、こちらもなにかしら対処方法を考えて調整する必要があります。
作業の計画などと違い、30分〜1時間(プレゼンならさらに短い10分、15分といった場合もある)の中で考えて調整しなければならない分、瞬発力が求められます。

会議であれば

  • 重要でなさそうなアジェンダを飛ばす

  • 話している内容を一旦収束して次のアジェンダへ進む(もう少し議論が必要そうであれば改めて別の場を設けることも考える)

  • 後半のいくつかのアジェンダは、追加で別の時間に会議を設定して話すことにする

などです。
もし前倒しで進んでいる分には、早めに終わればいいので問題ありません。

プレゼンであれば

  • 話す速度を少し上げる(聞きづらくならない程度に)

  • 重要でない部分は、資料に対して話して説明する内容を減らす(詳しくは後で資料を公開するので見てくださいと伝えることもできる)

などです。
プレゼンは会議と違って基本的に自分が一人で喋るだけなので、リハーサルして確認しておけばそんなにずれることはないですし、調整するとしても自分の中で対処が完結するので少し楽です。
ただ、予定時間よりあまりに早く終わってしまうと見栄えが悪いこともあるので、前倒しで進んでいる時も

  • 話す速度を少し落とす

  • 資料に対してより詳しく話したり、アドリブで小話や雑談を入れる

などの調整が必要になる場合があります。

スケジュール管理の考え方は大小問わず共通する

会議やプレゼンも、予定通りにこなすには短い時間の中でのスケジュール管理が必要になります。
それは計画、実行し進捗を確認しながら調整する、という基本的なことです。

もし「いつも会議が時間通りに終わらない」「プレゼンなどで話が長くなってしまう」という方は、意識してみてはいかがでしょうか。

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